In 56% van de gevallen komt een e-mail niet in de inbox van een ontvanger terecht vanwege een lage afzenderreputatiescore. Wat kunt u daaraan doen? Lees verder om erachter te komen wat van invloed is op uw afzenderreputatie en hoe u deze kunt bijhouden met behulp van een postmaster.
Verstuurdersreputatie
De belangrijkste taak van elke postbusprovider is berichten af te leveren die relevant zijn voor een gebruiker en berichten weg te filteren die dat niet zijn. Bij het sorteren van e-mails in mappen en het blokkeren van verdachte berichten, laten mailbox providers zich leiden door de reputatie van de afzender. Deze score is kwetsbaar, en positieve of negatieve punten worden toegekend vanaf de allereerste e-mail die wordt verzonden.
Alle postbusproviders gebruiken verschillende algoritmen om de reputatiescore van een afzender te berekenen. Deze unieke formules blijven onder de radar en omvatten tientallen parameters en metrieken, elk met een vast gewicht.
Wat is van invloed op de reputatie van de afzender?
Technische parameters
- Reputatie van zendend domein en IP-adres
De verzendgeschiedenis wordt gecontroleerd: hoe lang en in welke hoeveelheden heeft het aangegeven domein of IP-adres e-mails verzonden.
- DKIM-sleutel, SPF-record en DMARC-protocol
Deze verificatiemethoden geven aan of de e-mailinfrastructuur goed is geconfigureerd. Postbusproviders kunnen hiermee de identiteit van een afzender verifiëren. Bovendien geeft het informatie over de vraag of het domein eerder is gebruikt voor het verzenden van spam.
Kwantitatieve parameters
- Klachten
Het wordt aanbevolen om deze waarde binnen 0..1-0,2% van alle verzonden e-mails.
- Onbekende gebruikers
Dit zijn e-mailaccounts die zijn verwijderd door een postbusprovider of niet meer worden gebruikt door hun eigenaars. Als u e-mails verstuurt naar onbekende gebruikers, krijgt u een 500-foutcode als antwoord. Als u deze foutmelding krijgt, moet u het e-mailadres snel uit uw mailing verwijderen, zodat uw afzenderreputatie niet in gevaar komt.
- Spamtraps
Dit zijn e-mailadressen die worden gebruikt om spammers te identificeren en hun verzenddomeinen en IP’s met slechte gegevenskwaliteitspraktijken te blokkeren. Mailboxproviders, filterbedrijven en anti-spamdiensten maken spamtraps en verspreiden deze vervolgens via het web, waar ze kunnen worden geanalyseerd.
- Verschijnen van IP-adres op zwarte lijsten
U kunt de gezondheid van uw domein controleren bij MXToolBox. De functionaliteit voor e-mailverzenders omvat een complexe domeinanalyse, de juiste werking en configuratie van SPF, DKIM en DMARC, en het voorkomen op zwarte lijsten.
Gebruikersbetrokkenheid
- Geopende en geklikte e-mails
Hoge open- en klikpercentages zijn indicatoren dat abonnees geïnteresseerd zijn in de inhoud die ze ontvangen.
- Emails die zijn gemarkeerd als “Geen spam”
Deze actie van een gebruiker wordt door een postbusprovider als een positief signaal gezien.
- Emails die als spam zijn gemarkeerd
- Emails die zijn doorgestuurd
Deze handelingen hebben een positieve invloed op de reputatie van een afzender, omdat hieruit blijkt dat een ontvanger het bericht zodanig waardeert dat hij/zij het wil delen.
- Emails beantwoord
Deze factor beïnvloedt de reputatie van een afzender het meest van alle factoren.
Op basis van deze metriek krijgt een afzender een bepaalde score. Deze kan worden uitgedrukt als een getal van 0 tot 100 of als een categorie van neutraal tot slecht. Hoe hoger uw afzenderscore, hoe meer vertrouwen spamfilters zullen hebben in uw e-mailcampagnes. Als u een betrouwbare reputatie hebt opgebouwd, kan het spamfilter u zelfs vergeven voor het gebruik van meerdere woorden die met caps lock zijn getypt. Maar als u een domper op uw score hebt gezet, kan zelfs een vakkundig opgestelde e-mail als spam worden gefilterd.
Waar kunt u uw afzenderreputatie controleren
- SenderScore
- Talos
De afzenderreputatie is bepaald, wat nu?
Monitor uw e-mailprestaties. Niet alleen standaard e-mailmarketingstatistieken, maar diepere en complexe analyses. Een postmaster kan u hierbij helpen.
Wat is een postmaster?
Een postmaster is een gespecialiseerde tool die beschikbaar is bij mailbox providers. Door het te gebruiken, kunt u uw e-mail deliverability controleren, de reactie van abonnees op uw e-mail herkennen, informatie krijgen over het aantal en type klachten, eventuele fouten die zijn opgetreden identificeren, en de reputatie van uw verzenddomein en IP-adres bijhouden.
Postmasters van verschillende mailbox providers hebben verschillende functionaliteiten. Bij het kiezen van een postmaster, overweeg welke dienst wordt gebruikt door de meerderheid van uw abonnees of stel postmasters van verschillende providers in.
Hoe een postmaster in te stellen
Stap 1. Registreer bij de postbusprovider die het populairst is bij uw abonnees, anders ziet u geen gegevens.
Stap 2. Voer uw mailing domein in en controleer of u de eigenaar bent.
Stap 3. Zorg ervoor dat e-mailverificatie correct is geconfigureerd, aangezien postmasters informatie krijgen van SPF-, DKIM- en DMARC-records.
Laten we eens kijken naar postmasterfuncties die beschikbaar zijn bij de top vier postbusproviders die door Engelssprekende gebruikers worden gebruikt.
AOL Postmaster
Er zijn drie menupanelen beschikbaar.
Popular Links Panel
- Error Code
U kunt foutcodes zien die door AOL worden verzonden voor elke niet-bezorgde e-mail. Elke fout wordt toegelicht met een korte beschrijving en enkele stappen die u kunt ondernemen om de fout aan te pakken.
- Trouble Ticket
Hier kunt u een probleem melden dat u ondervindt bij het verzenden van e-mails aan uw abonnees die AOL gebruiken. AOL geeft een lijst van mogelijke fouten met een korte uitleg. Je kunt alleen een ticket aanmaken voor hetzelfde probleem voor een bepaald IP adres. Anders wordt u op de zwarte lijst van tickets gezet.
- Feedback Loop Request
Met deze tool kunt u een verzoek indienen om een feedback loop op te zetten. Hieronder ziet u een voorbeeld van een Email Feedback Loop Report van AOL.
- Whitelist Request
U kunt een aanvraag indienen om op de witte lijst te worden geplaatst. IP-adressen die op de witte lijst staan, zijn beschermd tegen de meeste spamfilters van AOL. U kunt echter niet op de witte lijst worden geplaatst als uw IP-adres al op de zwarte lijst staat.
- AOL Outbound Mail Servers
Als er wijzigingen zijn op AOL-mailservers, ziet u dat hier.
Tools & Technical Help Panel
- IP Reputation Checker
U kunt controleren of uw IP-reputatie goed, slecht of gemiddeld is.
- IP Verification
U kunt een automatische of handmatige test uitvoeren om te zien of uw e-mail door een firewall of proxyserver gaat. Met andere woorden, u ziet welke weg een e-mail aflegt die uw systeem verlaat.
- SMTP Telnet Test
U heeft toegang tot instructies over hoe u deze test handmatig kunt uitvoeren. Het is noodzakelijk om te controleren of er verbindingsproblemen zijn.
Guidance & Best Practices Panel
Hier vindt u nuttige informatie over het verbeteren van uw afzenderreputatie, een lijst met veelgestelde vragen en technische en beleidsvoorschriften van AOL.
Postmaster Tools van Gmail
Analytische gegevens worden gepresenteerd in tabellen en grafieken voor 7, 30, 60, 90 en 120 dagen. Rapporten worden alleen gemaakt wanneer er een aanzienlijke dagelijkse hoeveelheid e-mailverkeer van uw domein komt. U moet meer dan 200 e-mails naar Gmail-clients verzenden om de statistieken te kunnen zien.
De volgende gegevens zijn beschikbaar:
- Spampercentage, hier ziet u het aantal e-mails dat als spam is gemarkeerd. Alleen berichten die zijn geverifieerd met een DKIM-sleutel worden geteld.
- IP- en domeinreputatie. Dit zijn twee afzonderlijke grafieken. De reputatie wordt berekend door rekening te houden met de mailinggeschiedenis, het volume en de feedback van gebruikers.
Types van IP-adresreputatie:
Slecht (rood). Er is een enorm grote hoeveelheid spam verzonden vanaf dit IP-adres.
Laag (oranje). Er is een aanzienlijke hoeveelheid spam verzonden vanaf dit adres.
Medium (geel). Geeft een laag volume verzonden spam aan.
High (groen). Er wordt bijna geen spam verzonden vanaf dit IP-adres.
- Feedback Loop. Het eerste wat je moet doen is een header insluiten die de Feedback-ID wordt genoemd. De grafiek toont informatie over probleem-id’s.
- Authenticatie. Dit dashboard bevat informatie over het aantal e-mails dat de SPF-, DKIM- en DMARC-authenticatie heeft doorstaan.
- Encryptie, hier ziet u het percentage inkomende en uitgaande e-mails in verhouding tot het totale volume dat TLS heeft doorstaan.
- Afleveringsfouten. Toont het percentage geweigerde of tijdelijk mislukte e-mails.
Yahoo Postmaster
Emailprestatiestatistieken zijn niet beschikbaar met deze tool. Het enige wat u kunt instellen is een feedback lus. Zodra u dat hebt gedaan, ontvangt u rapporten over spampercentages.
Als afzender kunt u ook de volgende nuttige informatie vinden:
- Yahoo DMARC beleid
- Yahoo mail deliverability FAQs
- Lijst van SMTP foutcodes
- Bulk e-mail best practices en tips
Outlook.com Postmaster
Met deze provider wordt informatie weergegeven voor een gekozen datum. Houd er rekening mee dat het enige tijd kost om de gegevens te verwerken, zodat u de analytics een paar dagen na de feitelijke verzenddag te zien krijgt.
Smart Network Data Service (SNDS)
Dit is een dienst die verzenders toegang geeft tot gedetailleerde gegevens over het e-mailverkeer voor een individueel IP-adres.
De gegevens die beschikbaar zijn voor SNDS-gebruikers omvatten:
- Activiteitsperiode – de periode waarin activiteit vanaf het IP-adres heeft plaatsgevonden.
- RCPT-commando’s, DATA-commando’s en ontvangers van berichten – of het volume van e-mails die gepland waren te worden verzonden, daadwerkelijk zijn verzonden en zijn ontvangen.
- Filterresultaten – of de algehele resultaten van de spamfiltering die is toegepast op alle berichten die door het IP-adres zijn verzonden gedurende de gegeven activiteitsperiode.
- Klachtpercentage
- Periode van spamberichten – of de tijd dat een e-mail in de spamval terechtkwam.
- Trap hits – of het aantal berichten dat naar spambadressen is verzonden.
- Voorbeeld HELO – of EHLO commando verzonden door het IP.
- Voorbeeld MAIL FROM – waar een actueel voorbeeld MAIL commando verzonden door het IP wordt getoond.
- Comments – of enige aanvullende gegevens over het IP.
Junk Mail Reporting Program (JMRS)
Dit is een feedback loop die rapportages geeft over emails die door Outlook clients als junk zijn gemarkeerd.
Om samen te vatten
Om er zeker van te zijn dat uw email niet in de spam folder van een ontvanger belandt, moet u uw verzendreputatie onderhouden:
- Houd uw email deliverability in de gaten.
- Kijk naar de betrokkenheid van abonnees en probeer uw klachtenpercentage onder de 0,2% te houden.
- Bewaak afleverfouten.
- Controleer e-mails op uw verzendlijst en verwijder regelmatig slechte en ongeldige adressen.
Uw verzendreputatie heeft u altijd in de hand, dus profiteer van de postmaster-functies, analyseer de gegevens, en zie uw score groeien.