Of u nu net begint of al een tijdje in het bedrijfsleven zit, het maken en onderhouden van een bedrijfsorganigram kan een uiterst nuttige manier zijn om te illustreren hoe uw bedrijf werkt en kan ook worden gebruikt om te laten zien hoe u in de toekomst zult groeien en veranderen.
Wat is een klein bedrijf organigram? Een business organigram, soms ook wel aangeduid als een “business organigram,” is een visuele weergave van de structuur van uw bedrijf – het schetst de rol van elke werknemer en verduidelijkt wie rapporteert aan wie binnen uw bedrijf. In veel gevallen zal het ontwikkelen en bijwerken van dit schema onder de bevoegdheid van uw kleine zakelijke HR-afdeling vallen, maar als u momenteel geen aparte human resources-tak hebt (of zelfs als u dat wel hebt), is het de moeite waard om te begrijpen hoe deze tabellen werken en hoe u er een kunt maken.
In deze gids zullen we daarom precies uitleggen hoe u in vier eenvoudige stappen een bedrijfsorganogram kunt maken – we bespreken de verschillende soorten diagrammen waaruit u kunt kiezen, evenals de verschillende doelen die u moet overwegen bij het maken van een organigram voor uw bedrijf.
Hoe maak je een bedrijfsorganigram
Hoewel het kijken naar voorbeelden van bedrijfsorganigrammen overweldigend kan zijn, kan het maken van een van deze diagrammen voor uw bedrijf worden opgedeeld in vier eenvoudige stappen. Door dit proces stap voor stap te nemen, zult u in staat zijn om te beslissen welk type diagram het beste is voor uw bedrijf en uiteindelijk een tabel te ontwikkelen (zoals vele andere operationele documenten die u hebt) die gedurende de hele levenscyclus van uw bedrijf kan worden gebruikt. Met dit in gedachten, laten we aan de slag gaan:
Stap 1: Beslis hoe u uw bedrijfsorganigram wilt structureren.
De eerste stap bij het maken van een organigram voor uw bedrijf is beslissen welk type diagram u wilt gebruiken. Over het algemeen zijn er vier populaire ontwerpen om te overwegen en u zult degene willen kiezen die het beste past bij de behoeften van uw bedrijf.
Hiërarchische Business Organizational Chart
Om te beginnen begint een hiërarchisch diagram aan de top van het bedrijf en werkt het naar beneden in de hiërarchische keten (zoals u hieronder kunt zien). Een verticale lijn tussen individuen geeft aan dat de werknemer boven direct toezicht houdt op de werknemer beneden. Hiërarchieën tonen ook laterale relaties, waarbij twee mensen op gelijke voet staan binnen het bedrijfskader, maar toch kunnen samenwerken of verantwoordelijkheden delen – deze diagrammen gebruiken horizontale lijnen om laterale werknemers met elkaar te verbinden. Het organigram hier laat zien hoe het bedrijf is gestructureerd, beginnend met de CEO en oplopend door de rest van het bedrijf.
U kunt hieronder een ander voorbeeld zien, vergelijkbaar gestructureerd, maar in een grafisch formaat dat afbeeldingen bevat:
Over het algemeen gebruiken de meeste kleine bedrijven een hiërarchisch organigram omdat het de eenvoudigste optie is. Dit gezegd hebbende, kunt u dit type bedrijfsorganigram zelfs gebruiken als u slechts een paar namen hebt om in te vullen als uw bedrijf groeit, is het gemakkelijk om nieuwe werknemers toe te voegen.
Functioneel bedrijfsorganigram
Volgende, kunt u een functioneel bedrijfsorganigram overwegen als uw bedrijf groot genoeg is om werknemers in afdelingen te verdelen. Dit type diagram toont het hoofd van elke afdeling en alle personen die aan hen rapporteren. Een functioneel diagram verschilt niet helemaal van een hiërarchisch diagram, maar het heeft wel een iets andere nadruk op basis van de verschillende afdelingen.
In het onderstaande voorbeeld heeft elk vak dummy-tekst, maar hier is wat we aanbevelen dat u voor elk individu opsomt. U kunt dezelfde informatie gebruiken in alle organogrammen van kleine bedrijven:
- Naam werknemer (leeg laten als de positie open is)
- Departement (verkoop, marketing, boekhouding, operations, enz.
- Functie of functietitel (vertegenwoordiger, supervisor, accountmanager)
- Taakomschrijving (een of twee korte zinnen volstaan)
- Locatie (als u meer dan één kantoor heeft)
- Contactinformatie (fysiek adres, telefoonnummer of extensie, zakelijk mobiel nummer, werk e-mailadres)
- Foto (om elkaar gemakkelijk te kunnen herkennen)
Zoals u ziet is het functionele organigram voor kleine bedrijven redelijk gelijk aan de hiërarchische optie, maar dit diagram kan nuttig zijn voor het onderscheiden van afdelingen, waardoor een groter inzicht wordt verkregen in hoe uw bedrijf op deze specifieke manier functioneert.
Matrix Business Organizational Chart
De derde optie, een matrix of cross-functioneel bedrijfsorganigram genoemd, is nuttig als werknemers rapporteren aan meerdere supervisors. Net als hiërarchische diagrammen, illustreren matrix organogrammen de directe toezichtrelaties tussen werknemers, maar ze laten ook zien aan welke projectmanager, team of afdeling een werknemer rapporteert. Zoals u in het voorbeeld hieronder kunt zien, geven ononderbroken lijnen opnieuw aan dat een individu de primaire manager is van de persoon onder hem. Stippellijnen geven een minder directe, maar niettemin belangrijke, rapportageverbinding aan.
Zoals dit organogram van het Project Management Institute laat zien, wordt het matrixorganogram voor kleine bedrijven vaak gebruikt door bedrijven met projectmanagers die in verschillende teams werken. Op dezelfde manier zult u merken dat product-, onderzoeks- en engineering-gebaseerde bedrijven meer geneigd zijn om dit type diagram te gebruiken om hun bedrijfsstructuur te illustreren.
Circle Business Organizational Chart
Ten slotte is de laatste optie die u kunt overwegen het cirkel organigram van een bedrijf. Het cirkeldiagram is steeds populairder geworden, vooral onder startende kleine bedrijven die de traditionele bedrijfshiërarchieën overboord willen zetten. Het idee achter deze grafieken (hieronder afgebeeld) is dat alle teams – en de werknemers waaruit ze bestaan – een even belangrijke rol spelen in het bedrijf.
Nogmaals, hoewel dit voorbeeld dummy-tekst toont, kunt u zien hoe u het diagram zou invullen op basis van de informatie van uw bedrijf. Elke afdeling vormt een spaak in het wiel en de werknemers binnen die afdeling worden in elke sectie vermeld. Zoals we hierboven hebben besproken, zou u essentiële informatie voor elke werknemer invullen – naam, functietitel, korte beschrijving, contactgegevens, enz.
Uiteindelijk kan deze eerste stap tijd kosten – u zult uw bedrijf willen overwegen zoals het nu bestaat en hoe u wilt groeien – op die manier kunt u bepalen welke van deze vier organogramopties het beste zal werken voor het illustreren van uw bedrijfsstructuur.
Stap 2: Verzamel informatie over werknemers en categoriseer de gegevens.
Nu, als u eenmaal hebt besloten welk type organigram u gaat gebruiken, is de rest van de ontwikkeling van uw organigram vrij ongecompliceerd.
Voor uw volgende stap, daarom, zult u een lijst van alle werknemers van uw bedrijf willen schrijven en de pertinente informatie over hen opnemen die we hierboven hebben vermeld.
Als u voor een hiërarchisch schema hebt gekozen, plaatst u elk individu in de juiste volgorde op de lijst. De bedrijfseigenaar staat op de eerste rij, iedereen die rechtstreeks aan hem rapporteert op de tweede, en van daaruit gaat de lijst verder. Kiest u voor een functioneel of cirkeldiagram, dan ordent u de lijst per afdeling, zoals we in de voorbeelden hierboven hebben uitgelegd. Tot slot, als u hebt gekozen voor een matrix organigram voor kleine bedrijven, wilt u er zeker van zijn dat u alle toezichthoudende relaties noteert.
Stap 3: Bepaal hoe u uw bedrijfsorganigram zult voltooien.
Nadat u alle informatie hebt verzameld die u nodig hebt voor uw werknemers en deze hebt gecategoriseerd op basis van het diagramtype dat u hebt geselecteerd, wilt u bepalen hoe u uw diagram gaat voltooien. Zoals u in onze voorbeelden hierboven hebt gezien, zijn er afbeeldingen en kleine zakelijke organogramsjablonen die u kunt downloaden en bewerken met behulp van een softwareprogramma zoals Adobe Photoshop.
Aan de andere kant kunt u ervoor kiezen om uw zakelijke organogram te maken in een eenvoudig, betrouwbaar programma dat u misschien al bezit, zoals Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, of Word) of Google Sheets. U hebt ook de mogelijkheid om een sjabloon te kopen van een leverancier zoals SmartDraw of Lucidchart. Om het meeste uit uw investering te halen, kunt u overwegen om een HR-of payroll-software aan te schaffen die deze functionaliteit (naast andere functies) bevat. Gusto’s all-inclusive platform stelt u bijvoorbeeld in staat om een organogram te maken binnen hun systeem, maar ook om uw essentiële salarisadministratie en HR-taken te beheren.
Hoewel u technisch gezien uw organogram voor kleine bedrijven met de hand zou kunnen tekenen, kunt u, als u een online sjabloon of software gebruikt, uw grafiek met gemak aanpassen naarmate uw bedrijf uitbreidt en het personeelsbestand verandert.
Stap 4: Vul uw bedrijfsorganigram in en archiveer het veilig.
Eindelijk, zodra u hebt gekozen hoe u uw organigram gaat invullen, bent u klaar om het daadwerkelijk in te vullen.
Met de gegevens die u hebt verzameld, vult u elk vak of tak van het diagram in dat u hebt gekozen. Nogmaals, als uw diagram hiërarchisch is, begint u met de eigenaar of CEO van het bedrijf aan de top. Vervolgens maakt U een vakje onder de eigenaar voor elke persoon die een direct ondergeschikte is, en trekt U een stevige verticale lijn omlaag van de eigenaar naar elk van deze ondergeschikten. U vervolgt dit proces voor elke laag in de hiërarchie van het bedrijf, en gaat zo de bedrijfsladder af tot u elke werknemer op de grafiek hebt geplaatst.
Als uw grafiek een functioneel ontwerp is, vult u de primaire vakken met de informatie voor het hoofd van elke afdeling en de rest met de informatie voor elk individu waaraan zij direct leiding geven. U volgt dezelfde procedure als bij een matrixgrafiek – vergeet bij deze grafiek echter niet de secundaire managers aan de zijkant van elke afdeling op te nemen, en maak stippellijnen (of een ander onderscheid) tussen de vakken om die extra toezichtrelaties weer te geven.
Ten slotte, met een cirkeldiagram, voegt u de informatie werknemers en taken van elke afdeling aan de overeenkomstige taart slice, en uw diagram is compleet.
Zodra u uw kleine bedrijf organigram hebt voltooid, zult u ervoor willen zorgen dat u het opslaat op een veilige locatie – als u geen gebruik maakt van een HR-software of een ander programma dat u in staat stelt om het op te slaan binnen dat systeem. U wilt uw organogram bij de hand houden om het bij te werken als uw bedrijf groeit en verandert.
Op deze manier is het ook handig om een kopie van uw organogram op een gedeelde bedrijfsserver, schijf of werknemersportal op te slaan, zodat iedereen in uw bedrijf het kan zien (maar niet kan wijzigen)-op deze manier kan iedereen in uw organisatie begrijpen hoe het bedrijf is gestructureerd en teruggrijpen naar het organogram als dat nodig is.
Small Business Organizational Chart Templates
Als u niet klaar bent om te investeren in een softwareplatform om uw diagram te bouwen, bent u misschien geïnteresseerd in het verkennen van verschillende sjablonen voor organigrammen voor kleine bedrijven. Zoals we al zeiden, zijn er bekende oplossingen, zoals Microsoft Office, die organogramsjablonen bieden die u kunt downloaden en gebruiken voor uw bedrijf. Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden:
- Microsoft Office: Binnen de sjablonen sectie van de Office website, kunt u verschillende, gratis zakelijke organogram sjablonen vinden die u gratis kunt downloaden en aanpassen binnen PowerPoint, Word, of Excel. Voor een eenvoudige hiërarchische diagramoptie, zou u kunnen beginnen met deze “Minimale organogram.”
- 24Slides: Onder andere zakelijke sjabloonopties, 24Slides biedt gratis kleine zakelijke organogramsjablonen die u kunt kopiëren en bewerken binnen Google Slides. Ze bieden deze sjablonen ook in verschillende soorten, waaronder het klassieke hiërarchische diagram, evenals het cirkeldiagram.
- Canva: Beeldbewerking en grafisch platform Canva stelt u in staat om uw eigen zakelijke organigram te ontwerpen en aan te passen (gratis, u hoeft zich alleen aan te melden voor een account) met behulp van hun systeem.
- Vizzlo: Hoewel Vizzlo wel betaalde plannen aanbiedt, hebt u met hun gratis versie toegang tot meer dan 100 verschillende diagramtypen, inclusief kleine zakelijke org-sjablonen. Bovendien hebt u de mogelijkheid om uw sjabloon binnen Vizzlo te bewerken of uw diagram rechtstreeks in PowerPoint of Google Slides te maken met behulp van een Vizzlo-integratie.
Natuurlijk zijn dit slechts enkele opties – er zijn tal van extra sjablonen en voorbeelden die u kunt vinden door online te zoeken en te bladeren.
De voordelen van een bedrijfsorganogram
Zoals we hebben laten zien door middel van onze vierstappengids, kan het maken van een bedrijfsorganigram een vrij eenvoudig en eenvoudig proces zijn. Echter, als je net begint, of geen speciale werknemer of afdeling hebt om te werken aan het ontwikkelen van deze grafiek, kun je je afvragen of je echt een organigram nodig hebt. Uiteindelijk is de beslissing aan u, maar daarom is het de moeite waard om enkele van de voordelen van een van deze diagrammen te belichten en waarom ze zo nuttig kunnen zijn voor uw kleine bedrijf.
Verklar managementstructuur
Als u net met uw bedrijf begint, dwingt het proces dat nodig is om een bedrijfsorganigram te construeren u om taken officieel te verdelen en de rollen van elk individu en het doel van elke afdeling in uw onderneming in te vullen. Dit voorkomt verwarring later, als uw bedrijf groeit. Natuurlijk kunt u uw organigram later altijd herstructureren, maar als u de verwachtingen voor elke functie in een vroeg stadium schetst, bent u al een stap verder in het ondernemingsproces.
Aan de andere kant, als uw bedrijf al meer gevestigd is, helpt een organigram zowel nieuwe als bestaande werknemers om te begrijpen waar ze in het kader van het bedrijf passen, wat eventuele vragen over de hiërarchie opheldert. Deze transparantie bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie, omdat werknemers uw organigram kunnen raadplegen en precies kunnen bepalen met wie ze moeten spreken als ze met een bepaald probleem worden geconfronteerd. Plus, als uw bedrijfsorganogram goed gestructureerd is, weten uw werknemers niet alleen de naam van de juiste persoon om te raadplegen, maar ook welke functie ze bekleden en welke verantwoordelijkheden ze overzien.
Verhoog de bedrijfsefficiëntie
Een ander voordeel van het maken en onderhouden van een organigram voor kleine bedrijven is dat u op deze manier de huidige structuur van uw bedrijf kunt onderzoeken en mogelijke manieren kunt ontdekken om deze te verbeteren. Zijn bepaalde werknemers verantwoordelijk voor te veel taken, en anderen voor te weinig? Is er sprake van onnodige overlap tussen individuele werknemers? Zijn er taken die door de mazen van het net vallen? Moet u reorganiseren om aan die behoeften te voldoen, extra werknemers aanwerven of deze taken misschien zelfs uitbesteden? Misschien kunt u de werknemers die u al hebt, beter benutten en zo de productiviteit verhogen.
Een bedrijfsorganogram kan ook de cross-functionele communicatie in uw bedrijf verbeteren, wat leidt tot effectiever projectbeheer. Het is gemakkelijker om taken uit te voeren waarbij meerdere werknemers of teams betrokken zijn wanneer de rapportagestructuur duidelijk is, en iedereen weet met wie te praten over wat.
Demonstreer huidig succes
Zelfs als u denkt dat uw bedrijf geen voordeel zou hebben van een organigram, kunt u merken dat potentiële kredietverstrekkers er een willen zien wanneer u financiering aanvraagt. Net als bij een ondernemingsplan willen banken, instellingen zoals de SBA, en potentiële investeerders de zekerheid dat u de structuur van uw bedrijf zorgvuldig hebt overwogen, omdat een dergelijke voorbereiding vaak een indicator is voor toekomstig succes.
Als financiële professionals zullen zij er ook voor willen zorgen dat de bedrijfsorganisatiemethode die u hebt gekozen, er een is waarvan zij geloven dat deze waarschijnlijk zal floreren, zodat u uw potentiële zakelijke lening op tijd kunt terugbetalen.
Faciliteer toekomstige planning
Ten slotte kan een organisatieschema voor kleine bedrijven u helpen bij de voorbereiding op de evolutie en uitbreiding van uw bedrijf. In deze geest raden wij u aan twee versies van uw organigram te maken: een die uw huidige bedrijfsstructuur weergeeft en een die uw groeidoelstellingen weergeeft. U zou zelfs extra diagrammen kunnen overwegen die aangeven hoe u zou kunnen reorganiseren in geval van onverwachte veranderingen, zoals vermindering van financiering of het plotselinge vertrek van een belangrijke werknemer.
Uw tweede bedrijfsorganogram zal natuurlijk veel lege ruimtes hebben – ruimte voor alle posities die u in de toekomst zou willen invullen als u uw bedrijfsgroeistrategieën implementeert. Op deze manier kunt u uw diagram gebruiken om mogelijke gaten te vinden die bestaan in uw huidige personeelsbestand, en u zult een ingebouwde routekaart hebben voor toekomstige werving.
The Bottom Line
Aan het eind van de dag kan het nemen van de tijd voor het plannen en maken van een bedrijfsorganigram zeer gunstig zijn voor uw kleine bedrijf-nu en in de toekomst. Of u dit diagram nu zelf ontwikkelt of met uw team samenwerkt om dit te doen, u kunt onze vier eenvoudige stappen volgen om het proces relatief snel en gemakkelijk te voltooien.
Plus, als u al een salarisadministratie- of HR-software gebruikt, kunt u controleren of uw platform al een organogram-bouwer bevat. Als dat niet het geval is, kunt u besluiten om een van de sjablonen die we hier hebben besproken te gebruiken. Aan de andere kant, als je niet beschikt over een HR-of payroll-software, kunt u overwegen het verkennen van enkele van de top opties die er zijn-Gusto, Zenefits, etc.-als een van deze oplossingen zal u niet alleen in staat om een klein bedrijf organigram te maken, maar zal u ook helpen efficiënt en effectief een belangrijk onderdeel van uw dag-tot-dag operations.