Effectieve zakelijke communicatie is van cruciaal belang voor het succes van elk bedrijf. Slechte communicatie is niet alleen frustrerend op een persoonlijk niveau, maar heeft het potentieel van het veroorzaken van enorme financiële verliezen. Verkeerd geïnterpreteerde berichten, verloren e-mails, of slecht begrip kunnen leiden tot vertragingen, mislukte projecten, of verlies van klanten. Daarom is het belangrijk dat iedereen in uw bedrijf zijn communicatievaardigheden verbetert, vooral wanneer hij of zij zich in een machtspositie bevindt.
We hebben een kleine verzameling tips en technieken verzameld die u kunt toepassen om een betere communicator te worden en uw bedrijf vooruit te helpen.
Zwijg
De meest gemaakte fout in communicatie is te snel antwoorden. Vaker wel dan niet zal een overhaast antwoord het gesprek alleen maar schaden en ons er eigenlijk van weerhouden meer te leren.
Zwijgen na het horen van een uitspraak moedigt de ander aan om door te gaan en ons meer informatie te bieden. Of u nu een pitch hoort, een verslag, of gewoon een gesprek voert, wacht tot de andere persoon ongeveer 10 seconden stil is geweest voordat u antwoordt of vervolgvragen stelt.
Vraag
Vragen stellen heeft twee grote voordelen in communicatie: ten eerste helpt het ons de informatie te vinden die we willen en ten tweede laat het de ander zien dat we geïnteresseerd zijn in wat hij of zij te zeggen heeft, wat het gesprek gaande houdt.
Groeit uw bedrijf sneller met efficiënte teamcommunicatie!
Hoe meer vragen u stelt, hoe beter u het besproken onderwerp zult begrijpen. Meer nog, managers en teamleiders zouden vragen moeten stellen met het doel te testen in hoeverre hun ondergeschikten een onderwerp begrijpen. Vragen zijn de motor van communicatie, dus wees nooit bang om het op toeren te houden.
Luister actief
Horen van de woorden die uit iemands mond komen is niet altijd hetzelfde als luisteren. Luisteren impliceert betrokkenheid en erkenning. Knikken, herhalen wat er is gezegd en vragen stellen zijn allemaal actieve luisterstrategieën die de kwaliteit van het gesprek verbeteren en de hoeveelheid informatie die u zult onthouden vergroten. Het meest voorkomende voorbeeld is het herhalen van iemands naam wanneer u aan hem wordt voorgesteld.
Op het werk verhoogt actief luisteren de hoeveelheid details die u zult onthouden, toont het interesse in de andere persoon en bouwt het een band op tussen de betrokken partijen.
Geef feedback
In bijna elke werkomgeving is feedback een cruciaal onderdeel van de workflow. De mening van anderen kennen, hun suggesties horen en je eigen suggesties geven, leidt tot vooruitgang en ontwikkeling. Maar zowel feedback geven als ontvangen kan een zeer kwetsbaar communicatieproces zijn.
Eerlijk zijn is altijd belangrijk, maar de manier waarop je je standpunt naar voren brengt kan het verschil maken tussen een positieve en een negatieve ervaring. De meeste mensen zijn gevoelig voor kritiek en een brutaal eerlijke mening kan als kwaadaardig worden opgevat. Het is dus altijd belangrijk om uw feedback op een positieve manier te formuleren, zelfs als het om kritiek gaat. Stel aanvullende vragen om er zeker van te zijn dat je alles goed begrepen hebt, geef dan advies voor verbetering in plaats van het werk van anderen af te kraken.
Toon empathie
Werkomgeving kan erg stressvol en overweldigend zijn, en dat is precies waarom we empathie moeten tonen aan elkaar. Empathische communicatie schept vertrouwen tussen collega’s en moedigt mensen aan om hun best te blijven doen, zelfs als dat niet goed genoeg lijkt te zijn.
Mensen zijn eerder geneigd zich meer in te spannen als ze het gevoel hebben dat hun strijd wordt gewaardeerd in plaats van te worden genegeerd. Niemand wordt graag behandeld als een robot van wie altijd wordt verwacht dat hij productief is.
Practice empathie op het werk en deel je gevoelens met je teamgenoten. Vaker wel dan niet, zul je beseffen dat de meeste mensen soortgelijke gevoelens en worstelingen delen als jij.
Blijf enthousiast
Het behouden van een positieve instelling is altijd belangrijk voor effectieve zakelijke communicatie. Succesvolle interacties met bazen, teamgenoten of klanten vereisen het uiten van een hoog niveau van enthousiasme.
De reden waarom verkopers altijd glimlachen naar klanten, is dat mensen ontvankelijker zijn en eerder zullen reageren op positieve prikkels.
Let op uw lichaamstaal
Niemand wil praten met iemand die voortdurend met zijn ogen rolt, zucht, zijn kin in zijn vuist laat rusten of voortdurend zijn smartphone controleert. Dit zijn allemaal tekenen dat je niet minder geïnteresseerd bent in wat de andere persoon te zeggen heeft. Je hoeft geen Lie to Me detective te zijn om dat op te merken. In plaats daarvan moet je aandachtig overkomen, oogcontact maken, instemmend knikken of je hoofd schudden ter ondersteuning.
Lichaamstaal is een enorm onderdeel van non-verbale communicatie dat laat zien hoe je je daadwerkelijk voelt tijdens het gesprek. Daarnaast maakt het ook het verschil tussen iemand die in een positie is (woordspeling onbedoeld) van macht en kennis, en iemand die weinig begrip heeft van de besproken kwestie.
Build connections
Als je wilt dat mensen daadwerkelijk luisteren en begrijpen wat je zegt, moet je meer doen dan spreken. Je moet connecties opbouwen. Toon interesse in uw gesprekspartner en zij zullen u een wederdienst bewijzen. Weten met wie je praat, wat hun achtergrond is en wat hun interesses zijn, geeft je een duidelijk idee van hoe je een onderwerp moet benaderen om hen daadwerkelijk te bereiken. Een goede communicator kent zijn publiek en stemt zijn boodschap daarop af.
Net zo belangrijk, dit is een geweldige netwerkstrategie. Het opbouwen van connecties met andere professionals zou een onderdeel moeten zijn van ieders carrièreplannen.
Gebruik de juiste hulpmiddelen voor een effectieve zakelijke communicatie
In deze tijd worden face-to-face interacties vaak vervangen door digitale communicatie. Het kanaal dat we daarvoor kiezen is van cruciaal belang voor de effectiviteit van de communicatie. Terwijl oudere generaties nog steeds de voorkeur geven aan de goede oude e-mail, zijn millennials en Y-ers meer geneigd om live chat te gebruiken.
Daarom vertrouwen veel bedrijven op teamcommunicatie-apps zoals Hubgets om hun dagelijkse communicatiebehoeften af te handelen. Naast tijdsbesparing hebben teamcommunicatie-apps andere grote voordelen, zoals gelijke toegang tot informatie in realtime en voor toekomstige referentie, onaangetast door de geografische locatie van teamleden. Zakelijke communicatie is nog nooit zo effectief geweest.
Power is in your hands
Verbetering van de kwaliteit van uw communicatie vereist uiteindelijk verandering op een persoonlijk niveau. Effectieve zakelijke communicatie is het gevolg van de gezamenlijke persoonlijke inspanningen van alle betrokken partijen.
Begin klein door te werken aan het verbeteren van uw eigen communicatievaardigheden, laat uw bedrijf communicatietrainingen aanbieden aan alle werknemers, en moedig een cultuur van eerlijkheid, vertrouwen en samenwerking aan.