Kijk welke werknemers u met verlof kunt sturen om gebruik te maken van de Coronavirus Job Retention Scheme

Om van de regeling gebruik te maken, dient u de volgende stappen te nemen:

1. Controleer of u aanspraak kunt maken op de regeling.

2. Controleer welke werknemers u met verlof kunt sturen.

3. Stappen die u moet nemen voordat u uw aanspraak berekent.

4. Bereken hoeveel u moet declareren.

5. Vorder het loon van uw werknemers online op.

6. Raporteer een betaling in PAYE Real Time Information.

Voor perioden die op of vóór 30 april 2021 eindigen, kunt u loon vorderen voor werknemers die op 30 oktober 2020 in dienst waren, zolang u tussen 20 maart 2020 en 30 oktober 2020 een PAYE Real Time Information (RTI)-aangifte bij HMRC hebt ingediend waarin u een betaling van loon voor die werknemer meldt. U hoeft niet eerder te hebben gevorderd voor een werknemer vóór 30 oktober 2020 om te vorderen voor perioden vanaf 1 november 2020.

Voor perioden die op of na 1 mei 2021 beginnen, kunt u vorderen voor werknemers die op 2 maart 2021 in dienst waren, zolang u tussen 20 maart 2020 en 2 maart 2021 een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC hebt gedaan, waarbij u een betaling van inkomsten voor die werknemer hebt gemeld. U hoeft niet eerder te hebben gevorderd voor een werknemer vóór 2 maart 2021 om te vorderen voor perioden vanaf het begin op of na 1 mei 2021.

U kunt vorderen voor werknemers met elk type arbeidsovereenkomst, met inbegrip van fulltime, parttime, uitzendkrachten, flexibele of nul-urencontracten. Buitenlandse onderdanen komen in aanmerking voor verlof. Subsidies in het kader van de regeling worden niet geteld als ’toegang tot openbare middelen’, en u kunt werknemers met alle categorieën visa verlof geven.

Er zijn regels over wat uw werknemers mogen doen terwijl ze verlof hebben.

Controleer hoe verschillende arbeidsvoorwaarden van invloed zijn op het in aanmerking komen

Er zijn verschillende groepen werknemers die in aanmerking komen voor de regeling.

Als uw werknemer een contract voor bepaalde tijd heeft

Als het contract van de werknemer voor bepaalde tijd nog niet is afgelopen, kan het worden verlengd of vernieuwd.

Voor perioden die op of vóór 30 april 2021 eindigen, kunt u de werknemer op verlof zetten zolang hij of zij op of vóór 30 oktober 2020 bij u in dienst was. U moet tussen 20 maart 2020 en 30 oktober 2020 een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC hebben gedaan, waarin een betaling van inkomsten voor die werknemer wordt gemeld.

Als het contract van uw werknemer voor bepaalde tijd op of na 23 september 2020 afliep, kunnen ze opnieuw in dienst worden genomen en worden opgeëist. Dit geldt zolang uw werknemer op 23 september 2020 bij u in dienst was en u tussen 20 maart 2020 en 30 oktober 2020 een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC hebt gedaan, waarbij u een betaling van inkomsten voor die werknemer hebt gemeld.

Voor perioden die op of na 1 mei 2021 beginnen, kunt u de werknemer op verlof zetten zolang hij op 2 maart 2021 bij u in dienst was, zolang u tussen 20 maart 2020 en 2 maart 2021 een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC hebt gedaan.

Als u leerlingen in dienst hebt

Leerlingen kunnen op dezelfde manier als andere werknemers met verlof worden gestuurd en zij kunnen blijven opleiden terwijl zij met verlof zijn.

U moet uw leerlingen echter ten minste het Apprenticeship Minimum Wage/National Living Wage/National Minimum Wage (AMW/NLW/NMW) betalen, naargelang het geval, voor alle tijd die zij aan opleiding besteden. Dit betekent dat u voor de tijd die zij aan opleiding besteden, elk tekort moet dekken tussen het bedrag dat u via deze regeling voor hun loon kunt vorderen en het toepasselijke minimumloon.

Er zijn richtsnoeren beschikbaar voor wijzigingen in de leerovereenkomsten vanwege het coronavirus in:

• England
• Scotland
• Wales
• Noord-Ierland

Als uw werknemer een toeleverende leraar is

Toeleverende leraren komen op dezelfde manier in aanmerking voor de regeling als andere werknemers en kunnen tijdens schoolvakantieperiodes aanspraak blijven maken op de regeling, mits aan de gebruikelijke criteria wordt voldaan om in aanmerking te komen.

Als u uw loonlijst hebt geconsolideerd en er nieuwe werknemers op staan

Wanneer een groep bedrijven meerdere PAYE-regelingen heeft en er een overdracht is van alle werknemers van deze regelingen naar een nieuwe geconsolideerde PAYE-regeling, zal de nieuwe regeling in aanmerking komen om werknemers te blijven verloven en te vorderen.

Overplaatsing van werknemers in het kader van TUPE en bij een verandering in eigendom

Als u claimt voor een periode tussen 1 november 2020 en 30 april 2021 en u hebt iemand in dienst die vanuit een ander bedrijf is overgeplaatst, kunt u volgens de normale regels claimen als ze op of vóór 30 oktober 2020 waren opgenomen in een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC.

Anders kunt u nog steeds in aanmerking komen om te claimen met betrekking tot de werknemers als de TUPE- of PAYE-bedrijfsopvolgingsregels van toepassing zijn op de verandering in eigendom.

De nieuwe werkgever kan claimen voor werknemers die tussen 1 september 2020 en 30 april 2021 zijn overgedragen. De overgedragen werknemers moeten zijn geweest:

• op of vóór 30 oktober 2020
• overgedragen van hun oude werkgever naar hun nieuwe werkgever op of na 1 september 2020
• opgenomen op een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC, door hun oude werkgever, tussen 20 maart 2020 en 30 oktober 2020

Als u een claim indient voor een periode die op of na 1 mei 2021 begint en u iemand in dienst hebt die vanuit een ander bedrijf is overgeplaatst, kunt u volgens de normale regels claimen als zij op of vóór 2 maart 2021 zijn opgenomen in een PAYE Real Time Information (RTI)-aangifte bij HMRC.

Anders kunt u nog steeds in aanmerking komen om te claimen met betrekking tot de werknemers als de TUPE- of PAYE-bedrijfsopvolgingsregels van toepassing zijn op de verandering in eigendom.

De nieuwe werkgever kan claimen voor werknemers die op of na 1 januari 2021 zijn overgedragen. De overgedragen werknemers moeten zijn:

• werkzaam bij de oude werkgever op of vóór 2 maart 2021
• overgedragen van hun oude werkgever naar hun nieuwe werkgever op of na 1 januari 2021
• opgenomen in een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC, door hun oude werkgever, tussen 20 maart 2020 en 2 maart 2021

Lees meer begeleiding over TUPE-regels.

Lees meer richtlijnen over bedrijfsopvolging.

Als uw werknemer meer dan één baan of andere taken heeft

Als uw werknemer meer dan één baan heeft

Als uw werknemer meer dan één werkgever heeft, kan hij voor elke baan worden verlofdagen.

Werknemers kunnen in één baan worden verlofdagen en een verlofuitkering ontvangen, maar voor een andere werkgever blijven werken en hun normale loon ontvangen.

Als uw werknemer het afgelopen jaar meerdere werkgevers had

Als een werknemer het afgelopen jaar meerdere werkgevers heeft gehad, slechts voor een van hen op een bepaald moment heeft gewerkt, en door hun huidige werkgever wordt ontslagen, mogen hun voormalige werkgevers hen niet opnieuw in dienst nemen, hen op verlof zetten en via de regeling aanspraak maken op hun loon.

Als uw werknemer vrijwilligerswerk doet

Een met verlof gezette werknemer mag vrijwilligerswerk doen tijdens de uren dat u uw werknemer als verlofvaststelt, zolang het voor een andere werkgever of organisatie is.

Als uw werknemer een opleiding volgt

Geschorste werknemers mogen een opleiding volgen tijdens de uren dat u uw werknemer registreert als zijnde met verlof, zolang de werknemer bij het volgen van de opleiding geen diensten verleent aan, of inkomsten genereert voor, of namens hun organisatie of een gelieerde of geassocieerde organisatie. Werknemers die met verlof zijn, moeten worden aangemoedigd om een opleiding te volgen.

Wanneer werknemers die met verlof zijn, op verzoek van hun werkgever een opleiding volgen tijdens de uren dat uw werknemer met verlof is, hebben zij recht op betaling van ten minste het toepasselijke nationale minimumloon voor deze tijd. In de meeste gevallen zal de verlofuitkering van 80% van het normale loon van een werknemer, tot een waarde van 2500 pond, voldoende geld opleveren om deze opleidingsuren te dekken. Wanneer de opleidingsuren echter recht geven op een minimumloon dat hoger is dan de verlofuitkering, zal de werkgever het extra loon moeten betalen (zie de sectie Nationaal minimumloon voor meer details).

Gebroken werknemers die als vakbonds- of niet-vakbondsvertegenwoordiger of als pensioenbeheerder werken

Tijdens de uren dat uw werknemer als verlof staat geregistreerd, mogen werknemers die vakbonds- of niet-vakbondsvertegenwoordiger zijn, taken en activiteiten uitvoeren met het oog op de individuele of collectieve vertegenwoordiging van werknemers of andere werknemers. Hierbij mogen zij echter geen diensten verlenen aan of inkomsten genereren voor of namens uw organisatie of een gelieerde of geassocieerde organisatie.

Tijdens de uren dat uw werknemer als verlof wordt geregistreerd, mogen werknemers die trustee van een pensioenregeling zijn of trustee directors van een corporate trustee, trustee taken uitvoeren in verband met de pensioenregeling. Een professionele, onafhankelijke trustee van een pensioenregeling die door de onafhankelijke trustee-onderneming met verlof is gestuurd, mag echter geen trustee-werkzaamheden verrichten die diensten verlenen aan of inkomsten genereren voor of namens de onafhankelijke trustee-onderneming of een organisatie die verbonden of geassocieerd is met die onafhankelijke trustee-onderneming gedurende de uren dat u hem als verlofregistreert.

Als u uw werknemers hebt ontslagen

Wanneer u tot ontslag moet overgaan, moet u dit doen volgens de normale regels. Dit houdt in dat u een opzegtermijn in acht moet nemen en het personeel moet raadplegen voordat een definitief besluit wordt genomen. Voor claimperioden die betrekking hebben op november, kunt u blijven claimen voor een ontslagen werknemer die een wettelijke opzegtermijn in acht neemt, maar subsidies kunnen niet worden gebruikt ter vervanging van ontslagvergoedingen.

Voor claimperioden die beginnen op of na 1 december 2020, kunt u geen claim indienen voor dagen op of na 1 december 2020 gedurende welke de ontslagen werknemer een contractuele of wettelijke opzegtermijn voor de werkgever in acht nam (dit omvat mensen die een opzeggingstermijn voor pensionering of ontslag in acht nemen). Als een werknemer later een contractuele of wettelijke opzegtermijn begint op een dag die wordt gedekt door een eerder ingediende claim, moet u een aanpassing maken.

Als u een werknemer ontslaat, moet u de wettelijke ontslag- en wettelijke opzegvergoeding baseren op hun normale loon in plaats van het verlaagde verlofloon.

Voor declaratieperioden tussen 1 november 2020 en 30 april 2021

Als u werknemers hebt ontslagen, of zij zijn op of na 23 september 2020 gestopt met werken voor u, kunt u hen opnieuw in dienst nemen en hen op verlof zetten. Dit geldt zolang de werknemer op 23 september 2020 bij u in dienst was en u tussen 20 maart 2020 en 30 oktober 2020 een PAYE Real Time Information (RTI) indiening bij HMRC hebt gedaan, waarbij u een betaling van inkomsten voor die werknemer hebt gemeld.

Als de gezondheid van uw werknemer is aangetast door het coronavirus of een andere aandoening

Uw werknemer komt in aanmerking voor de subsidie en kan worden verlofdagen, als ze niet in staat zijn om te werken, ook niet vanuit huis of op verminderde uren werken omdat ze:

• klinisch uiterst kwetsbaar zijn, of het hoogste risico lopen op ernstige ziekte als gevolg van het coronavirus en volgens de richtsnoeren van de volksgezondheid
• zorgtaken hebben als gevolg van het coronavirus, zoals de zorg voor kinderen die thuis zijn als gevolg van de sluiting van scholen en kinderopvangfaciliteiten, of de zorg voor een kwetsbare persoon in hun huishouden

Als uw werknemer zichzelf isoleert of met ziekteverlof is

Als uw werknemer met ziekteverlof is of zichzelf isoleert als gevolg van het coronavirus, kan hij/zij in aanmerking komen voor een wettelijk ziekteverlof (SSP). De Coronavirus Job Retention Scheme is niet bedoeld voor kortdurend ziekteverzuim.

Kortdurend ziekteverzuim of zelfisolatie mogen geen overweging zijn bij de beslissing of een werknemer met verlof moet. Indien de werkgever echter om bedrijfsredenen een werknemer wil ontslaan en deze momenteel ziek is, komt hij daarvoor in aanmerking, net als andere werknemers. In deze gevallen mag de werknemer geen ziektegeld meer ontvangen en zou hij worden ingedeeld als een werknemer met verlof.

Werkgevers kunnen werknemers met verlof sturen die klinisch uiterst kwetsbaar zijn of het hoogste risico lopen om ernstig ziek te worden als gevolg van het coronavirus. Het is aan de werkgevers om te beslissen of zij deze werknemers al dan niet ontslaan. Een werkgever hoeft niet te worden geconfronteerd met een bredere vermindering van de vraag of gesloten te zijn om in aanmerking te komen om voor deze werknemers te claimen.

U kunt zowel van de Coronavirus Job Retention Scheme als van de SSP-kortingsregeling terugvorderen voor dezelfde werknemer, maar niet voor dezelfde periode. Wanneer een werknemer met verlof is, kunt u alleen uitgaven terugvorderen via de Coronavirus Job Retention-regeling, en niet via de SSP-kortingsregeling. Als een werknemer die niet met verlof is ziek wordt als gevolg van het coronavirus, zichzelf moet isoleren of moet afschermen, dan kunt u in aanmerking komen voor de SSP-kortingsregeling, waarbij u tot 2 weken SSP per werknemer kunt declareren.

Als uw werknemer ziek wordt terwijl hij met verlof is

Geblokkeerde werknemers behouden hun wettelijke rechten, waaronder hun recht op SSP. Dit betekent dat verlofdagen werknemers die ziek worden, als gevolg van coronavirus of een andere oorzaak, moet ten minste SSP worden betaald. Afhankelijk van de vraag of zij in aanmerking komen, omvat dit ook werknemers die zelf geïsoleerd zijn of klinisch extreem kwetsbaar zijn als gevolg van het coronavirus. Het is aan de werkgevers om te beslissen of zij deze werknemers naar het SVP overhevelen of hen met verlof laten gaan, tegen hun verloftarief.

Als een met verlof gezonden werknemer die ziek wordt naar het SVP wordt overgeplaatst, kunnen de werkgevers niet langer aanspraak maken op het verloftarief. Werkgevers zijn verplicht om SSP zelf te betalen, hoewel ze in aanmerking kunnen komen voor een korting voor maximaal 2 weken SSP als de ziekte verband houdt met coronavirus.

Als werkgevers de zieke verloonde werknemer op het verloonde tarief houden voor de periode dat ze ziek zijn, blijven ze in aanmerking komen om deze kosten te claimen via de verloonde regeling.

Als uw werknemer met verlof is of net terug is van verlof

Als uw werknemer met wettelijk ouderschapsverlof is of net terug is van wettelijk ouderschapsverlof

De normale regels voor zwangerschapsverlof, gedeeld ouderschapsverlof, adoptieverlof, vaderschapsverlof of ouderschapsverlof bij overlijden en doorbetaling zijn van toepassing.

Het kan zijn dat u het gemiddelde weekloon van uw werknemer anders moet berekenen, als uw werknemer verlof heeft gekregen en vervolgens aanspraak is gaan maken op wettelijke ouderschapsuitkering op of na 25 april 2020 voor:

• maternity pay
• adoption pay
• paternity pay
• shared parental pay
• parental bereavement pay

U kunt via de regeling aanspraak maken op verhoogde (inkomensafhankelijke) contractuele beloning voor werknemers die in aanmerking komen voor ofwel:

• maternity pay
• adoption pay
• paternity pay
• shared parental pay
• parental bereavement pay

Informatie is ook beschikbaar over wat u kunt claimen als uw werknemer nog steeds met zwangerschapsverlof, adoptieverlof, vaderschapsverlof, gedeeld ouderschapsverlof of ouderlijk rouwverlof is.

Vroegtijdige beëindiging van zwangerschapsverlof met het oog op vervroegd verlof

Als uw werknemer besluit zijn zwangerschapsverlof vroegtijdig te beëindigen om (met uw toestemming) te kunnen worden vervroegd, moet hij u ten minste 8 weken van tevoren op de hoogte stellen van zijn terugkeer naar het werk, maar u kunt in bepaalde omstandigheden instemmen met een kortere opzegtermijn. U zult niet in staat zijn om hen te verlof tot het einde van de 8 weken, of de datum dat u hebt afgesproken dat ze kunnen terugkeren naar het werk.

Als uw werknemer krijgt Zwangerschapstoelage

Als uw werknemer krijgt Zwangerschapstoelage terwijl ze op zwangerschapsverlof, ze moeten niet krijgen verlof loon op hetzelfde moment.

Als uw werknemer heeft ingestemd met verlof, vertel hen dan contact op te nemen met Jobcentre Plus om hun zwangerschapsuitkering te stoppen.

Andere soorten werknemers die u kunt aanvragen voor

U kunt een subsidie aanvragen voor andere soorten werknemers, zolang ze worden betaald via PAYE.

U kunt aanspraak maken op:

• kantoorhouders (inclusief bedrijfsdirecteuren)
• salarislid van Limited Liability Partnerships (LLP’s)
• agentschapswerknemers (inclusief werknemers van paraplubedrijven)
• limb (b) werknemers
• contingente werknemers in de publieke sector
• contractanten met opdrachten in de publieke sector die binnen de werkingssfeer van IR35 vallen off-.loonarbeidsregels (IR35)
• individuen met een jaarlijkse loonperiode

Nadat u hebt gecontroleerd voor welke werknemers u aanspraak kunt maken

Wanneer u weet of u uw werknemers op verlof kunt zetten en via de regeling aanspraak kunt maken, moet u dit met hen afspreken voordat u met uw claim begint.