Kostenbeheer uitgelegd in 4 stappen

Kostenbeheer heeft betrekking op het proces om het juiste project te vinden en het project op de juiste manier uit te voeren. Het omvat activiteiten als planning, raming, budgettering, financiering, beheer, controle en benchmarking van kosten, zodat het project binnen de tijd en het goedgekeurde budget kan worden voltooid en de projectprestaties op tijd kunnen worden verbeterd.

Costmanagement bestrijkt de volledige levenscyclus van een project, vanaf de eerste planningsfase tot het meten van de werkelijke kostenprestaties en de voltooiing van het project. In dit artikel worden de verschillende stappen en processen in Project Cost Management toegelicht, in overeenstemming met methoden zoals het Total Cost Management Framework van AACE International.

Stap 1: Resource planning

Resource planning is het proces van het vaststellen van de toekomstige behoefte aan resources voor een organisatie of een scope van het werk. Dit omvat de evaluatie en planning van het gebruik van de fysieke, menselijke, financiële en informatiemiddelen die nodig zijn om de werkactiviteiten en hun taken te voltooien. Bij de meeste activiteiten worden mensen ingezet om het werk uit te voeren. Bij sommige activiteiten worden materialen en verbruiksgoederen gebruikt. Bij andere taken wordt een goed gecreëerd met behulp van voornamelijk informatie-input (bv. engineering of softwareontwerp). Gewoonlijk gebruiken mensen hulpmiddelen zoals apparatuur om hen te helpen. In sommige gevallen kunnen geautomatiseerde hulpmiddelen het werk uitvoeren met weinig of geen menselijke inspanning.

Resource planning begint in het scope en uitvoeringsplan ontwikkelingsproces waarin de work breakdown structure, organizational breakdown structure (OBS), werkpakketten, en uitvoeringsstrategie worden ontwikkeld. De OBS stelt categorieën van arbeidsmiddelen of verantwoordelijkheden vast; deze categorisatie vergemakkelijkt de resourceplanning omdat alle middelen iemands verantwoordelijkheid zijn zoals weerspiegeld in de OBS.

Resource schatting (gewoonlijk een deel van kosten schatting) bepaalt de activiteit benodigde hoeveelheden middelen (uren, gereedschappen, materialen, enz.) terwijl de planning planning en ontwikkeling de uit te voeren werkactiviteiten bepaalt. Resource planning neemt dan de geschatte hoeveelheden middelen, evalueert de beschikbaarheid en beperkingen van middelen rekening houdend met de projectomstandigheden, en optimaliseert dan hoe de beschikbare middelen (die vaak beperkt zijn) in de loop van de tijd voor de activiteiten zullen worden gebruikt. De optimalisatie wordt iteratief uitgevoerd met behulp van de stappen duurschatting en toewijzing van middelen van het planningsen ontwikkelingsproces.

Stap 2: Kostenraming

Kostenraming is het voorspellende proces dat wordt gebruikt om de middelen die nodig zijn voor de omvang van een investeringsoptie, activiteit of project te kwantificeren, te kosten en te prijzen. Het omvat de toepassing van technieken die gekwantificeerde technische en programmatische informatie over een actief of project omzetten in financiële en middeleninformatie. De outputs van estimating worden voornamelijk gebruikt als input voor business planning, kostenanalyse en beslissingen of voor projectkosten en planningcontroleprocessen.

Het kostenramingsproces wordt over het algemeen toegepast tijdens elke fase van de activa- of projectlevenscyclus naarmate de activa- of projectscope wordt gedefinieerd, gewijzigd en verfijnd. Naarmate het niveau van scope-definitie toeneemt, worden de gebruikte schattingsmethoden definitiever en produceren ze schattingen met steeds nauwere probabilistische kostenverdelingen.

Kostenraming kan worden uitgevoerd door speciale softwaresystemen zoals Cleopatra Enterprise-kostenraming en projectkostendatabases zoals CESK die worden gemaakt en onderhouden om de verschillende soorten schattingen te ondersteunen die moeten worden opgesteld tijdens de levenscyclus van het activum of project.

De schatting van de tijdsduur van activiteiten moet gelijktijdig met de kosten worden beschouwd, omdat de kosten vaak afhankelijk zijn van de tijdsduur en de bij de kostenraming geïdentificeerde resourcevereisten van invloed kunnen zijn op de planning. Er worden iteratieve benaderingen gebruikt omdat de uitkomsten van een kostenraming vaak leiden tot wijzigingen in het werkingsgebied of de plannen. In feite kan het schattingsproces worden gezien als onderdeel van het scope-definitieproces, omdat de iteratieve afweging tussen kosten en scope de processen met elkaar verweeft.

Met Cleopatra Cost Estimating kunt u

• Alle soorten kostenramingen maken, van factor tot gedetailleerde raming.
• Succesvolle aanbestedingen, omdat u hiermee kosten kunt schatten, offertes kunt aanvragen, deze offertes kunt analyseren en de kosten ervan kunt bijhouden.
• Verbonden kostenraming en kostenbeheersing. Met de kostenbeheersingsmodule kunt u de projectkosten tijdens de uitvoeringsfase volgen. Door uw projectcontroledocument direct aan uw raming te koppelen, minimaliseert Cleopatra Enterprise de gegevensverwerking, verhoogt de efficiency en vermindert het aantal fouten.
• Traditioneel vroeg het management om een raming te leveren op basis van de resterende tijd tot de TA-uitvoering. Meer organisaties eisen nu dat schatters een gefaseerde benadering van schattingen volgen, waarbij ze tijdens de voorbereidingsfase drie verschillende soorten schattingen leveren.

Stap 3: Kostenbudgettering

Budgettering is een subproces binnen het schattingsproces dat wordt gebruikt voor het toewijzen van de geraamde kosten van middelen aan kostenrekeningen waartegen de kostenprestaties zullen worden gemeten en beoordeeld. Dit vormt de basis voor kostenbeheersing. De kostenrekeningen die in het rekeningstelsel worden gebruikt, moeten ook het kostenberekeningsproces ondersteunen. De begrotingen worden vaak in de tijd gespreid overeenkomstig de planning of om rekening te houden met budgettaire en cashflowbeperkingen.

Stap 4: Kostenbeheersing

Kostenbeheersing heeft betrekking op het meten van afwijkingen van de kostenbasislijn en het nemen van doeltreffende corrigerende maatregelen om minimale kosten te bereiken. Er worden procedures toegepast om de uitgaven en prestaties af te zetten tegen de voortgang van een project. Alle veranderingen in de kostenbasislijn moeten worden geregistreerd en de verwachte definitieve totale kosten moeten voortdurend worden voorspeld. Wanneer informatie over de werkelijke kosten beschikbaar komt, bestaat een belangrijk deel van de kostenbeheersing erin te verklaren wat de oorzaak is van de afwijking van de kostenbasislijn. Op basis van deze analyse kunnen corrigerende maatregelen nodig zijn om kostenoverschrijdingen te voorkomen.

Onderstaande figuur is een proceskaart voor het meten van projectprestaties. Dit proces moet in een voortdurende verbeteringscyclus worden uitgevoerd totdat het project is voltooid:

Proceskaart voor het meten van projectprestaties

Het proces voor prestatiebeoordeling begint met planning en het hebben van de juiste hulpmiddelen. Specifieke softwaretools voor kostenbeheersing kunnen waardevol zijn om kostenbeheersingsprocedures vast te stellen, wijzigingen op te sporen en goed te keuren en analyses uit te voeren. Bovendien kan de rapportage worden verbeterd en vereenvoudigd, waardoor het gemakkelijker wordt om alle bij het project betrokken belanghebbenden te informeren.

Cleopatra Cost Control helpt u

• Projectkostenbeheersing te bereiken en kostencomponenten altijd terug te voeren naar het oorspronkelijke budget.
• Scope wijzigingsbeheer. Maak een kostenraming en voeg deze toe aan uw projectbeheersingsdocument.
• Project voltooid? Het terugkoppelingsproces zal op zijn plaats zijn. Stuur de actuals naar uw kostenmodellen om hun nauwkeurigheid en kwaliteit voor toekomstige schattingen te verhogen. Waar de meeste hulpmiddelen zich beperken tot ofwel kostenramingsoftware ofwel een hulpmiddel voor kostenbeheersing, is Cleopatra Enterprise beide.

Bonusstap: Benchmarking

Als bonusstap is het verstandig om Benchmarking toe te voegen aan het projectkostenmanagementproces.

Benchmarking helpt de lus te sluiten tussen project A en project B. De kennis van project A (verwijzend naar de lopende en uitgevoerde projecten) worden geanalyseerd en de feedback wordt weerspiegeld in project B (de volgende projecten). Zo ontstaat een verbetercyclus om de projectprestaties te verhogen. Benchmarking wordt veel gebruikt door technische industrieën om de prestaties van de projecten te verbeteren. Softwaresystemen zoals Cleopatra projectbenchmarking helpen schatters en projectcontrollers bij het beantwoorden van de complexe vraag: Hoe gebruik je project big data om projecten binnen tijd en budget uit te voeren?

Het doel van project benchmarking is om gegevens van uitgevoerde en lopende projecten op te slaan om waardevolle project metrics te extraheren en om huidige schattingen te benchmarken. Het uitvoeren van statistische analyses op historische gegevens kan resulteren in waardevolle informatie over relaties tussen variabelen, die kan worden gebruikt om een betrouwbare kostenkennisbank op te zetten of bestaande te kalibreren.

Projectbenchmarking als bonusfase

Het is belangrijk op te merken dat projectbenchmarking niet alleen de vergelijking tussen projecten omvat, aangezien het ook interessant is om revisies binnen een project te vergelijken.

Wat u kunt bereiken met Cleopatra Benchmarking

• Verzamel historische projectgegevens die waardevolle analyses en projectvergelijkingen kunnen opleveren om cruciale zakelijke beslissingen te nemen.
• Benchmark uw ramingen ten opzichte van uw eerdere projecten en verbeter uw kostenraming aanzienlijk.
• Extraheer metriek over projecten om de nauwkeurigheid van toekomstige kostenramingen te verbeteren.
• Ontwikkel zinvolle en interactieve rapporten.
• Export & Importeer gegevens eenvoudig vanuit Excel.

Cost Management Matters: 5 redenen voor kostenoverschrijdingen bij projectbeheersing

Infographic: Hoe de Top 10 projectkostenbeheerfouten te herstellen

Hoe maak je een kostenbeheerplan? 4 tips

Cost Management VS Cost Control

Weg naar digitale toekomst: Geïntegreerde systemen in projectbeheersing

Download Case Study

Bruce Power Case Study