Sectie 3. Methoden om contact op te nemen met potentiële deelnemers

door

Leer hoe u kunt bepalen welke methoden om contact op te nemen met potentiële leden het beste werken.

Het is nu tijd om contact op te nemen met potentiële leden – om uw lijst met contactpersonen te gebruiken (zie voor het opstellen van een lijst met contactpersonen: Potentiële leden in alle sectoren van de Gemeenschap identificeren). Nu zou u in staat moeten zijn om alle namen te nemen die u geduldig en systematisch hebt verzameld uit de verschillende sectoren van de gemeenschap en te beginnen met het maken van enkele werkelijke lidmaatschapscontacten.

Bent u er klaar voor? Misschien bent u er zo klaar voor als u ooit zult zijn. We staan op het punt om te beginnen. Maar eerst, een beetje achtergrond.

Waarom is het belangrijk om contact op te nemen met potentiële deelnemers?

Het is belangrijk om contact op te nemen met nieuwe leden, simpelweg omdat ze meestal niet door de deur zullen lopen, of onuitgenodigd komen opdagen, hoewel dat kan gebeuren. Normaal gesproken komen ze niet naar jou toe. Je zult naar hen toe moeten gaan. Om het duidelijk te stellen: de meeste nieuwe leden voor uw groep of organisatie zullen moeten worden geworven. De belangrijkste vraag in deze sectie is “Hoe moet ik ze werven?”

Eigenlijk zijn er hier twee afzonderlijke vragen. De ene gaat over de methode van uw contact. Dat wil zeggen, welke vorm, of aanpak, moet u gebruiken om contact op te nemen en nieuwe leden te werven? En de andere gaat over de inhoud van uw contact. Dat wil zeggen, welke punten moet uw boodschap overbrengen? Laten we deze twee vragen achtereenvolgens behandelen.

Wat zijn de methoden om contact op te nemen met potentiële leden?

Wanneer u contact opneemt met leden, zijn er ten minste drie basismethoden waaruit u kunt kiezen:

  • U kunt hen persoonlijk ontmoeten
  • U kunt hen opbellen
  • U kunt hen een brief schrijven

Er zijn ook andere methoden – u zou een fax kunnen sturen, of een e-mailbericht. U kunt een informatieblad, een flyer of een brochure sturen. Maar voor nu zullen we ons richten op de drie belangrijkste methoden hierboven.

Welke methode moet u gebruiken om contact op te nemen met potentiële leden?

Er zijn voordelen aan elke methode, en ook enkele nadelen. Dit is wat we bedoelen:

Face-to-face contact

Onze ervaring is dat persoonlijk contact het beste werkt. Onderzoeksresultaten bevestigen dit. Hoe persoonlijker het contact, hoe groter de kans op succes. Een persoonlijke ontmoeting heeft meer kans van slagen dan een telefoongesprek, en een telefoongesprek heeft meer kans van slagen dan een brief.

Betekent dit dat u in alle gevallen persoonlijk contact moet opnemen? Niet noodzakelijkerwijs. Dat komt omdat:

  • Persoonlijk contact, vooral face-to-face contact, kost tijd. Stel dat u een ontmoeting wilt: het kost tijd om de ontmoeting te regelen (ervan uitgaande dat u er van tevoren een regelt), het kost tijd om naar de ontmoeting te reizen, en het kost tijd om elkaar te ontmoeten. Het kan zijn dat u die tijd gewoon niet aan elk potentieel lid kunt geven.
  • Persoonlijk contact is niet altijd mogelijk. De persoon die u wilt ontmoeten is misschien niet beschikbaar om u te zien, of is eerlijk gezegd niet geïnteresseerd om u te zien. Dit geldt vooral als uw potentiële lid een zeer zichtbare of belangrijke functie heeft, en als uw groep weinig zichtbaar is in de gemeenschap of onbekend is bij uw doelgroep.
  • Persoonlijk contact is misschien minder nodig als u uw doelgroep vraagt iets kleins te doen – bijvoorbeeld om ermee in te stemmen te worden vermeld als sponsor, of om een kleine bijdrage te leveren. Dit zijn “passieve” vormen van lidmaatschap, eerder dan “actieve”. Hoe kleiner het verzoek, of hoe minder de betrokkenheid, hoe minder intensief het contact hoeft te zijn.

Telefonisch contact

De telefoon is snel en gemakkelijk. U kunt zeven cijfers draaien in minder dan vijf seconden. U (en uw toekomstige lid) hoeft niet te reizen – u kunt gaan zitten waar u bent. U kunt een dialoog in twee richtingen voeren, net als in een persoonlijke ontmoeting. U kunt luisteren en reageren op emotionele toon, niet alleen verbale inhoud, door veranderingen in stemhoogte en -buiging te voelen. En u kunt uw zaken snel afhandelen.

Dit zijn allemaal grote voordelen. Maar:

  • Het kan moeilijk zijn om uw doelgroep te bereiken. In veel instellingen is de kans klein dat u bij de eerste poging contact maakt. Als u belt, is uw potentiële gesprekspartner waarschijnlijk “in vergadering”, “aan het lunchen”, “op een andere lijn”, “weg van het bureau”, “niet op kantoor”, “op vakantie ….” of “net weg van een moment ….”. Dit is een modern feit van het leven. Dus de beller moet voorbereid zijn op een of meer rondes van gemiste verbindingen en mogelijke milde wederzijdse ergernis voordat er contact wordt gemaakt.
  • Wanneer u wel verbinding maakt, kan het zijn dat de beoogde persoon niet dezelfde aandacht en aandacht aan uw gesprek schenkt als bij een persoonlijke ontmoeting. Hij of zij kan onvoorbereid zijn om te luisteren, of afgeleid door andere gebeurtenissen in huis of op kantoor (een projectdeadline; een huilende baby). Soms – een ander feit van het leven – kunt u in de wacht worden gezet, omdat er andere gesprekken binnenkomen.
  • Een telefoongesprek kan meestal niet zo’n sterke band opbouwen als een face-to-face vergadering. Lidmaatschap komt van gemaakte verbindingen, en het opbouwen van verbindingen kost tijd. Bijeenkomsten bieden die tijd; telefoongesprekken meestal niet. Sommige non-verbale informatie – gezichtsuitdrukking, lichaamstaal – gaat ook verloren via de telefoon, wat de ontwikkeling van relaties verder kan beperken.

Contact per brief

Brief en gedrukte contacten hebben daarentegen duidelijke voordelen. Hoewel het schrijven van een goede ledenwervingsbrief tijd kost, kan deze soms beter uitdrukken wat u wilt zeggen dan spraak (omdat u de tijd hebt genomen om hem te schrijven). En als de brief eenmaal geschreven is, kan de basisinhoud steeds opnieuw worden gebruikt. U kunt in weinig tijd heel wat brieven produceren. En vanuit het gezichtspunt van de ontvanger kan de brief in alle rust worden gelezen en bewaard voor toekomstig gebruik.

Aan de andere kant:

  • Zelfs de beste brieven zijn niet zo persoonlijk als een telefoongesprek of ontmoeting.
  • Er is geen sprake van een dialoog in twee richtingen.
  • Er is minder gelegenheid om in te gaan op individuele zorgen, en om een relatie te ontwikkelen
  • En (de schokkende waarheid) sommige brieven worden helemaal nooit geopend.

Dus elk van deze contactmethoden heeft positieve en negatieve kenmerken. Oké, maar hoe los je het probleem op? U wilt aan de slag. Welke methode moet u in uw situatie nu kiezen?

Wij zouden graag een allesomvattend antwoord geven. Maar in feite geloven we niet dat er een is. In plaats daarvan hangt het antwoord op de vraag af van uw situatie.

Factoren in uw beslissing

Weliswaar is face-to-face contact over het algemeen het beste, maar andere dingen zijn niet altijd gelijk. Maar hier zijn enkele situaties waarin u echt de moeite zou willen steken in persoonlijk contact, en in het face-to-face ontmoeten:

  • Wanneer u een klein aantal mensen te werven hebt
  • Wanneer u een groot aantal mensen te werven hebt (U hoeft dit werk niet alleen te doen.)
  • Wanneer u de tijd beschikbaar hebt om de contacten te leggen
  • Wanneer de persoon die u werft een bijzonder belangrijk lid voor uw groep zou zijn
  • Wanneer de persoon die u werft een bijzonder invloedrijk lid in de gemeenschap is
  • Wanneer de persoon die u werft u of uw groep niet erg goed kent

In deze gevallen kan een telefonisch contact de beste keuze zijn:

  • Wanneer het aspirant-lid niet beschikbaar is (of waarschijnlijk niet beschikbaar zal zijn) voor een ontmoeting
  • Wanneer het aspirant-lid relatief gemakkelijk telefonisch te bereiken is
  • Wanneer u en het aspirant-lid elkaar al kennen
  • Wanneer het verzoek dat wordt gedaan relatief eenvoudig is
  • Wanneer u zich persoonlijk op uw gemak voelt om anderen over de telefoon te woord te staan

En, als alternatief voor de telefoon, is een brief een goed idee:

  • Wanneer u een relatief groot aantal leden te werven hebt
  • Wanneer u de enige beschikbare persoon bent om het werk te doen
  • Wanneer uw eigen tijd (en die van uw groep) zeer beperkt is
  • Wanneer het minder belangrijk is wie in name de nieuwe leden zijn
  • Wanneer het aspirant-lid al bekend is met u of uw groep
  • Wanneer u een uitstekende mailinglijst hebt ontwikkeld (of gekregen)

Laten we een paar voorbeelden proberen om deze principes te illustreren, met enkele voorgestelde aanbevelingen:

Voorbeeld Aanbevelingen
Uw groep wil dat lokale wetgeving wordt aangenomen. Een gemeenteraadslid staat aan jullie kant Hier is een invloedrijk lid. Ontmoet het raadslid persoonlijk.
Je wilt dat 50 bewoners met je meegaan naar een buurtbijeenkomst. Ze moeten niet al te moeilijk te bereiken zijn. Bel ze ’s avonds thuis op (je zou ook aan hun deuren kunnen folderen).
Je hebt in de komende maanden 200 nieuwe leden nodig, die elk een cheque sturen. Iedere cheque is welkom. Zoek een goede mailinglijst. Begin met een brief.
Je wilt een adviesraad oprichten voor een plaatselijke gezondheidskliniek. Wat vind jij?

Hoe zit het nu met de specifieke kenmerken van je eigen situatie? Welke methode zou voor u het beste werken?

Combinatie van verschillende methoden

Op dit punt hebben we goed nieuws (hopen we). Het is mogelijk om deze verschillende contactmethoden met elkaar te combineren. U kunt bijvoorbeeld…

  • Bellen, dan schrijven
  • Bellen, dan een afspraak maken
  • Schrijven, dan bellen
  • Schrijven, dan een afspraak maken

En, om het punt uit te breiden, u kunt ook nog een derde fase toevoegen. Dat wil zeggen, je kunt bellen nadat je een brief hebt gestuurd, of schrijven nadat je elkaar hebt ontmoet. Met andere woorden,

  • Bellen, schrijven, bellen, of
  • Bellen, ontmoeten, schrijven

Vele andere variaties zijn mogelijk, maar dit is genoeg voor nu (we willen niet dat het te ingewikkeld wordt).

In veel gevallen is het een goed idee om methoden te combineren. Het voorbeeld van de adviesraad van een gezondheidskliniek is daar een uitstekend voorbeeld van. Het is een belangrijke taak; het is de moeite waard om er de tijd voor te nemen. Dus, als uw eigen tijd het toelaat, wilt u potentiële leden bellen (of schrijven), en een vergadering organiseren; of (als een minder intensief alternatief) schrijven, en dan bellen. In beide gevallen kunt u nog een keer bellen of schrijven.

Een precieze bespreking van de exacte volgorde van gebeurtenissen valt buiten het bestek van deze module. Maar het belangrijkste punt is dat het mogelijk en vaak wenselijk is om verschillende methoden te combineren wanneer u leden vraagt om lid te worden van uw groep. Elke methode kan de sterke punten van de andere ondersteunen en erop voortbouwen. In veel situaties kan het gebruik van een goed doordachte combinatie van methoden uw tijd en moeite waard zijn.

Uw methode aanpassen aan de situatie

We sluiten dit hoofdstuk af met nog meer nuttig nieuws. U hoeft zich niet altijd aan één methode te houden. Uw strategie kan variëren: u kunt de ene contactmethode gebruiken voor sommige mensen, en een andere voor anderen. Het gezegde luidt: “Verschillende strepen voor verschillende mensen.” Het is de waarheid.

Zo kan een bankdirecteur misschien het beste worden benaderd in een geplande vergadering, face-to-face. Een dominee kan alleen worden gevonden via de telefoon, zondagmiddag, na de preek. Iemand die veel onderweg is, let misschien vooral op de post (tenzij u wilt proberen mobiel te werven), terwijl een winkelier misschien het best ter plekke, in de winkel, beschikbaar is. Al deze mensen zijn beschikbaar, maar gemakkelijker op bepaalde manieren. Als je geïnteresseerd bent in Prospect X, is het je taak als recruiter om je af te vragen: “Hoe kan ik deze specifieke persoon het best bereiken?”

Voordeel vellen over het toeval

Voordat we afsluiten, is er nog één contactbenadering om op te sommen. Het moet genoemd worden, ook al is het niet echt een “methode.” We zullen het “toeval” noemen. “

U kunt een potentieel lid tegenkomen op het postkantoor, of bij de voetbalwedstrijd. Misschien zie je diezelfde bankdirecteur de krant halen, of in de kerk. Als het niet ongepast is om hen te benaderen – en misschien is dat niet het geval – maak dan gebruik van die toevallige kansen. In ongeplande ontmoetingen, wanneer mensen geen haast hebben, zullen veel mensen hun natuurlijke en behulpzame zelf laten zien. En ze zullen misschien ontvankelijker zijn voor wat u hen wilt vertellen.

Goed gemeenschapswerk betekent dat u bereid moet zijn elke kans te grijpen die zich voordoet, of het nu toeval is of opzet.

In samenvatting

Gesprekken, telefoongesprekken en brieven kunnen worden gezien als slechts een deel van een algemene lidmaatschapsstrategie, waarbij elk moet worden gebruikt als dat nodig is. Als er meerdere goede methoden bestaan, waarom zou je je dan tot slechts één beperken?

Maar als je eenmaal je keuze of keuzes hebt gemaakt, hoe voer je ze dan uit? Dat is het onderwerp van onze volgende twee secties!

Plaats een reactie