Contractonderhandelingen zijn niet veranderd sinds de komst van e-mail, maar nieuwe technologieën maken contractonderhandelingen sneller, slimmer en minder riskant. In dit artikel leggen we uit wat contractonderhandeling is, waarom traditionele benaderingen van contractonderhandeling een zakelijk risico vormen en hoe nieuwe technologieën juridische teams helpen complexe overeenkomsten op schaal te onderhandelen.
Wat is contractonderhandeling?
Contractonderhandeling is het proces van het bereiken van overeenstemming over een reeks juridisch bindende voorwaarden (hier richten we ons op onderhandelingen tussen twee bedrijven). Wanneer twee bedrijven onderhandelen, proberen beide partijen gunstige voorwaarden te verkrijgen en de financiële, juridische en operationele risico’s te minimaliseren.
Bij onderhandelingen over contracten met verkopers kan uw bedrijf bijvoorbeeld aandringen op de mogelijkheid om per maand te betalen in plaats van per jaar (of vice versa). In betalingen, zoals in veel andere kwesties, is er niet noodzakelijkerwijs een “juiste” optie, maar veeleer een optie die het meest zinvol is voor uw bedrijf. De reden waarom we in het bedrijfsleven onderhandelen over contracten is om ervoor te zorgen dat onze overeenkomsten onze bedrijven op lange termijn succes bieden.
De langdurige uitdagingen van contractonderhandeling
Contractonderhandeling is vaak het belangrijkste onderdeel van de contractlevenscyclus. Vertragingen bij het opstellen of uitvoeren van contracten kunnen een bedrijf bijvoorbeeld vertragen, maar hebben waarschijnlijk geen wezenlijke invloed op de winst van dat bedrijf. Een slecht gevoerde onderhandeling daarentegen kan een bedrijf jarenlang opzadelen met zware juridische verplichtingen.
Bij routineonderhandelingen – een onderhandeling over een softwarelicentie bijvoorbeeld – gaan de discussies vooral over zaken als toepasselijk recht, de omgang met klantgegevens, informatiebeveiliging en de prijs. Bedrijf A zou tegen bedrijf B kunnen zeggen: “We zijn bereid voor deze prijs te kopen als u de standaardverplichtingen van ons bedrijf rond systeem-uptime opneemt, maar u zult de prijs moeten verlagen als u de taal van uw bedrijf wilt gebruiken.”
Die heen-en-weer-gesprekken kunnen in real time plaatsvinden (in een telefoongesprek of een vergadering in persoon) of via e-mail, maar e-mail komt vaker voor, en de dynamiek is in beide gevallen hetzelfde. Beide partijen bieden concessies en in het proces invoegen, verwijderen of wijzigen contractclausules – de bouwstenen van contracten – totdat de twee partijen tot een overeenkomst kunnen komen.
Hoewel er zeker best practices zijn over hoe te onderhandelen over een contract, maakt de enorme hoeveelheid coördinatie die nodig is tijdens contractonderhandelingen het proces een logistieke uitdaging voor alle teams. Stel je voor dat je contractfeedback van een aantal interne belanghebbenden (denk aan Finance of Operations) en tegenpartijen via meerdere e-mail threads op elkaar moet afstemmen. Stel je bovendien voor dat je dit voor veel verschillende contracten tegelijk moet doen.
De sleutels tot contractonderhandelingen zijn kennisbeheer en procesbeheer: als u de geschiedenis en status van elk van uw contractonderhandelingen niet kent, kunt u er niet zeker van zijn dat u het beste resultaat voor uw bedrijf bereikt.
Legal teams die geen centraal systeem voor contracttracering en -onderhandeling hebben, zijn vaak het grootste deel van hun tijd bezig met het in elkaar passen van contractbewerkingen van verschillende bedrijfsteams en het opsporen van de meest recente versies van contracten. Voor bedrijven die werken met driemaandelijkse verkoopcycli, is de situatie nog erger – we hebben sommige General Counsel horen zeggen dat de laatste weken van een kwartaal goed zijn voor 50% van het contractvolume.
Het zakelijke belang, de operationele complexiteit en het ongelijke volume van contracten maken contractonderhandelingen tot een netelige uitdaging voor juridische teams en contracttechnologieën.
Onvervuld potentieel: de geschiedenis van contractonderhandelingstechnologie
Contractonderhandeling heeft in decennia bijna geen innovatie gekend. De laatste grote verandering in de contractonderhandeling was de wijdverbreide invoering van e-mail in de jaren negentig.
Het is niet alleen inertie die de schuldige is. E-mail en Microsoft Word zijn niet alleen betrouwbaar en wijdverbreid, ze zijn in sommige opzichten ook bij uitstek geschikt voor contractonderhandelingen. Door gebruik te maken van e-mail en Microsoft Word kunnen juridische teams de communicatie beperken tot specifieke partijen, een tijdstempel bewaren van elke communicatie en documenten delen in een quasi-universeel formaat. Dat zijn de basisvereisten voor elk onderhandelingsinstrument.
Denk aan de alternatieven. Je zou niet willen onderhandelen over een contract via Google Docs, bijvoorbeeld, waar je tegenpartij kan zien je elke toetsaanslag. Evenmin zou u uw tegenpartij toegang willen geven tot de gedeelde cloudopslag van uw bedrijf (bijv. Dropbox), omdat dat een veiligheidsrisico kan vormen.
De enige manier om de contractonderhandelingen te verbeteren, is het gebruik van tools die speciaal zijn ontworpen voor zowel contractonderhandelingen met tegenpartijen als contractsamenwerking met interne belanghebbenden. Pas onlangs heeft de technologie het probleem van contractonderhandeling ingehaald.
De game-changer: technologie haalt contractonderhandeling in
De drie technologische belemmeringen voor het verbeteren van contractonderhandelingen zijn centralisatie, gebruiksgemak en enterprise-grade beveiliging geweest. In het verleden werden juridische teams gedwongen te kiezen tussen gemak en veiligheid. Maar met de komst van nieuwe technologie hoeven juridische teams niet langer een afweging te maken bij het implementeren van contractonderhandelingstools.
Centralisatie. Juridische teams hadden in het verleden contracten die overal verspreid lagen – in archiefkasten, op lokale harde schijven en elders. Deze decentralisatie stelde bedrijven bloot aan aanzienlijke risico’s. Daarom was contractbeheer er in de begindagen op gericht om alle contracten op één plaats te krijgen. Met de komst van oplossingen voor contract lifecycle management is centralisatie niet langer een belangrijke technologische barrière.
Aanpasbaarheid en gebruiksgemak. Ooit werd software gebouwd voor ofwel niet-technische consumenten ofwel specialisten. Internetbrowsers behoren tot de eerste categorie; zij vereisen weinig opleiding, maar zijn niet in hoge mate configureerbaar. In de tweede categorie vallen branchespecifieke hulpmiddelen zoals videobewerkingssoftware – deze hulpmiddelen zijn krachtig en in hoge mate aanpasbaar, maar het is moeilijk ze zonder opleiding te gebruiken.
De nieuwe juridische technologieën combineren de beste eigenschappen van beide benaderingen. Zij maken een hoge mate van configureerbaarheid en controle mogelijk (essentieel voor juridische teams), terwijl ook een minimale opleiding van de gebruiker nodig is. Met nieuwe tools voor contractonderhandelingen kunnen gebruikers bijvoorbeeld snel commentaar geven op onlinedocumenten en meerdere collega’s via online- of e-mailmeldingen inschakelen, in plaats van afzonderlijke e-mails met bijlagen te moeten versturen.
Veiligheid en universele compatibiliteit. Contractonderhandelingen verlopen het efficiëntst als beide partijen de tools kunnen gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn. In het verleden hadden de tools ofwel een “ommuurde tuin”-benadering (waarbij beide partijen dezelfde onlineportal moesten delen) of lieten ze beide partijen in e-mail en Microsoft Word. De tools van vandaag bieden flexibiliteit en geven beide partijen in een onderhandeling verschillende mogelijkheden om contracten veilig te bewerken, redlining aan te brengen en van commentaar te voorzien.
Take action: what to look for in your next contract negotiation tool
Dus hoe kunt u een oplossing voor contractbeheer kiezen die onderhandelingen ondersteunt, het meest ingrijpende onderdeel van het contracteringsproces? Hier zijn de drie dingen waar u op moet letten:
De mogelijkheid om contractonderhandelingen in uw hele bedrijf te volgen. Zoek naar een tool waarmee u alle statussen van contractonderhandelingen kunt bijhouden, evenals de eigenaren van elke contractonderhandelingstaak. Uw tool moet in staat zijn om u te vertellen waar elk contract staat en of het wordt geblokkeerd door uw team of door een tegenpartij.
Een intuïtieve, consumentgerichte gebruikersinterface. Zoek naar een tool met een moderne, browsergebaseerde gebruikersinterface. Door gebruiksgemak prioriteit te geven, is de kans groter dat uw juridische team uw contracteringsplatform overneemt en kunt u uw leveranciersopties aanzienlijk beperken, omdat veel onderhandelingstools zo moeilijk te gebruiken zijn dat eindgebruikers hun toevlucht nemen tot e-mailen naar hun juridische team in plaats van binnen de software te werken.
Naadloze integratie binnen een contract lifecycle management-platform. Zoek naar een contractonderhandelingstool die deel uitmaakt van een bredere suite voor contractbeheer, bij voorkeur een die is ontworpen voor het genereren van documenten, het routeren van goedkeuringen, e-handtekeningen, documentopslag en rapportage. Uw doel moet zijn om zo veel mogelijk contractgerelateerde taken in één systeem te consolideren. Dat waarborgt de nauwkeurigheid van gegevens, verlaagt de kosten en minimaliseert de last van het wijzigingsbeheer van uw juridische team.
Wilt u meer weten over contractonderhandeling en contractmanagement?
Ontdek hoe Ironclad Editor contractonderhandeling en samenwerking mogelijk maakt voor bedrijven als Fitbit, Mastercard en L’Oréal. Download vervolgens onze gids Evaluating Contract Management, die laat zien hoe bedrijfsjuridische teams digitale contracteringstechnologie kunnen inzetten om processen voor het begeleiden van contracten door goedkeuringen en systemen te standaardiseren en stroomlijnen.