Definitie: Een Correspondentie is een schriftelijke vorm van communicatie tussen twee partijen. Met andere woorden, het is een manier om ideeën schriftelijk door te geven.
Wat betekent correspondentie in het bedrijfsleven?
Correspondentie is een veel gebruikte vorm van communicatie in het bedrijfsleven. In het verleden werd correspondentie meestal uitgewisseld door middel van geschreven fysieke brieven of telegrammen. In de wereld van vandaag is de definitie van correspondentie verruimd door de toevoeging van digitale media. E-mails, tekstberichten, documenten die worden uitgewisseld via sociale platforms en digitale overeenkomsten zijn nieuwe manieren om correspondentie te leveren.
Het formele element dat in deze schriftelijke communicatiemethoden is ingebed, maakt ze geschikt om belangrijke zakelijke informatie tussen bedrijven of van bedrijven naar klanten over te brengen. Schriftelijke brieven, rekeningen en facturen worden soms nog fysiek verzonden, maar veel bedrijven migreren hun correspondentie naar digitaal omdat dit goedkoper en gemakkelijker te volgen is. Zakelijke correspondentie helpt ook als bewijs om misverstanden op te lossen. Door een papieren spoor te hebben, kan elk van de bij een transactie betrokken partijen de eerder verstrekte informatie bekijken om na te gaan wie de situatie verkeerd heeft begrepen. Dit is met name van belang bij het oplossen van conflicten of juridische geschillen.
Laten we eens kijken naar dit voorbeeld ter verdere illustratie.
Voorbeeld
Fantastic Body Co. is een plaatselijke sportschool in de stad Memphis. Het bedrijf heeft meer dan 350 abonnees die een vast maandelijks bedrag betalen om van alle diensten van Fantastic Body te kunnen genieten. Het bedrijf biedt momenteel drie betalingsmethoden aan: kredietkaart, overschrijving of PayPal. De betalingsprocedure van het bedrijf begint met het versturen van een factuur per e-mail naar de abonnee op de eerste dag van elke maand en de klant heeft 5 dagen de tijd om deze te betalen voordat het abonnement als inactief wordt beschouwd. Wat zou de correspondentie in deze paragraaf zijn?