Leestijd: 3 minuten
Elk bedrijf dat op krediet goederen en diensten van zijn leveranciers koopt, moet zijn crediteurenadministratie bijhouden, oftewel het geld dat het aan zijn leveranciers verschuldigd is. Het is niet voldoende om alleen de rekeningen op te nemen en ze te betalen – het is belangrijk om de crediteurenadministratie regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat alles in orde is. Het niet controleren van de crediteurenadministratie kan leiden tot ongunstige gevolgen voor uw bedrijf, zoals dubbele of gemiste betalingen aan leveranciers en niet-geregistreerde schulden. In deze gids bekijken we wat crediteurenrekeningen zijn, wat het controleren van crediteurenrekeningen betekent en hoe u uw bedrijf kunt voorbereiden op een crediteurenaudit.
Wat zijn crediteurenrekeningen?
De crediteurenrekeningen zijn eenvoudigweg de som geld die een bedrijf aan zijn leveranciers verschuldigd is. De crediteurenrekening is een passiefpost die in de boekhouding op transactiebasis verschijnt wanneer een onderneming goederen of diensten van haar leveranciers op krediet koopt en daarvoor nog moet betalen. De crediteurenrekening is van cruciaal belang omdat het de rekening is van wat een bedrijf zijn verkopers of crediteuren verschuldigd is. Stel bijvoorbeeld dat u voor uw bedrijf een desktopcomputer ter waarde van $2500 van een handelaar op krediet koopt. Dit verhoogt uw activa-rekening omdat u een computer hebt gekocht, en verhoogt uw passivarekening met $2.500 omdat u op krediet hebt gekocht. Deze verplichting wordt geboekt als crediteuren aan de dealer en wordt opgenomen onder de vlottende passiva op uw balans.
Wat betekent crediteurencontrole?
In eenvoudige bewoordingen betekent controle inspectie. Een crediteurencontrole is gewoon een formele, goed georganiseerde en grondige inspectie van de crediteurenadministratie van een bedrijf. Een audit kan worden uitgevoerd door interne auditors of door auditors van derden. Auditing is in alle landen verplicht, maar de regels voor wanneer de audit nodig is, verschillen van land tot land. Overheden eisen meestal dat bedrijven zich laten controleren zodra ze een bepaalde omzetdrempel overschrijden.
Een audit is belangrijk omdat hij laat zien of de crediteurenadministratie van uw bedrijf correct is, en of uw administratie een nauwkeurig beeld geeft van de verplichtingen van uw bedrijf. Het laat ook zien dat u zich aan de regels houdt, en dat de middelen van uw bedrijf voor legitieme doeleinden worden gebruikt. Door uw crediteurenadministratie regelmatig te controleren, zorgt u ervoor dat rekeningen op tijd worden betaald en helpt u dubbele betalingen, niet-geregistreerde schulden en wanbetalingen aan leveranciers te voorkomen.
Wat auditors zoeken vóór de audit
Auditors volgen niet noodzakelijk een vast patroon tijdens de audit. Hun controlemethoden variëren naar gelang van de omvang van de onderneming, het aantal zakelijke transacties in de gecontroleerde periode, en de vereiste mate van nauwkeurigheid. In het algemeen geldt: hoe groter het bedrijf, hoe hoger de vereiste nauwkeurigheid.
Hoe werkt een audit?
Er zijn vier stadia in een typisch auditproces van de crediteurenadministratie: planning, veldwerk, auditrapportage, en follow-up review.
Planning
Het eerste stadium in het auditproces is de planning. Auditors bespreken de reikwijdte van het auditproces, en ook de mogelijke uitkomsten van de audit. Tijdens de planning kunt u ook eventuele zorgen die u hebt over de jaarrekening, mogelijke fraude, of de behoefte aan verbetering met uw auditors bespreken. Na deze bespreking, kunnen auditors komen met een plan van aanpak voor de volgende stappen in het auditproces, te beginnen met veldwerk.
Veldwerk
Dit is wanneer de audit daadwerkelijk begint en de rol van een auditor wordt in actie gebracht. Auditors beginnen na te gaan hoe uw bedrijf functioneert. Zij onderzoeken uw zakelijke transacties en documenten, met inbegrip van inkooporders, facturen van leveranciers, bankgegevens en journaalposten, om ervoor te zorgen dat de informatie in deze documenten correct is, dat betalingen correct zijn uitgevoerd en dat de voorwaarden zijn nageleefd. Het veldwerk kan enkele dagen tot enkele weken duren, afhankelijk van hoe groot uw bedrijf is en hoeveel transacties het heeft verricht.
Auditrapportage
Wanneer het veldwerk is voltooid, zetten auditors hun bevindingen in een rapport. Dit rapport bevat alle informatie die de accountants hebben ontdekt over de crediteurenrekeningen van uw bedrijf en hoe nauwkeurig deze zijn. In het rapport wordt ook aangegeven op welke gebieden uw bedrijf het goed doet en op welke gebieden verbetering nodig is.
Volgonderzoek
De audit is niet afgelopen in de rapportagefase. Auditors voeren na een jaar een follow-up review uit om te controleren of de voorgestelde veranderingen zijn doorgevoerd en of de gewenste resultaten zijn bereikt.
Bedrijf auditklaar maken
Dus hoe maakt u uw bedrijf auditklaar? Hier zijn een paar stappen die het werk voor uw auditors vergemakkelijken.
- Zorg voor een boekhoudsysteem dat u helpt bij het bijhouden van uw rekeningen, uitgaven, en andere aankooptransacties
- Deel uw uitgaven netjes in op onkostenrekeningen
- Houd leverancierskredieten bij en gebruik ze de volgende keer dat u uw leveranciers moet betalen
- Reken uw bankrekeningen af voor de audit
Audits hoeven geen hoofdpijn te zijn
Het laten controleren van uw crediteurenadministratie helpt u kostbare fouten op te sporen en betalingsgerelateerde fraude te voorkomen. Auditing is echter geen eenvoudige taak, en het handmatig controleren van documenten is een complex proces dat het risico op fraude verhoogt. Aan de andere kant kan een boekhoudkundige app die gebruik maakt van automatisering helpen uw crediteurenadministratie op orde te houden. Naast de voorbereiding op de audit, vermindert het de kans op fouten en fraude, waardoor u zich minder zorgen hoeft te maken wanneer het auditseizoen aanbreekt.