Wielu z nas walczy o to, aby załatwić swoje sprawy, ponieważ musimy polegać na innych. Niestety, ta zależność jest po prostu częścią prowadzenia biznesu. Aby lepiej osiągać swoje cele, należy nauczyć się zamykać pętlę działań, aby rzeczy mogły zostać zrobione.
Table of Contents
Komunikacja w zamkniętej pętli Definicja
Komunikacja w zamkniętej pętli lub zamykanie pętli jest zbliżone do śledzenia, sprawdzania lub zamykania transakcji. Termin ten pochodzi z systemów kontroli, gdzie zamykają pętlę sterowania, aby system pozostał stabilny. Przeciwieństwem stabilnego systemu jest taki, który jest niestabilny. W języku systemu kontroli, to jest określane jako otwartej pętli systemu, ponieważ nie ma sprzężenia zwrotnego, a więc prawdopodobnie będzie wirować poza kontrolą – coś w rodzaju projektów bez kontynuacji.
Jestem pewien, że większość z was miała sytuacje, w których myślałeś, że ktoś zrobi coś i okazuje się, że albo zapomniał, zignorował cię lub zrobił złą rzecz. Wszystkie te problemy są wynikiem braku zamknięcia pętli.
Komunikacja w zamkniętej pętli podczas stresujących sytuacji
Komunikacja w zamkniętej pętli jest niezbędna w czasach stresu i napięcia, gdzie musi być krystalicznie czyste, co jest przekazywane. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy życie i śmierć są na szali, jak w sali operacyjnej lub na polu bitwy.
Jako przykład, dwukierunkowa komunikacja radiowa podąża za ścisłym protokołem zamkniętej pętli komunikacyjnej, aby zapewnić, że wiadomość została odebrana. Jestem pewien, że większość z was słyszała o następujących sytuacjach:
- Roger oznacza literę „R”, która często była trudna do zrozumienia przez radio – oznaczała „wiadomość otrzymana.”
- Wilco oznaczało „zastosuje się” do tego, co powiedziałeś.
- Over oznaczało „Skończyłem – teraz możesz mówić.”
- Out oznaczało „Skończyłem.”
Te standardowe słowa i procedury sprawiają, że jest proste i jasne, co się dzieje. Biznes nie jest życiem i śmiercią jak pole bitwy lub sala operacyjna, ale może korzystać z jasnej i zwięzłej komunikacji w zamkniętej pętli.
Aby uchronić Cię przed cierpieniem, bólem serca i nieporozumieniami, oto kilka kroków, które zapewnią, że zamkniesz pętlę za każdym razem.
Krok 1: Miej jasne cele
Jednym z największych wyzwań związanych z załatwianiem spraw jest zrozumienie swoich prawdziwych celów. Nic nie będzie Cię bardziej frustrować niż uruchomienie kogoś na zadaniu, które jest naprawdę czas, ale nie zakomunikowane w ten sposób. Posiadanie jasnych celów oznacza, że myślisz o tym, co musi zostać zrobione i tworzysz plan, który ma sens. Sztuką jest, aby przygotować się starannie i paznokci w dół, co cele są ważne i kto trzeba zrobić them.
Krok 2: Communicate Clearly
Clear komunikacji oznacza, że wiadomość lub zadanie jest rejestrowanie z publicznością. To nie znaczy, że mówisz powoli lub użyć 4 klasy angielski. Raczej trzeba mieć punkty w spotkaniu lub rozmowie, gdzie pytanie o jasność i że wiadomość jest coraz w poprzek. Pamiętaj, że to, co mówisz, może nie przekazywać wiadomości, które zamierzałeś. Dlatego trzeba stale słuchać, co ludzie mówią i potwierdzić, że wiadomość lub zadanie jest coraz across.
Krok 3: Tworzenie naturalnych Follow Up Points
Jedną z rzeczy, że większość ludzi zmaga się z jest jak śledzić z kimś na zadanie lub zadanie. Może to być wyzwaniem dla niektórych ludzi, ponieważ nie jest jasne, kiedy należy się tym zająć. Jeśli stworzysz naturalne punkty kontrolne, wtedy wszystkie strony będą czuły się o wiele bardziej komfortowo, odbierając Twój telefon lub e-mail. Te naturalne punkty follow up są tworzone przez osobę, która najbardziej pragnie, aby akcja została zakończona. Kilka przykładów naturalnych punktów follow up to:
- Podejmowanie działań, aby śledzić w tygodniu, jeśli nie słyszysz od kogoś
- Ustalić wzajemny termin, że każdy zgadza się
- Dostarczanie informacji lub informacji zwrotnej przed określoną datą
- Osobiste działanie, aby śledzić z danych / zalecenia, etc.
- Dostarczanie aktualizacji statusu, gdy coś materialnego się dzieje (np.
Istnieje kilka innych naturalnych punktów, które staną się dla Ciebie oczywiste, gdy zaczniesz ich szukać.
Krok 4: Dokumentowanie dyskusji, działań i agend
Prawdopodobnie najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby zamknąć pętlę jest wysyłanie agend spotkań, notatek, działań i wniosków. Może się to wydawać dużo pracy, ale jest to świetny punkt centralny do dyskusji. Kiedy wysyłasz notatki ze spotkania, otwierasz naturalny punkt kontrolny, który może być wykorzystany do zamknięcia pętli w kilku działaniach. Bez tego punktu centralnego, wszystkie te poplątane działania nie będą miały domu. Twoje notatki spotkania i kontynuacja na nich zapewni te działania naturalny home.
Krok 5: Follow Up, gdy obiecane
Jeśli chcesz, aby ludzie szybko po swoich działaniach, a następnie trzeba dać przykład. Ton i tenor swojej kontynuacji w połączeniu z punktualnością pokaże, że zależy Ci na zamknięciu pętli, a to naturalnie będzie ocierać się o innych. Nic nie mówi komuś, że ważne jest, aby zamknąć pętlę jak robi wszystko, co możesz zrobić, aby to łatwe dla nich.
Krok 6: Powtórz, aż zamknięte
Tylko dlatego, że prosisz kogoś, aby coś zrobić, nie oznacza, że rzeczywiście cię usłyszał lub uznał, że to się robi. Oznacza to, że musisz powtórzyć powyższe kroki, aż dojdziesz do rozwiązania, które chcesz. Może to zająć kilka spotkań lub rozmów telefonicznych. W rzeczywistości, może to potrwać dłużej niż się spodziewałeś. Rzeczą do zapamiętania jest to, że musisz być sumienny, jeśli chcesz coś zrobić. To wymaga, aby stale komunikować swoje pożądane wyniki i zamknąć pętlę, aby upewnić się, że to się robi.
Closed-Loop Communications Takes Practice
Jak wszystko, komunikacja w zamkniętej pętli wymaga trochę praktyki. To może być niezręczne, a nawet wydawać się głupie, że musisz powtarzać rzeczy lub wyraźnie potwierdzić, że otrzymałeś wiadomość. Ta niezręczność będzie zanikać i znajdziesz się w stanie uzyskać więcej zrobić będzie mniej bóle głowy.
.