Wykonanie przeglądu umowy jest kluczową częścią procesu zawierania umów i służy jako okazja do pełnego zrozumienia wszystkiego, na co Ty i Twoja firma zgadzacie się przed położeniem pióra na papierze. Przegląd umowy pomaga ograniczyć ryzyko organizacyjne i zwiększa prawdopodobieństwo, że umowa będzie miała pozytywny wpływ na biznes dla wszystkich zaangażowanych stron. Bez kompleksowego przeglądu umowy, ryzykujesz podjęciem zobowiązań, których nie możesz wypełnić, niszcząc markę i reputację firmy oraz tracąc cenny czas i środki finansowe na rozwiązywanie sporów, którym można było zapobiec.
Ten artykuł omawia niektóre z najważniejszych rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas przeglądu umowy.
Co to jest przegląd umowy?
Przegląd umowy jest dokładnym badaniem umowy prawnej przed jej podpisaniem w celu zapewnienia, że wszystko, co zostało określone w dokumencie jest jasne i dokładne, i że Twoja firma jest wygodna w posuwaniu się naprzód zgodnie z warunkami umowy. Po wstępnym podpisaniu umowy, przeglądy umów są również ważne przed określonymi wydarzeniami związanymi z zawieraniem umów, takimi jak renegocjacje lub okna rezygnacji. Przegląd umowy jest zazwyczaj ostatnią okazją do zidentyfikowania i zażądania potrzebnych zmian przed zawarciem umowy.
Czego szukać podczas przeglądu umowy
Prowadząc przegląd umowy, warto zacząć od planu, aby mieć pewność, że najważniejsze obszary umowy zostały dokładnie przeanalizowane. Jeśli zostaną wykryte jakiekolwiek błędy lub rozbieżności, lub w wyniku przeglądu umowy pojawią się jakiekolwiek pytania, nie powinieneś ruszać do przodu z umową, dopóki wszystkie kwestie nie zostaną rozwiązane w sposób satysfakcjonujący dla Ciebie. Oto niektóre z kluczowych rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas przeglądu umowy.
1. Kluczowe klauzule & Terminy
Każda linia w umowie jest ważna i wymaga dokładnego przeglądu, ale niektóre klauzule i terminy są wyraźnie bardziej istotne niż inne. Ponieważ każda firma i branża jest inna, najważniejsze warunki umowy prawdopodobnie również będą się różnić, ale jest kilka, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Warunki takie jak poufność, odszkodowanie, wypowiedzenie i rozwiązywanie sporów są wszystkie ważne sekcje w umowie i warto poświęcić dodatkowy czas na przegląd, aby w pełni upewnić się, że język jest do przyjęcia.
2. Wypowiedzenie &Warunki odnowienia
Przed podpisaniem jakiejkolwiek prawnie wiążącej umowy, będziesz chciał potwierdzić, że całkowicie rozumiesz warunki wypowiedzenia i odnowienia umowy, aby uniknąć zablokowania w umowie dłużej niż pierwotnie przewidywano. Należy sprawdzić na rzeczy, takie jak język automatycznego odnawiania i opt-out okien, więc wiesz z góry, jak i kiedy można anulować umowę i jakie są reperkusje nie powiadamiając drugą stronę do określonej daty.
Jest to również dobry czas, aby rozpocząć planowanie z wyprzedzeniem, więc nie daj się złapać z zaskoczenia, gdy te ważne daty i terminy przychodzą wokół. Ustaw przypomnienia kalendarza tak ty i twój zespół nie przegap możliwości renegocjacji lub anulowania umowy w ramach stated parameters.
3. Jasny, jednoznaczny język
Jak czytasz przez umowę, zwrócić szczególną uwagę na to, jak każde zdanie jest sformułowane i szukać języka, który może być pozostawiony do interpretacji. Nawet jeśli obie strony interpretują niejasne warunki w ten sam sposób, najlepiej jest zmienić język, aby być bardziej cięte i suche, jeśli to możliwe, aby zapobiec potencjalnym konfliktom, gdy umowa jest podpisana i aktywne. Znaczące konflikty mogą wymagać od strony trzeciej określenia kolejnych kroków w oparciu o sposób interpretacji umowy, więc upewnij się, że wszystkie warunki są jasno określone.
4. Brak pustych miejsc
Używanie szablonów umów jest świetnym sposobem na zaoszczędzenie czasu podczas procesu sporządzania umowy, ale wymaga szczególnej uwagi podczas fazy przeglądu umowy. Wszelkie puste miejsca powinny zostać wypełnione lub usunięte przed podpisaniem ostatecznej umowy. W zależności od okoliczności, brak wypełnienia pustego miejsca w umowie może prowadzić do kosztownych konsekwencji dla Twojej firmy.
5. Warunki domyślne
Choć obie strony mają zazwyczaj dobre intencje przy zawieraniu umowy, zawsze istnieje możliwość, że jedna ze stron nie wywiąże się z warunków umowy, co doprowadzi do naruszenia umowy. Zwracaj uwagę na klauzule domyślne, aby znać potencjalne konsekwencje niewypełnienia swoich zobowiązań – lub opcje dostępne dla Ciebie, jeśli jesteś stroną, która nie narusza warunków umowy.
6. Ważne daty & Terminy
Oprócz upewnienia się, że wszystkie wymienione daty i produkty są zgodne z wcześniejszymi umowami ustnymi, etap przeglądu umowy jest również okazją do rozpoczęcia śledzenia wszystkiego, za co Twój zespół lub organizacja jest odpowiedzialna. Planowanie z wyprzedzeniem pomoże zmniejszyć szanse na naruszenie umowy, co może prowadzić do znaczących konsekwencji dla organizacji.
Wskazówki dla sukcesu
Pozwól na wystarczająco dużo czasu na dokładny przegląd
Czytanie i analizowanie każdego zdania w umowie może niewątpliwie zająć znaczną ilość czasu, zwłaszcza w przypadku długich, złożonych umów, ale jest to krytyczny krok w celu ochrony firmy przed niepotrzebnym ryzykiem. Zawsze zostawiaj sobie dużo czasu na zapoznanie się z umowami o dużej wartości lub wysokiego ryzyka przed ich podpisaniem. Jeden źle postawiony przecinek lub niejednoznaczne zdanie może prowadzić do kosztownych i możliwych do uniknięcia błędów.
Przeglądanie przez kilka osób
Zawsze dobrym pomysłem jest dokonanie przeglądu umowy przez kogoś innego niż osoba, która sporządziła dokument. Ktoś czytając umowę po raz pierwszy jest bardziej prawdopodobne, aby złapać błąd lub literówkę niż osoba, która sporządziła umowę i został patrząc na te same informacje przez długi okres czasu. Posiadanie drugiego członka zespołu prawnego, a nawet prawnika przeglądu umów, przegląd każdej ważnej umowy zwiększy szanse na wykonanie umowy, która dostarcza zgodnie z przeznaczeniem.
Review Contracts on a Regular Basis
Przeglądy umów powinny odbywać się dla istniejących umów, oprócz nowych umów. Za każdym razem, gdy przygotowujesz się do odnowienia umowy, masz okazję poprawić umowę w oparciu o wnioski wyciągnięte od czasu podpisania ostatniej umowy, naprawić coś, co zostało wcześniej przeoczone lub zmienić język w wyniku przepisów branżowych lub wytycznych, które ewoluowały od czasu, gdy umowa została pierwotnie sporządzona. Fakt, że umowa została początkowo podpisana i zaakceptowana, nie powinien uniemożliwiać regularnego przeglądu i poszukiwania możliwości optymalizacji lub dopracowania jej warunków, a także podejmowania kroków w celu rozwiązania umowy w określonych sytuacjach.
Wykorzystaj technologię
Przeprowadzenie dokładnej analizy każdego wiersza dokumentu pisemnego jest wyzwaniem stworzonym dla nowoczesnych rozwiązań technologicznych, w szczególności narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe. Rozwiązania do przeglądu umów, w tym niektóre oprogramowania do zarządzania umowami, oferują możliwość automatycznego skanowania i analizowania dużych ilości tekstu szybko i dokładnie, i w przeciwieństwie do ludzi, nie są podatne na błędy spowodowane zmęczeniem, co jest uzasadnioną obawą przy przeglądaniu długich umów.
Technologia nie powinna zastępować ludzkiego procesu przeglądu, ale gdy jest wykorzystywana jako uzupełnienie ludzkich wysiłków, rozwiązania do przeglądu umów mogą pomóc osobom odpowiedzialnym za ten proces wykonać zadanie znacznie wydajniej i dokładniej.
Aby uzyskać więcej pomocnych wskazówek i informacji na temat przeprowadzania udanego przeglądu umów, pobierz The Master Checklist for Contract Review and Management.
Część tej treści została wcześniej opublikowana na blogu ContractWorks
.