Accounting for Gift Card Sales: $1+ Billion Go Unused Each Year, Posing Unique Liability for Business Operators
Nadejście lata przynosi wiele korzyści – od stołowania się w tej popularnej pobliskiej kawiarni po zakup nowej garderoby. Czy jest lepszy moment, aby dobrze wykorzystać karty podarunkowe z wakacji? Jeszcze ważniejsze pytanie brzmi: co z tymi kartami podarunkowymi sprzedanymi i otrzymanymi w grudniu 2017 roku – ponad 20 miesięcy temu?
Sprzedaż kart podarunkowych i bonów podarunkowych detalistów, restauracji i usług związanych ze stylem życia wzrosła do najwyższego w historii poziomu zaledwie dziewięć miesięcy temu, aby przewyższyć poziom odniesienia z poprzedniego roku. Zjawisko kart podarunkowych zyskuje na popularności od ponad 35 lat i jest bardziej popularne niż kiedykolwiek ze względu na ich wygodę. Według Statista, w ciągu 10 lat, od 2008 do 2018 roku, odnotowano wzrost sprzedaży kart podarunkowych z 91 do 160 miliardów dolarów. Świetna alternatywa dla trudnych do kupienia odbiorców, trajektoria wzrostowa kart upominkowych jest bezpośrednio związana z tą nowoczesną erą zakupów online.
Oprócz prezentów, wskaźniki samodzielnych zakupów również rosną wśród ponad połowy konsumentów. Trend ten jest szczególnie popularny wśród millenialsów, którzy często doładowują karty sieci kawiarni i usług związanych ze stylem życia.
Karty upominkowe i bony upominkowe są nie tylko wygodne dla obdarowujących i obdarowywanych, ale również przynoszą wiele korzyści firmom, które je wydają. Stanowiąc znaczące źródło gotówki, są katalizatorem wydatków konsumenckich i zmniejszonych zwrotów. Według badania First Data 2018 Prepaid Consumer Insights Study, przeciętny konsument wydaje 59 dolarów ponad pierwotną wartość kart podarunkowych, przy czym karty podarunkowe w supermarketach są średnio o 94 procent wyższe od pierwotnego nominału. Najpopularniejsze kategorie to fine dining, fast casual eateries i drugstore.
Ins and Outs of Gift-Card Accounting for Business Issuers
Wracając do tych kart podarunkowych sprzedanych w 2017 roku, ponad rok temu. Podano, że około 10 do 20 procent kart podarunkowych pozostaje nieaktywnych. MarketWatch szacuje $ 1B w kartach podarunkowych iść nieużywane każdego roku. Podawane powody wahają się od niewłaściwego umieszczenia lub utraty do zapomnienia. Oprócz strat finansowych dla darczyńcy i odbiorcy, niewykorzystane karty upominkowe powodują szereg problemów księgowych związanych z ich realizacją – lub jej brakiem.
Regulacje dotyczące kart upominkowych podlegają ustawie federalnej Credit CARD Act z 2009 r., która reguluje działalność wystawców kart kredytowych. Karty podarunkowe i bony podarunkowe – a nie karty debetowe wydawane przez bank – podlegają ustawie CARD Act. Jego misją jest ochrona i wzmocnienie pozycji konsumenta, ustawa wymaga ujawnienia terminów wygaśnięcia i opłat, ogranicza opłaty za brak aktywności i usługi oraz ustanawia pięcioletnią minimalną datę wygaśnięcia kart podarunkowych.
Choć ustawa CARD Act narodziła się z prawa federalnego, to jednak nakazuje statutom państwowym określenie, czy i/lub kiedy niewykupione środki z kart trafiają do rezerw państwowych.
Powszechnie znane jako escheatment, statuty te określają, kiedy niewykorzystane środki muszą zostać przekazane odpowiedniemu rządowi stanowemu. Oczywiście, każdy stan ma swój własny statut. Na przykład, New Jersey, Nowy Jork i Floryda oferują unikalne podejście do escheatment. Każdy z nich ma swoją własną definicję karty podarunkowej lub bonu podarunkowego, jak również daty ważności, postanowienia dotyczące opłat oraz postanowienia dotyczące escheatment. Często uznawane za nieodebrane mienie, firmy muszą posiadać system dokumentacji do śledzenia niewykorzystanych kart podarunkowych. To z kolei powoduje, że po przekroczeniu okresu uśpienia, karty podarunkowe i bony podarunkowe są przekazywane do państwa.
Księgowość kart podarunkowych i bonów podarunkowych jest określona przez ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP). Wytyczne te podkreślają jeden bardzo ważny fakt: przychód z kart podarunkowych nie jest pieniądzem sprzedawcy. Reprezentuje on zamiar prowadzenia działalności gospodarczej w przyszłości. Krótko mówiąc, karty podarunkowe i certyfikaty są alternatywną metodą płatności realizowaną w momencie świadczenia usług lub dostarczania produktów.
Ponieważ sprzedaż kart podarunkowych i certyfikatów nie jest przychodem, są one ujmowane w bilansie jako zobowiązanie. Wszystkie przedsiębiorstwa wydające karty lub certyfikaty powinny utrzymywać odpowiadające im aktywa na rachunku bankowym. Transakcja ta nie jest w ogóle ujmowana w rachunku zysków i strat. Raczej gotówka trafia na konto depozytowe, oddzielne od konta bankowego, które może być wykorzystane po zrealizowaniu karty lub certyfikatu.
Choć zwiększona sprzedaż kart podarunkowych może dobrze wróżyć właścicielom firm w tej nowoczesnej erze, pęczniejąca sprzedaż kart podarunkowych może również przekładać się na zwiększoną odpowiedzialność. Z kolei wartość firmy ulega zmniejszeniu. W przypadku kart podarunkowych, których realizacja wydaje się mało prawdopodobna, przychód jest rozpoznawany jako przychód z tytułu zniszczenia. Firmy zazwyczaj korzystają z analiz historycznych i trendów, aby oszacować kwotę zerwania i rozpoznać dochód.
Unikalne wyzwania księgowe związane z kartami podarunkowymi i bonami podarunkowymi wywołują debatę na temat rachunkowości kasowej i rachunkowości memoriałowej (zgodnie z zasadami GAAP). Jeśli chodzi o rachunkowość kasową, niektórzy praktycy pozostawiają sprzedaż w rachunku zysków i strat, co pozwala na łatwiejsze określenie sprzedanych i umorzonych przychodów netto. W tym przypadku właściciele nie postrzegają sprzedaży jako gotówki operacyjnej.
Traktowanie podatkowe przychodów z kart podarunkowych jest nieco skomplikowane. Przychody ze sprzedaży kart podarunkowych są uznawane za zaliczki na towary i usługi zgodnie z Rev. Proc. 2004-34. Dla lat podatkowych rozpoczynających się po 1 stycznia 2018 r. podatnicy mogą wybrać opcję odroczenia dochodu z kart podarunkowych do końca roku podatkowego następującego po roku podatkowym otrzymania, jeśli dochód ten został również odroczony dla celów sprawozdania finansowego. Innymi słowy, dochód rozpoznany dla celów podatkowych nie może być późniejszy niż ten, kiedy jest rozpoznawany dla celów sprawozdawczości finansowej.
Różni się to od dotychczasowego traktowania dla lat podatkowych rozpoczynających się przed 1 stycznia 2018 r., gdzie istniały dwie metody rozliczania płatności zaliczkowych: metoda pełnego włączenia i metoda odroczenia. Podatnicy, którzy stosowali metodę pełnego ujęcia, rozpoznawali wpływy z kart podarunkowych i certyfikatów w roku podatkowym, w którym je otrzymali. Nie ma znaczenia, kiedy płatność została uzyskana.
Metoda odroczenia dotyczyła dwóch różnych typów podatników: posiadających odpowiednie sprawozdania finansowe i nieposiadających takich sprawozdań. Podatnicy posiadający odpowiednie sprawozdanie finansowe uznawali przychód z kart podarunkowych za przychód w roku podatkowym, w którym go otrzymali, jeżeli przychód ten został ujęty w przychodach w odpowiednim sprawozdaniu finansowym. Pozostała kwota była uwzględniana w dochodzie brutto w następnym roku podatkowym. Jeżeli podatnik nie posiadał stosownego sprawozdania finansowego, wówczas przychody z kart podarunkowych ujmował w roku podatkowym, w którym je otrzymał, w takiej wysokości, w jakiej zostały uzyskane. Każda kwota, która nie została uznana za dochód w roku podatkowym, w którym została otrzymana, została uznana w następnym roku podatkowym.
Podatnicy wydający karty upominkowe w zamian za zwrócone towary mogą traktować wydanie kart upominkowych jako płatność gotówkową, za zgodą IRS.
Nie ma wątpliwości, że karty upominkowe i certyfikaty – w formie papierowej, plastikowej i cyfrowej – są tu i teraz. W oparciu o ostatnie trendy, będą one nadal zyskiwać jeszcze większą popularność. Chociaż metodologia księgowania może się różnić, podobnie jak definicje i statuty państwowe. W rezultacie, jedynym sposobem dla firm, aby zapewnić zgodność i dokładność jest zwrócenie się do zaufanego doradcy biznesowego z wiedzy i doświadczenia w złożoności sektora produktów konsumenckich.