Definicja: Korespondencja jest pisemną formą komunikacji między dwiema stronami. Innymi słowy, jest to sposób na przekazywanie pomysłów na piśmie.
Co oznacza korespondencja w biznesie?
Korespondencja jest powszechnie stosowaną formą komunikacji w biznesie. W przeszłości, korespondencja była głównie wymieniane przez pisemne fizycznych listów lub telegrafów. W dzisiejszym świecie, definicja korespondencji rozszerzyła się poprzez włączenie mediów cyfrowych. E-maile, wiadomości tekstowe, dokumenty wymieniane za pośrednictwem platform społecznościowych i umów cyfrowych są nowymi sposobami dostarczania korespondencji.
Element formalny wbudowany w te pisemne metody komunikacji sprawia, że są one odpowiednie do przekazywania ważnych informacji biznesowych między firmami lub od firm do klientów. Pisemne listy, rachunki i faktury są nadal czasami wysyłane fizycznie, ale wiele firm przenosi swoją korespondencję do postaci cyfrowej, ponieważ jest ona tańsza i łatwiejsza do śledzenia. Korespondencja biznesowa pomaga również jako dowód w rozwiązywaniu nieporozumień. Posiadając ślad papierowy, każda ze stron zaangażowanych w transakcję może przejrzeć wcześniej podane informacje, aby upewnić się, kto źle zrozumiał sytuację. Jest to szczególnie ważne w procedurach rozwiązywania konfliktów lub w sporach prawnych.
Przyjrzyjrzyjmy się temu przykładowi dla dalszej ilustracji.
Przykład
Fantastic Body Co. jest lokalną siłownią zlokalizowaną w mieście Memphis. Firma ma ponad 350 abonentów, którzy płacą stałą miesięczną opłatę, aby cieszyć się wszystkimi usługami świadczonymi przez Fantastic Body. Firma oferuje obecnie trzy metody płatności: karta kredytowa, przelew bankowy lub PayPal. Procedura płatności w firmie rozpoczyna się od wysłania faktury pocztą elektroniczną do abonenta pierwszego dnia każdego miesiąca, a klient ma 5 dni na jej opłacenie, zanim abonament zostanie uznany za nieaktywny. Jak powinna wyglądać korespondencja w tym akapicie?