Negocjacje umów nie zmieniły się od czasu pojawienia się poczty elektronicznej, ale nowe technologie sprawiają, że negocjacje umów są szybsze, inteligentniejsze i mniej ryzykowne. W tym artykule wyjaśnimy, czym są negocjacje umów, dlaczego tradycyjne podejście do negocjacji umów stwarza zagrożenia dla biznesu oraz jak nowe technologie pomagają zespołom prawnym negocjować złożone umowy na skalę.
Co to są negocjacje umów?
Negocjacje umów to proces dochodzenia do porozumienia w sprawie zestawu prawnie wiążących warunków (tutaj skupimy się na negocjacjach między dwiema firmami). Kiedy dwie firmy negocjują, obie strony starają się uzyskać korzystne warunki i zminimalizować ryzyko finansowe, prawne i operacyjne.
Negocjując umowy z dostawcami, na przykład, Twoja firma może naciskać na możliwość płacenia miesięcznie, a nie rocznie (lub odwrotnie). W płatnościach, podobnie jak w wielu innych kwestiach, niekoniecznie istnieje „właściwa” opcja, a raczej opcja, która ma największy sens dla Twojej firmy. Powodem, dla którego negocjujemy kontrakty w biznesie, jest zapewnienie, że nasze umowy ustawiają nasze firmy na długoterminowy sukces.
Długotrwałe wyzwania związane z negocjowaniem umów
Negocjowanie umów jest często najważniejszą częścią cyklu życia umowy. Opóźnienia w generowaniu lub realizacji kontraktu mogą na przykład spowolnić działalność firmy, ale jest mało prawdopodobne, aby miały istotny wpływ na jej wynik finansowy. Z drugiej strony, źle przeprowadzone negocjacje mogą na lata obciążyć firmę uciążliwymi zobowiązaniami prawnymi.
W rutynowych negocjacjach – na przykład negocjacjach w sprawie licencji na oprogramowanie – dyskusje koncentrują się na takich kwestiach, jak prawo właściwe, obsługa danych klientów, bezpieczeństwo informacji i cena. Firma A może powiedzieć firmie B: „Jesteśmy skłonni kupić za tę cenę, jeśli uwzględnicie standardowe zobowiązania naszej firmy dotyczące czasu sprawności systemu, ale będziecie musieli obniżyć cenę, jeśli chcecie używać języka waszej firmy.”
Ta wymiana zdań może odbywać się w czasie rzeczywistym (podczas rozmowy telefonicznej lub spotkania w cztery oczy) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale poczta elektroniczna jest bardziej powszechna, a dynamika w obu przypadkach jest taka sama. Obie strony oferują ustępstwa i w trakcie tego procesu wprowadzają, usuwają lub modyfikują klauzule umowne – elementy składowe kontraktów – dopóki obie strony nie dojdą do porozumienia.
Pomimo że z pewnością istnieją najlepsze praktyki dotyczące tego, jak negocjować kontrakt, sama ilość koordynacji wymagana podczas negocjacji kontraktu sprawia, że proces ten jest wyzwaniem logistycznym dla wszystkich zespołów. Wyobraź sobie, że musisz pogodzić informacje zwrotne dotyczące kontraktu od wielu wewnętrznych interesariuszy (np. z działu finansowego lub operacyjnego) i kontrahentów w wielu wątkach e-mailowych. Na dodatek, wyobraź sobie, że robisz to dla wielu różnych kontraktów jednocześnie.
Kluczami do negocjacji umów są zarządzanie wiedzą i zarządzanie procesem: jeśli nie znasz historii i statusu każdej ze swoich negocjacji umów, nie możesz być pewien, że osiągasz najlepszy wynik dla swojej firmy.
Zespoły prawnicze, którym brakuje centralnego systemu śledzenia umów i negocjacji, często spędzają większość czasu na łączeniu edycji umów z różnych zespołów biznesowych i śledzeniu najnowszych wersji umów. W przypadku firm, które działają w oparciu o kwartalne cykle sprzedaży, sytuacja jest jeszcze gorsza – słyszeliśmy, jak niektórzy radcy prawni twierdzili, że ostatnie tygodnie kwartału odpowiadają za 50% wolumenu umów.
Znaczenie biznesowe, złożoność operacyjna i nierówna ilość umów sprawiają, że negocjowanie umów jest trudnym wyzwaniem dla zespołów prawnych i technologii kontraktowych.
Niespełniony potencjał: historia technologii negocjacji umów
Negocjacje umów od dziesięcioleci nie doczekały się prawie żadnych innowacji. Ostatnią dużą zmianą w negocjacjach umownych było powszechne przyjęcie poczty elektronicznej w latach dziewięćdziesiątych XX wieku.
To nie tylko inercja jest tego winna. Oprócz tego, że poczta elektroniczna i Microsoft Word są niezawodne i szeroko rozpowszechnione, w pewien sposób wyjątkowo nadają się do negocjowania umów. Korzystanie z poczty elektronicznej i Microsoft Word pozwala zespołom prawnym ograniczyć komunikację do konkretnych stron, zachować znacznik czasu każdej komunikacji i dzielić się dokumentami w quasi-uniwersalnym formacie. To są podstawowe wymagania dla wszelkich narzędzi negocjacyjnych.
Pomyśl o alternatywach. Na przykład, nie chciałbyś negocjować kontraktu za pośrednictwem Dokumentów Google, gdzie Twój kontrahent może zobaczyć każde naciśnięcie klawisza. Nie chcesz też dać kontrahentowi dostępu do wspólnej firmowej pamięci masowej w chmurze (np. Dropbox), ponieważ może to stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa.
Jedynym sposobem na usprawnienie negocjacji kontraktów jest przyjęcie narzędzi zaprojektowanych specjalnie do negocjowania kontraktów z kontrahentami i współpracy z wewnętrznymi interesariuszami. Dopiero niedawno technologia dogoniła problem negocjacji umów.
Zmiana w grze: technologia dogania problem negocjacji umów
Trzy technologiczne bariery dla poprawy negocjacji umów to centralizacja, łatwość użycia i bezpieczeństwo klasy korporacyjnej. W przeszłości zespoły prawne były zmuszone do wyboru między wygodą a bezpieczeństwem. Jednak wraz z pojawieniem się nowych technologii zespoły prawne nie muszą już dokonywać poważnych kompromisów przy wdrażaniu narzędzi do negocjowania umów.
Centralizacja. Zespoły prawne historycznie miał umowy rozproszone wszędzie – w szafkach na dokumenty, na lokalnych dyskach twardych i gdzie indziej. Ta decentralizacja narażała firmy na znaczne ryzyko. Dlatego też, w początkowym okresie, zarządzanie umowami koncentrowało się na zebraniu wszystkich umów w jednym miejscu. Wraz z pojawieniem się rozwiązań do zarządzania cyklem życia umowy, centralizacja nie stanowi już istotnej bariery technologicznej.
Dostosowalność i łatwość użycia. Kiedyś oprogramowanie było tworzone albo dla konsumentów nietechnicznych, albo dla specjalistów. Przeglądarki internetowe pasują do pierwszej kategorii; wymagają niewielkiego szkolenia, ale nie są wysoce konfigurowalne. W drugiej kategorii znajdują się narzędzia branżowe, takie jak oprogramowanie do edycji wideo – te narzędzia są potężne i wysoce konfigurowalne, ale trudno jest ich używać bez szkolenia.
Nowe technologie prawne łączą w sobie najlepsze cechy obu podejść. Pozwalają one na wysoki stopień konfigurowalności i kontroli (niezbędne dla zespołów prawnych), a jednocześnie wymagają minimalnego szkolenia użytkownika. Na przykład, nowe narzędzia do negocjowania umów pozwalają użytkownikom szybko komentować dokumenty online i zapętlać wielu współpracowników za pośrednictwem powiadomień online lub e-mail, zamiast wysyłać indywidualne wiadomości e-mail z załącznikami.
Bezpieczeństwo i uniwersalna kompatybilność. Negocjacje umów są najbardziej efektywne, gdy obie strony są w stanie korzystać z narzędzi, z którymi są zaznajomione. W przeszłości narzędzia albo przyjmowały podejście „murowanego ogrodu” (w którym obie strony musiały korzystać z tego samego portalu internetowego), albo pozostawiały obie strony w poczcie elektronicznej i programie Microsoft Word. Dzisiejsze narzędzia zapewniają elastyczność, dając obu stronom negocjacji kilka różnych opcji edycji, przeredagowywania i komentowania umów w bezpieczny sposób.
Podejmowanie działań: czego szukać w następnym narzędziu do negocjacji umów
Jak zatem wybrać rozwiązanie do zarządzania umowami, które wspiera negocjacje, najbardziej istotną część procesu zawierania umów? Oto trzy rzeczy, których należy szukać:
Możliwość śledzenia negocjacji umów w całej firmie. Poszukaj narzędzia, które pozwala na śledzenie wszystkich statusów negocjacji umów, a także właścicieli każdego zadania negocjacyjnego. Narzędzie powinno być w stanie powiedzieć, gdzie stoi każdy kontrakt i czy jest on blokowany przez Twój zespół, czy przez kontrahenta.
Intuicyjny, konsumencki interfejs użytkownika. Poszukaj narzędzia, które ma nowoczesny, oparty na przeglądarce interfejs użytkownika. Nadanie priorytetu łatwości użytkowania zwiększy prawdopodobieństwo, że Twój zespół prawny przyjmie Twoją platformę kontraktowania i pomoże Ci znacznie zawęzić opcje dostawców, ponieważ wiele narzędzi negocjacyjnych jest tak trudnych w użyciu, że użytkownicy końcowi uciekają się do wysyłania e-maili do swojego zespołu prawnego, zamiast działać w ramach oprogramowania.
Bezproblemowa integracja w ramach platformy do zarządzania cyklem życia umowy. Poszukaj narzędzia do negocjacji umów, które jest częścią szerszego pakietu do zarządzania umowami, najlepiej takiego, który jest przeznaczony do obsługi generowania dokumentów, trasowania zatwierdzeń, podpisu elektronicznego, przechowywania dokumentów i raportowania. Twoim celem powinna być konsolidacja jak największej liczby zadań związanych z umowami w jednym systemie. Zapewnia to dokładność danych, obniża koszty i minimalizuje obciążenie zespołu prawnego w zakresie zarządzania zmianami.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat negocjacji umów i zarządzania umowami?
Sprawdź, jak Ironclad Editor umożliwia negocjowanie umów i współpracę z takimi firmami, jak Fitbit, Mastercard i L’Oréal. Następnie pobierz nasz przewodnik Evaluating Contract Management, który pokazuje, w jaki sposób wewnętrzne zespoły prawne mogą wykorzystać cyfrową technologię zawierania umów do standaryzacji i usprawnienia procesów przechodzenia umów przez zatwierdzenia i systemy.