Czas czytania: 3 minuty
Każda firma, która kupuje towary i usługi od swoich dostawców na kredyt, musi rejestrować swoje zobowiązania lub pieniądze, które jest winna swoim dostawcom. Nie wystarczy tylko rejestrować rachunki i je spłacać – ważne jest, aby regularnie kontrolować rachunki do zapłaty, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku. Brak audytu może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji dla Twojej firmy, takich jak podwójne lub nieodebrane płatności od dostawców i niezarejestrowane zobowiązania. W tym przewodniku zobaczymy, czym są zobowiązania, co oznacza audyt zobowiązań i jak przygotować firmę do audytu zobowiązań.
Więc czym są zobowiązania?
Zobowiązania to po prostu suma pieniędzy, którą firma jest winna swoim dostawcom. Zobowiązania to konto pasywów, które pojawia się w rachunkowości memoriałowej, gdy firma kupuje towary lub usługi od swoich dostawców na kredyt i musi jeszcze za nie zapłacić. Zobowiązania mają kluczowe znaczenie, ponieważ stanowią zapis tego, co firma jest winna swoim dostawcom lub wierzycielom. Na przykład, załóżmy, że zakupiłeś dla swojej firmy komputer stacjonarny o wartości 2 500 USD od sprzedawcy na kredyt. Zwiększa to stan aktywów, ponieważ kupiliśmy komputer, oraz zwiększa stan zobowiązań o 2 500 USD, ponieważ dokonaliśmy zakupu na kredyt. To zobowiązanie jest rejestrowane jako zobowiązanie wobec sprzedawcy i będzie wymienione w sekcji zobowiązań krótkoterminowych w bilansie.
Co oznacza audyt zobowiązań?
W prostych słowach, audyt oznacza kontrolę. Audyt zobowiązań to formalna, dobrze zorganizowana i dokładna kontrola dokumentacji zobowiązań firmy. Audyt może być przeprowadzony zarówno przez audytorów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Audyt jest wymagany we wszystkich krajach, ale zasady dotyczące tego, kiedy audyt jest wymagany, zmieniają się w zależności od kraju. Rządy zazwyczaj wymagają, aby firmy były poddawane audytowi, gdy tylko przekroczą pewien próg przychodów.
Audyt jest ważny, ponieważ ujawnia, czy zobowiązania firmy są rejestrowane prawidłowo i czy rejestry zapewniają dokładny obraz zobowiązań firmy. Pokazuje również, że działasz zgodnie z zasadami i że zasoby Twojej firmy są wykorzystywane do legalnych celów. Regularny audyt zobowiązań zapewnia, że rachunki są płacone na czas i pomaga zapobiegać podwójnym płatnościom, niezarejestrowanym zobowiązaniom i zaległościom w płatnościach dla dostawców.
Co audytorzy szukają przed audytem
Audytorzy niekoniecznie postępują zgodnie z ustalonymi wzorcami podczas audytu. Ich metody audytu różnią się w zależności od wielkości firmy, liczby transakcji biznesowych przeprowadzonych w badanym okresie oraz poziomu potrzebnej dokładności. Ogólnie rzecz biorąc, im większa firma, tym większa wymagana dokładność.
Jak działa audyt?
W typowym procesie audytu zobowiązań są cztery etapy: planowanie, praca w terenie, raport z audytu i przegląd uzupełniający.
Planowanie
Pierwszym etapem procesu audytu jest planowanie. Audytorzy omawiają zakres procesu audytu, a także możliwe wyniki audytu. Podczas planowania można również omówić z audytorami wszelkie obawy dotyczące sprawozdań finansowych, potencjalnych oszustw lub potrzeby poprawy. Po tej dyskusji, audytorzy mogą wymyślić plan działania dla kolejnych kroków w procesie audytu, począwszy od pracy w terenie.
Praca w terenie
To jest, gdy audyt faktycznie zaczyna się i rola audytora jest wprowadzana w życie. Audytorzy zaczynają sprawdzać, jak funkcjonuje Twoja firma. Badają transakcje biznesowe i dokumenty, w tym zamówienia zakupu, faktury sprzedawców, zapisy bankowe i wpisy w dzienniku, aby upewnić się, że informacje w nich zawarte są poprawne, płatności zostały dokonane prawidłowo, a warunki zostały spełnione. Praca w terenie może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od tego, jak duża jest firma i jak wielu transakcji dokonała.
Sprawozdawczość z audytu
Po zakończeniu pracy w terenie audytorzy umieszczają swoje ustalenia w raporcie. Raport ten zawiera wszystkie informacje, które audytorzy odkryli na temat zobowiązań Twojej firmy i ich dokładności. Raport określa również obszary, w których Twoja firma radzi sobie dobrze oraz obszary, w których może wymagać poprawy.
Przegląd uzupełniający
Audyt nie kończy się na etapie raportowania. Audytorzy przeprowadzają przegląd kontrolny po roku, aby sprawdzić, czy sugerowane zmiany zostały wdrożone i czy osiągnięto pożądane wyniki.
Przygotowanie firmy do audytu
Jak więc przygotować firmę do audytu? Oto kilka kroków, które pomogą ułatwić pracę audytorom.
- Zdobądź system księgowy, który pomoże rejestrować Twoje rachunki, wydatki, i innych transakcji zakupu
- Skategoryzuj swoje wydatki w schludny sposób na kontach wydatków
- Śledź kredyty sprzedawców i wykorzystaj je następnym razem, gdy będziesz musiał zapłacić swoim sprzedawcom
- Uzgodnij swoje konta bankowe przed audytem
Audyty nie muszą być bólem głowy
Przeprowadzenie audytu rachunków do zapłaty pomaga wychwycić kosztowne błędy i zapobiec oszustwom związanym z płatnościami. Audyt nie jest jednak prostym zadaniem, a ręczne przeglądanie dokumentów jest skomplikowanym procesem, który w rzeczywistości zwiększa ryzyko oszustwa. Z drugiej strony, aplikacja księgowa, która wykorzystuje automatyzację, może pomóc w utrzymaniu porządku w Twoich rozliczeniach. Oprócz przygotowania do audytu, będzie to zmniejszyć zakres błędów i oszustw, dając mniej się martwić, gdy sezon audytu przychodzi wokół.
.