EDI 997 (Potwierdzenie Funkcjonalne)
Zestaw Transakcyjny EDI 997 (Functional Acknowledgment) jest przekazywany pomiędzy stronami, gdy nastąpiła transmisja w środowisku EDI. Potwierdza on jedynie odbiór zestawu transakcyjnego EDI. Kiedy dwie strony, jak kupujący i dostawca, wymieniają się transmisją EDI, po której następuje potwierdzenie, są one określane jako „partnerzy handlowi”. Na przykład, typowym scenariuszem jest wysłanie przez sprzedawcę zestawu transakcyjnego EDI 810 Invoice. Nabywca potwierdza otrzymanie EDI 810 poprzez wysłanie EDI 997 Potwierdzenia Funkcjonalnego. Ważne jest, aby zauważyć, że otrzymanie EDI 997 od strony zdalnej nie oznacza, że strona ta zgadza się lub nie zgadza się z treścią transmisji EDI. Mówi jedynie, że ją otrzymali i wysyłają potwierdzenie odbioru.
Czym jest Potwierdzenie Funkcjonalne EDI 997?
EdI 997 zawiera format i ustala zawartość danych Zestawu Transakcji Potwierdzenia Funkcjonalnego do użycia w kontekście środowiska EDI. Zestaw transakcji może być użyty do zdefiniowania struktur kontrolnych dla zestawu potwierdzeń, aby wskazać wyniki analizy składniowej elektronicznie zakodowanych dokumentów, takich jak faktura EDI 810. Zakodowane dokumenty są zestawami transakcji, które są pogrupowane w grupy funkcjonalne, używane do definiowania transakcji dla biznesowej wymiany danych. Standard ten nie obejmuje semantycznego znaczenia informacji zakodowanych w zestawach transakcji, ponieważ mogą się one różnić pomiędzy systemami tłumaczeniowymi.
Proces komunikacji EDI 997
Dokument EDI 997 jest zawsze wysyłany zarówno przez kupującego jak i sprzedającego jako sposób zapewnienia, że komunikacja dokumentu została pomyślnie przeprowadzona. Dzięki EDI 997 partnerzy mogą sprawdzić, które wymiany EDI były udane, a które miały problemy. Jak wszystkie inne dokumenty EDI, EDI 997 musi być wygenerowany przez translator EDI a następnie wysłany do odbiorcy za pomocą środków elektronicznych. Komputer wysyłający zazwyczaj przetłumaczy EDI 997 na format EDI, podczas gdy komunikacja będzie miała miejsce albo poprzez internetowe połączenie EDI albo poprzez sieć VAN (Value Added Network).
When Is an EDI 997 Functional Acknowledgement Transmitted?
Kiedy transakcja EDI jest odbierana, strona zdalna może wysłać EDI 997 Functional Acknowledgement, potwierdzając odbiór transakcji, które zostały złożone i przetłumaczone przez system EDI. Odpowiedź ta nie jest potwierdzeniem ważności danych, ale raczej potwierdzeniem, że zostały one odebrane. Podczas tłumaczenia danych, niektóre bardziej zaawansowane EDI 997 mogą odpowiedzieć, jeśli wystąpią błędy składni w początkowej transmisji danych zestawu transakcyjnego. Zależy to w dużej mierze od tego, jak operacja EDI została skonfigurowana w danym przewodniku EDI lub dokumencie mapującym.
Przesłanie EDI 997
Gdy EDI 997 jest gotowy do wysłania do odbiorcy, jedna z dwóch metod będzie ogólnie stosowana. Pierwszą i wciąż najbardziej popularną metodą jest użycie VAN. VAN działa jako pośrednik pomiędzy dwoma stronami, ułatwiając komunikację EDI 997 (i innych dokumentów EDI). Poza zwykłym dostarczeniem, VAN jest również odpowiedzialny za zapewnienie, że transmisja jest bezpieczna w trakcie całego procesu. Jest to zawsze konieczne, ale tym bardziej w przypadku dokumentów takich jak EDI 997, które mogą zawierać prywatne i poufne informacje. Drugą popularną opcją jest użycie bezpośredniego połączenia przez Internet do wymiany EDI 997 pomiędzy dwoma stronami. Ta druga forma komunikacji jest również znana jako komunikacja AS2. Przy użyciu AS2 do przesłania EDI 997, dokument jest szyfrowany u źródła i wysyłany za pomocą bezpiecznych protokołów internetowych do odbiorcy, który następnie musi posiadać oprogramowanie zdolne do odszyfrowania EDI 997 przed tłumaczeniem.
Tłumaczenie EDI 997
Po otrzymaniu EDI 997, pierwszym krokiem musi być przetłumaczenie dokumentu. EDI 997, jak każdy inny dokument EDI, w swoim rodzimym formacie nie jest przeznaczony do czytania przez człowieka. W procesie tłumaczenia, EDI 997 zostanie przekonwertowany na jedną z dwóch form. Jedną z nich jest format „czytelny dla człowieka”, który jest zazwyczaj w formie raportu, który jest drukowany lub bardziej prawdopodobne jest, że zostanie umieszczony w formacie pliku, który można łatwo zaimportować do systemu księgowego lub ERP. Tłumaczenie EDI 997 na ten łatwiejszy do zintegrowania format jest pierwszym kluczowym krokiem w odbiorze dokumentu, zanim będzie on mógł być użyty przez zamierzonego odbiorcę.
Co się dzieje po wysłaniu Potwierdzenia Funkcjonalnego EDI 997?
Po przesłaniu Zestawu Transakcyjnego Potwierdzenia Funkcjonalnego EDI 997, następny krok zależy od tego, jaką transakcję potwierdzasz. Na przykład, jeśli weryfikujesz otrzymanie faktury EDI 810, następnym krokiem będzie albo wiadomość tekstowa EDI 864, aby zakwestionować fakturę z powodu błędu lub EDI 820 Remittance Advice, aby wyszczególnić płatność za towary lub usługi. Następny krok po EDI 997 zależy od tego, co transmisja potwierdza i czy dane są dokładnie odbierane.
Integracja EDI 997 w Twoim biznesie
Odkąd EDI 997 jest przetłumaczony na format gotowy do użycia w komputerze, wtórny proces wewnętrzny bierze nowy plik z informacjami, które pochodzą z EDI 997 i przenosi go do systemu ERP lub księgowego odbiorcy. Na tym etapie transformacji, EDI 997 jest teraz dokumentem, który może być identyfikowany i używany przez odbiorcę zgodnie z intencją nadawcy EDI 997.
Czy jesteś gotowy, aby rozpocząć pracę z EDI? Skontaktuj się z nami!