Efektywna komunikacja biznesowa jest kluczowa dla sukcesu każdej firmy. Słaba komunikacja jest nie tylko frustrujące na poziomie osobistym, ale ma potencjał, aby spowodować ogromne straty finansowe. Błędnie zinterpretowane wiadomości, utracone e-maile, lub słabe zrozumienie może spowodować opóźnienia, nieudanych projektów, lub utraty klientów. Dlatego ważne jest, aby każdy w Twojej firmie doskonalił swoje umiejętności komunikacyjne, zwłaszcza gdy jest w pozycji władzy.
Zebraliśmy mały zbiór wskazówek i technik, które możesz zastosować, aby stać się lepszym komunikatorem i pomóc swojej firmie w rozwoju.
Zachowaj ciszę
Najczęstszym błędem popełnianym przez wszystkich w komunikacji jest zbyt szybkie odpowiadanie. Częściej niż nie, pośpieszna odpowiedź tylko zaszkodzi rozmowie i w rzeczywistości uniemożliwi nam dowiedzenie się czegoś więcej.
Zachowanie milczenia po usłyszeniu oświadczenia zachęca drugą osobę do kontynuowania i zaoferowania nam więcej informacji. Bez względu na to, czy słyszysz przemówienie, raport, czy po prostu prowadzisz rozmowę, poczekaj, aż druga osoba zamilknie na około 10 sekund, zanim odpowiesz lub zadasz pytania uzupełniające.
Zadawanie pytań
Zadawanie pytań ma dwie główne korzyści w komunikacji: po pierwsze, pomaga nam znaleźć informacje, których potrzebujemy, a po drugie, pokazuje drugiej osobie, że jesteśmy zainteresowani tym, co ma do powiedzenia, co podtrzymuje rozmowę.
Rozwijaj swój biznes szybciej dzięki skutecznej komunikacji w zespole!
Im więcej pytań zadajesz, tym lepiej zrozumiesz omawiany temat. Co więcej, menedżerowie i liderzy zespołów powinni zadawać pytania w celu sprawdzenia poziomu zrozumienia tematu przez swoich podwładnych. Pytania są siłą napędową komunikacji, więc nigdy nie bój się jej podtrzymywać.
Słuchaj aktywnie
Słyszenie słów wychodzących z czyichś ust nie zawsze jest tożsame ze słuchaniem. Słuchanie wiąże się z zaangażowaniem i uznaniem. Przytakiwanie, powtarzanie tego, co zostało powiedziane i zadawanie pytań to strategie aktywnego słuchania, które poprawiają jakość rozmowy i zwiększają ilość informacji, które zostaną zapamiętane. Najczęstszym przykładem jest powtarzanie imienia osoby, kiedy jesteś jej przedstawiany.
W pracy aktywne słuchanie zwiększa ilość zapamiętanych szczegółów, pokazuje zainteresowanie drugą osobą i buduje więź między zaangażowanymi stronami.
Udzielanie informacji zwrotnych
W prawie każdym środowisku pracy, informacja zwrotna jest kluczową częścią przepływu pracy. Poznawanie opinii innych ludzi, słuchanie ich sugestii i oferowanie własnych w zamian jest tym, co prowadzi do postępu i rozwoju. Ale zarówno udzielanie, jak i otrzymywanie informacji zwrotnej może być bardzo kruchym procesem komunikacyjnym.
Bycie szczerym jest zawsze ważne, ale sposób, w jaki przedstawiasz swój punkt widzenia może sprawić, że różnica między pozytywnym a negatywnym doświadczeniem będzie ogromna. Większość ludzi jest wrażliwa na krytykę, a brutalnie szczera opinia może być postrzegana jako złośliwa. Dlatego zawsze ważne jest, aby formułować swoje opinie w sposób pozytywny, nawet jeśli jest to krytyka. Zadawaj dodatkowe pytania, aby upewnić się, że wszystko dobrze zrozumiałeś, a następnie zaoferuj porady dotyczące poprawy, zamiast niszczyć pracę innych ludzi.
Pokaż empatię
Środowisko pracy może być bardzo stresujące i przytłaczające, i właśnie dlatego musimy okazywać sobie nawzajem empatię. Empatyczna komunikacja buduje zaufanie wśród współpracowników, jednocześnie zachęcając ludzi do robienia tego, co najlepsze, nawet jeśli nie wydaje się to wystarczająco dobre.
Ludzie są bardziej skłonni do większego wysiłku, kiedy czują, że ich walka jest doceniana, a nie ignorowana. Nikt nie lubi być traktowany jak robot, od którego zawsze oczekuje się produktywności.
Praktykuj empatię w pracy i dziel się swoimi uczuciami z kolegami z zespołu. Częściej niż nie, zdasz sobie sprawę, że większość ludzi podziela podobne uczucia i zmaga się z podobnymi problemami jak ty.
Zachowaj entuzjazm
Utrzymywanie pozytywnego nastawienia jest zawsze ważne dla skutecznej komunikacji biznesowej. Udane interakcje z szefami, kolegami z zespołu lub klientami wymagają wyrażania wysokiego poziomu entuzjazmu.
Powodem, dla którego sprzedawcy zawsze uśmiechają się do klientów, jest to, że ludzie są bardziej otwarci i chętniej reagują na pozytywne bodźce.
Obserwuj swoją mowę ciała
Nikt nie chce rozmawiać z kimś, kto ciągle przewraca oczami, wzdycha, opiera podbródek w pięści lub ciągle sprawdza swoje smartfony. Wszystko to są znaki, że nie możesz być mniej zainteresowany tym, co druga osoba ma do powiedzenia. Nie trzeba być detektywem Lie to Me, aby to zauważyć. Zamiast tego ustaw się tak, aby wydawać się uważnym, nawiąż kontakt wzrokowy, przytaknij w zgodzie lub potrząśnij głową na znak poparcia.
Język ciała jest ogromną częścią komunikacji niewerbalnej, która pokazuje, jak naprawdę czujesz się podczas rozmowy. Poza tym, robi różnicę między kimś, kto jest w pozycji (niezamierzonej) władzy i wiedzy, a kimś, kto ma niewielkie zrozumienie omawianej sprawy.
Buduj połączenia
Jeśli chcesz, aby ludzie rzeczywiście słuchali i rozumieli, co mówisz, musisz zrobić więcej niż tylko mówić. Musisz budować połączenia. Okaż zainteresowanie swoim rozmówcą, a oni odwdzięczą się tym samym. Wiedząc, z kim rozmawiasz, jakie jest ich tło i jakie są ich zainteresowania, da Ci jasny pomysł, jak podejść do każdego tematu, aby faktycznie do nich dotrzeć. Dobry komunikator zna swoją publiczność i odpowiednio kształtuje swój przekaz.
Jak ważne, to jest wielki sieci strategii. Budowanie połączeń z innymi profesjonalistami powinno być częścią planów zawodowych każdego człowieka.
Używaj odpowiednich narzędzi do skutecznej komunikacji biznesowej
W dzisiejszych czasach interakcje twarzą w twarz są często zastępowane przez komunikację cyfrową. Kanał, który wybieramy do tego celu, ma kluczowe znaczenie dla skuteczności komunikacji. Podczas gdy starsze pokolenia nadal preferują stary dobry e-mail, millenialsi i Y-ers są bardziej skłonni do korzystania z czatu na żywo.
W związku z tym, wiele firm polega na aplikacjach do komunikacji zespołowej, takich jak Hubgets, aby obsłużyć swoje codzienne potrzeby komunikacyjne. Oprócz oszczędności czasu, aplikacje do komunikacji zespołowej mają inne ogromne zalety, takie jak równy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym i do przyszłego odniesienia, bez wpływu na położenie geograficzne członków zespołu. Komunikacja biznesowa nigdy nie była bardziej efektywna.
Moc jest w Twoich rękach
Poprawa jakości Twojej komunikacji ostatecznie wymaga zmian na poziomie osobistym. Skuteczna komunikacja biznesowa jest konsekwencją wspólnych, osobistych wysiłków wszystkich zaangażowanych stron.
Zacznij od pracy nad poprawą własnych umiejętności komunikacyjnych, niech Twoja firma oferuje szkolenia komunikacyjne dla wszystkich pracowników i zachęca do kultury uczciwości, zaufania i współpracy.