Czy dopiero zaczynasz, czy jesteś w biznesie od jakiegoś czasu, tworzenie i utrzymywanie schematu organizacyjnego firmy może być bardzo pomocnym sposobem na zilustrowanie tego, jak działa Twoja firma, a także może być wykorzystane do pokazania, jak zamierzasz się rozwijać i zmieniać w przyszłości.
Co to jest schemat organizacyjny małej firmy? Schemat organizacyjny firmy, czasami określany również jako „business org chart”, jest wizualną reprezentacją struktury Twojej firmy – nakreśla rolę każdego pracownika i wyjaśnia, kto komu podlega w Twojej firmie. W wielu przypadkach opracowanie i aktualizacja tego schematu będzie należała do obowiązków działu kadr w małej firmie, ale jeśli nie masz obecnie oddzielnego oddziału kadr (lub nawet jeśli masz), warto zrozumieć, jak te tabele działają i jak je stworzyć.
W tym przewodniku wyjaśnimy dokładnie, jak stworzyć biznesowy schemat organizacyjny w czterech prostych krokach – omawiając różne rodzaje schematów, z których możesz wybierać, jak również różne cele, które powinieneś rozważyć podczas tworzenia schematu organizacyjnego dla swojej firmy.
Jak stworzyć biznesowy schemat organizacyjny
Ale patrząc na przykłady biznesowych schematów organizacyjnych może być przytłaczające, tworzenie jednego z tych schematów dla Twojej firmy może być podzielone na cztery proste kroki. Podejmując ten proces krok po kroku, będziesz w stanie zdecydować, który typ wykresu jest najlepszy dla Twojej firmy i ostatecznie, rozwijać tabelę (jak wiele innych dokumentów operacyjnych masz), które mogą być wykorzystywane w całym cyklu życia firmy. Mając to na uwadze, zaczynajmy:
Krok 1: Zdecyduj, jak ułożyć schemat organizacyjny swojej firmy.
Pierwszym krokiem w tworzeniu schematu organizacyjnego dla Twojej firmy jest podjęcie decyzji, jakiego typu schematu chcesz użyć. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją cztery popularne projekty do rozważenia i będziesz chciał wybrać ten, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.
Hierarchiczny biznesowy schemat organizacyjny
Na początek, hierarchiczny schemat zaczyna się na szczycie firmy i działa w dół łańcucha dowodzenia (jak widać poniżej). Pionowa linia między osobami oznacza, że pracownik znajdujący się wyżej bezpośrednio nadzoruje pracownika znajdującego się niżej. Hierarchie pokazują również relacje boczne, gdzie dwie osoby są na równej stopie w ramach biznesu, ale mogą nadal współpracować lub dzielić się obowiązkami – te wykresy używają linii poziomych, aby połączyć pracowników bocznych. Biznes schemat organizacyjny tutaj pokazuje, jak firma jest zorganizowana, począwszy od CEO i postępując przez resztę firmy.
Można zobaczyć inny przykład poniżej, podobnie zorganizowany, ale w formacie graficznym, który zawiera zdjęcia:
Ogółem, większość małych firm korzysta z hierarchicznego schematu organizacyjnego, ponieważ jest to najprostsza opcja. This being said, you can use this type of business org chart even if you have only a few names to fill in-as your business grows, it’s easy to add new employees.
Functional Business Organizational Chart
Next, you might consider a functional business organizational chart if your company is large enough to divide employees into departments. Ten typ diagramu pokazuje szefa każdego działu i wszystkie osoby, które do nich raportują. Funkcjonalny wykres nie różni się całkowicie od hierarchicznego, ale ma nieco inny nacisk na podstawie różnych działów.
W poniższym przykładzie, każde pole ma pusty tekst, ale tutaj jest to, co zalecamy, aby wymienić dla każdej osoby. Możesz użyć tych samych informacji we wszystkich schematach organizacyjnych małych firm:
- Nazwisko pracownika (pozostaw puste, jeśli stanowisko jest otwarte)
- Dział (sprzedaż, marketing, księgowość, operacje, itp.)
- Stanowisko lub nazwa stanowiska (przedstawiciel handlowy, przełożony, account manager)
- Opis obowiązków (krótkie zdanie lub dwa powinny wystarczyć)
- Lokalizacja (jeśli masz więcej niż jedno biuro)
- Informacje kontaktowe (adres fizyczny, numer telefonu lub numer wewnętrzny, numer służbowego telefonu komórkowego, roboczy adres e-mail)
- Zdjęcie (aby rozpoznać się nawzajem z łatwością)
Jak widać, chociaż funkcjonalny schemat organizacyjny małej firmy jest dość podobny do opcji hierarchicznej, ten diagram może być przydatny do wyróżnienia działów, dając większy wgląd w to, jak Twoja firma funkcjonuje w ten konkretny sposób.
Matrix Business Organizational Chart
Trzecia opcja, zwana matrycą lub cross-funkcjonalnym biznesowym schematem organizacyjnym, jest przydatna, jeśli pracownicy raportują do wielu przełożonych. Podobnie jak wykresy hierarchiczne, macierzowe schematy organizacyjne ilustrują bezpośrednie relacje nadzorcze między pracownikami, ale pokazują również kierownika projektu, zespół lub dział, do którego zgłasza się pracownik. Jak widać na poniższym przykładzie, linie ciągłe ponownie wskazują, że dana osoba jest głównym przełożonym osoby znajdującej się poniżej niej. Linie przerywane pokazują mniej bezpośrednie, ale niemniej ważne powiązania raportowania.
Jak pokazuje ten schemat organizacyjny z Project Management Institute, macierzowy schemat organizacyjny małej firmy jest często używany przez firmy z kierownikami projektów, którzy pracują w różnych zespołach. Podobnie, może się okazać, że produkt, badania i firmy oparte na inżynierii są bardziej prawdopodobne, aby wykorzystać ten typ diagramu do zilustrowania ich struktury biznesowej.
Circle Business Organizational Chart
Wreszcie, ostatnią opcją do rozważenia jest circle business org chart. Diagram okrągły staje się coraz bardziej popularny, zwłaszcza wśród małych firm startup, które chcą odrzucić tradycyjne hierarchie biznesowe. Ideą tych wykresów (pokazanych poniżej) jest to, że wszystkie zespoły – i pracownicy, którzy je tworzą – odgrywają równie ważną rolę w firmie.
Ponownie, chociaż ten przykład pokazuje tekst zastępczy, możesz zobaczyć, jak uzupełnić wykres w oparciu o informacje o Twojej firmie. Każdy dział tworzy szprychę w kole, a pracownicy w ramach są wymienione w każdej sekcji. Jak omówiliśmy powyżej, należy wypełnić istotne informacje dla każdego pracownika – imię i nazwisko, tytuł stanowiska, krótki opis, informacje kontaktowe, itp.
Ostatecznie, ten pierwszy krok może zająć trochę czasu – będziesz chciał rozważyć swoją firmę, jak to istnieje teraz i jak chcesz, aby się rozwijać – w ten sposób można określić, który z tych czterech opcji schematu organizacyjnego będzie działać najlepiej do ilustracji struktury firmy.
Krok 2: Zbierz informacje o pracownikach i skategoryzuj dane.
Teraz, gdy już zdecydowałeś się na typ biznesowego schematu organizacyjnego, którego użyjesz, reszta rozwoju wykresu jest dość prosta.
Dla następnego kroku, więc będziesz chciał napisać listę wszystkich pracowników w firmie i zawierać istotne informacje o nich, że wspomnieliśmy powyżej.
Jeśli wybrałeś hierarchiczny wykres, umieścisz każdą osobę w ich odpowiedniej kolejności na liście. Właściciel firmy zajmuje pierwszy poziom, każdy, kto raportuje bezpośrednio do nich należy na drugim poziomie, a wykres postępuje stamtąd. Jeśli wybrałeś funkcjonalny lub okrągły wykres, będziesz organizować swoją listę przez każdy dział, jak pokazano w przykładach, które wyjaśniliśmy powyżej. Wreszcie, jeśli zdecydowałeś się na macierzowy schemat organizacyjny małej firmy, będziesz chciał mieć pewność, aby zanotować wszystkie relacje nadzorcze.
Krok 3: Zdecyduj, jak uzupełnisz swój biznesowy schemat organizacyjny.
Po zebraniu wszystkich informacji, których potrzebujesz dla swoich pracowników i skategoryzowaniu ich w oparciu o typ wykresu, który wybrałeś, będziesz chciał określić, jak zamierzasz uzupełnić swój wykres. Jak widać w naszych przykładach powyżej, istnieją obrazy i szablony małych firm org chart można pobrać i edytować za pomocą programu komputerowego, takiego jak Adobe Photoshop.
Z drugiej strony, można zdecydować się na stworzenie biznesowego schematu organizacyjnego w prosty, niezawodny program, który może już posiadać, jak Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, lub Word) lub Google Sheets. Masz również możliwość zakupu szablonu od dostawcy takiego jak SmartDraw lub Lucidchart. Aby jednak w pełni wykorzystać swoją inwestycję, można rozważyć zakup oprogramowania kadrowo-płacowego, które zawiera tę funkcjonalność (oprócz innych funkcji). Przykładowo, platforma Gusto pozwala na stworzenie schematu organizacyjnego w ramach systemu, jak również na zarządzanie podstawowymi zadaniami kadrowo-płacowymi.
Pomimo, że technicznie rzecz biorąc, możesz sporządzić schemat organizacyjny swojej małej firmy ręcznie, jeśli korzystasz z szablonu lub oprogramowania online, możesz z łatwością modyfikować swój wykres w miarę rozwoju firmy i zmian kadrowych.
Krok 4: Wypełnij swój biznesowy schemat organizacyjny i bezpiecznie go zapisz.
W końcu, gdy już wybierzesz sposób, w jaki zamierzasz wypełnić swój schemat organizacyjny, będziesz gotowy, aby go faktycznie wypełnić.
Z zebranymi danymi wypełnisz każde pole lub gałąź schematu, który wybrałeś. Ponownie, jeśli Twój diagram jest hierarchiczny, zaczniesz od właściciela lub dyrektora generalnego firmy na górze. Następnie utworzysz pole poniżej właściciela dla każdej osoby, która jest bezpośrednim raportem i narysujesz ciągłą pionową linię w dół od właściciela do każdego z tych nadzorców. Będziesz kontynuować ten proces dla każdej warstwy w firmie łańcucha dowodzenia, i przejść w dół drabiny korporacyjnej, aż do umieszczenia każdego pracownika na wykresie.
Jeśli twój wykres jest funkcjonalny projekt, będziesz wypełnić podstawowe pola z informacji dla szefa każdego działu, a reszta z informacji dla każdej osoby, którą bezpośrednio zarządzają. W przypadku wykresu macierzowego należy postępować w ten sam sposób – nie zapomnij jednak uwzględnić drugorzędnych menedżerów z boku każdego działu i zrobić przerywane linie (lub inne rozróżnienie) między polami, aby reprezentować te dodatkowe relacje nadzorcze.
Ostatnio, z wykresem kołowym, dodasz pracowników informacji i obowiązki każdego działu do odpowiedniego wycinka ciasta, a diagram jest kompletny.
Po zakończeniu małej firmy org chart, będziesz chciał mieć pewność, że zapisujesz go w bezpiecznym miejscu-jeśli nie korzystasz z oprogramowania HR lub innego programu, który pozwala na zapisanie go w tym systemie. Będziesz chciał zachować swój schemat organizacyjny pod ręką, aby uaktualnić jak Twoja firma rośnie i zmienia.
Wzdłuż tych linii, jest to również przydatne do przechowywania kopii schematu organizacyjnego na wspólnym serwerze firmy, dysku, lub portalu pracownika tak, że każdy w firmie może go zobaczyć (ale nie zmienić go) – w ten sposób, każdy w organizacji może zrozumieć, jak firma jest zorganizowana i odnoszą się do tabeli w razie potrzeby.
Szablony schematów organizacyjnych małych firm
Jeśli nie jesteś gotowy, aby zainwestować w platformę programową, aby zbudować swój schemat, możesz być zainteresowany badaniem różnych szablonów schematów organizacyjnych małych firm. Jak już wspomnieliśmy, istnieją dobrze znane rozwiązania, takie jak Microsoft Office, które oferują szablony schematów organizacyjnych, które można pobrać i wykorzystać w swojej firmie. Spójrzmy na kilka przykładów:
- Microsoft Office: W sekcji szablonów na stronie internetowej Office, można znaleźć różne, darmowe szablony wykresów biznesowych org, które można pobrać za darmo i dostosować w programie PowerPoint, Word lub Excel. Dla prostej opcji wykresu hierarchicznego, możesz zacząć od tego „Minimalnego schematu organizacyjnego.”
- 24Slides: Wśród innych opcji szablonów biznesowych, 24Slides oferuje darmowe szablony schematów organizacyjnych dla małych firm, które można kopiować i edytować w Google Slides. Oferują one również te szablony w różnych typach, w tym klasyczny wykres hierarchiczny, jak również wykres kołowy.
- Canva: Platforma do edycji obrazów i grafiki Canva pozwala na zaprojektowanie i dostosowanie własnego biznesowego schematu organizacyjnego (za darmo, wystarczy założyć konto) za pomocą ich systemu.
- Vizzlo: Chociaż Vizzlo oferuje płatne plany, w ich darmowej wersji można uzyskać dostęp do ponad 100 różnych typów wykresów, w tym szablonów małych firm. Dodatkowo masz możliwość edycji szablonu w Vizzlo lub utworzenia wykresu bezpośrednio w PowerPoint lub Google Slides za pomocą integracji z Vizzlo.
Oczywiście, to tylko kilka opcji – istnieje wiele dodatkowych szablonów i przykładów, które możesz znaleźć, wyszukując i przeglądając online.
Korzyści z biznesowego schematu organizacyjnego
Jak pokazaliśmy w naszym czteroetapowym przewodniku, tworzenie biznesowego schematu organizacyjnego może być dość prostym i łatwym procesem. Jednakże, jeśli dopiero zaczynasz, lub nie masz dedykowanego pracownika lub działu do pracy nad rozwojem tego wykresu, możesz się zastanawiać, czy naprawdę potrzebujesz schematu organizacyjnego. Ostatecznie, decyzja należy do Ciebie, ale w tym celu, warto podkreślić niektóre z korzyści płynących z jednego z tych wykresów i dlaczego mogą być tak przydatne dla małej firmy.
Clarify Management Structure
Jeśli jesteś po prostu zaczynając swoją firmę proces niezbędny do skonstruowania schematu organizacyjnego firmy zmusza cię do oficjalnego podziału zadań i flesh out role każdej osoby i cel każdego działu w przedsiębiorstwie. Pozwala to uniknąć zamieszania później, gdy firma się rozrasta. Oczywiście, zawsze można zrestrukturyzować swój biznes schemat organizacyjny w dół drogi, jednak jeśli zarys oczekiwań dla każdej pozycji na początku, jesteś już o krok do przodu w procesie entrepreneurial.
Z drugiej strony, jeśli firma jest bardziej ustalone, biznes org chart pomaga zarówno nowych, jak i istniejących pracowników, aby zrozumieć, gdzie pasują w ramach firmy, która wyjaśnia wszelkie pytania dotyczące łańcucha dowodzenia. Ta przejrzystość oszczędza czas i zwiększa wydajność, ponieważ pracownicy mogą zapoznać się ze schematem organizacyjnym i dokładnie określić, z kim należy rozmawiać w przypadku danego problemu. Plus, jeśli schemat organizacyjny firmy jest dobrze zorganizowany, pracownicy będą już znać nie tylko nazwę odpowiedniej osoby do konsultacji, ale także jakie stanowisko zajmują i jakie obowiązki nadzorują.
Wzmocnienie efektywności operacyjnej
Kolejną korzyścią z tworzenia i utrzymywania schematu organizacyjnego małej firmy jest to, że dzięki temu można zbadać obecną strukturę firmy i odkryć potencjalne sposoby jej poprawy. Czy niektórzy pracownicy są odpowiedzialni za zbyt wiele zadań, a inni za zbyt mało? Czy zadania poszczególnych pracowników niepotrzebnie się pokrywają? Czy są jakieś obowiązki, które wypadają poza nawias? Czy powinieneś dokonać reorganizacji, aby sprostać tym potrzebom, zatrudnić dodatkowych pracowników, a może nawet zlecić te zadania na zewnątrz? Może się okazać, że można lepiej wykorzystać pracowników, które już masz, a tym samym zwiększyć wydajność.
Szablon organizacyjny firmy może również poprawić cross-funkcjonalnej komunikacji w całej firmie, co prowadzi do bardziej efektywnego zarządzania projektami. Łatwiej jest wykonać zadania, które obejmują wielu pracowników lub zespołów, gdy struktura raportowania jest jasna, a każdy wie, z kim rozmawiać o tym, co.
Demonstrować bieżący sukces
Nawet jeśli uważasz, że Twoja firma nie skorzysta ze schematu organizacyjnego, może się okazać, że potencjalni kredytodawcy chcą go zobaczyć, gdy ubiegasz się o finansowanie. Podobnie jak w przypadku biznesplanu, banki, instytucje takie jak SBA i potencjalni inwestorzy chcą mieć pewność, że starannie rozważyli Państwo strukturę swojej firmy, ponieważ takie przygotowanie jest często wskaźnikiem przyszłego sukcesu.
Jako profesjonaliści finansowi, będą również chcieli zapewnić, że metoda organizacyjna firmy, którą wybrałeś jest taka, która ich zdaniem ma szanse prosperować – tak, abyś mógł spłacić potencjalną pożyczkę biznesową na czas.
Ułatwiaj przyszłe planowanie
Wreszcie, schemat organizacyjny małej firmy może pomóc Ci przygotować się do ewolucji i ekspansji Twojej firmy. W tym duchu, zalecamy, aby utworzyć dwie wersje schematu organizacyjnego: jeden, który odzwierciedla obecną strukturę firmy i jeden, który pokazuje swoje cele wzrostu. Można nawet rozważyć dodatkowe wykresy, które wskazują, jak można zreorganizować w przypadku nieoczekiwanych zmian, takich jak zmniejszenie finansowania lub nagłe odejście kluczowego pracownika.
Twój drugi biznesowy schemat organizacyjny, oczywiście, będzie miał dużo pustych miejsc – miejsce na wszystkie pozycje, które chcesz wypełnić w przyszłości, jak wdrożyć swoje strategie rozwoju firmy. W ten sposób, można użyć wykresu, aby znaleźć możliwe dziury, które istnieją w bieżącym personelu, a będziesz miał wbudowaną mapę drogową dla przyszłego zatrudniania.
The Bottom Line
Na koniec dnia, biorąc czas na planowanie i tworzenie schematu org biznesowej może być bardzo korzystne dla małej firmy-teraz i w przyszłości. Czy rozwijać ten schemat samodzielnie, lub pracować z zespołem, aby to zrobić, można wykonać nasze cztery proste kroki, aby zakończyć proces stosunkowo szybko i łatwo.
Plus, jeśli już korzystać z płac lub oprogramowania HR, można sprawdzić, czy platforma już zawiera schemat organizacyjny budowniczego. Jeśli tak nie jest, możesz zdecydować się na użycie jednego z szablonów, które omówiliśmy tutaj. Z drugiej strony, jeśli nie masz HR lub oprogramowanie płacowe, możesz rozważyć zbadanie niektórych z najlepszych opcji tam-Gusto, Zenefits, itp.-jak każde z tych rozwiązań nie tylko pozwoli Ci stworzyć mały biznes org chart, ale także pomoże Ci sprawnie i skutecznie ważną część codziennych operacji.
.