Znasz swoją małą firmę jak własną kieszeń. Poświęciłeś wiele godzin na jej układ i organizację, ale czy czujesz to samo w stosunku do swojego bilansu?
Ostatnie badanie wykazało, że 40% właścicieli małych firm spędza co najmniej 80 godzin rocznie na prowadzeniu księgowości. Poprzez lepsze zrozumienie, jak twój bilans jest zorganizowany, można wysadzić przez rachunkowości w bardziej efektywnym tempie. Ale najpierw, trzeba zrozumieć każdy rachunek w bilansie.
Co to są rachunki bilansowe?
Jako właściciel małej firmy, jesteś prawdopodobnie zaznajomiony z wykorzystaniem folderów – a może nawet szafki na dokumenty – zachować swoje dokumenty zorganizowane. Twój bilans wykorzystuje podobny system, tylko zamiast folderów jest on podzielony na konta.
Twoje konta bilansowe obejmują:
- Środki pieniężne. Jest to gotówka, którą otrzymujesz podczas regularnych transakcji w Twojej firmie. Na przykład, gdy sprzedajesz zapasy i otrzymujesz zapłatę, jest to dokumentowane na rachunku pieniężnym. Twoje konto gotówkowe będzie wymienione jako aktywa bieżące lub krótkoterminowe w bilansie.
- Depozyty. Jako mała firma, być może już wcześniej składałeś depozyty zabezpieczające. Robisz to, gdy dajesz komuś pieniądze do przechowywania przed przyszłymi opłatami. Są one często określane jako „Należne depozyty zabezpieczające”. Depozyty zabezpieczające są uważane za aktywa obrotowe w bilansie.
- Wartości niematerialne i prawne. Są to aktywa niefizyczne. Patenty, prawa autorskie, listy klientów, dzieła literackie i prawa do transmisji są typowymi przykładami. Są one wymienione w bilansie jako aktywa obrotowe.
- Inwestycje krótkoterminowe. Inwestycje te są zamieniane na gotówkę w ciągu jednego roku. Są one również rejestrowane w sekcji aktywów obrotowych w bilansie.
- Należności. Dotyczy to pieniędzy, które klienci są Ci winni za produkty lub usługi, które otrzymali, ale jeszcze za nie nie zapłacili. Są one udokumentowane w bilansie jako aktywa.
- Rozliczenia międzyokresowe czynne. Obejmują one transakcje, dla których płatności zostały dokonane z góry. Na przykład, możesz zapłacić czynsz za powierzchnię handlową, zanim ją wykorzystasz. Ta transakcja, podobnie jak inne opłacone z góry wydatki, jest wykazywana w bilansie jako składnik aktywów.
- Inwestycje długoterminowe. Są to typowe inwestycje, które nie zostaną przekształcone w gotówkę w ciągu jednego roku. Mogą one obejmować akcje, obligacje, nieruchomości, a czasami gotówkę. Twoje inwestycje długoterminowe są zapisywane po stronie aktywów w bilansie.
- Zobowiązania. Jest to kwota pieniędzy, którą jesteś winien dostawcom lub wierzycielom. Twoje zobowiązania są kontami zobowiązań bieżących w bilansie.
- Rozliczenia międzyokresowe bierne. Mogą one obejmować płace, odsetki, usługi komunalne, naprawy, premie i podatki. Są one uważane za konta pasywów.
- Karta kredytowa. Jeśli masz kartę kredytową tylko dla swojej małej firmy, nie jesteś sam. Jest to powszechna praktyka. Zakupy dokonywane za pomocą kart kredytowych są rejestrowane jako konta pasywów w bilansie.
- Zadłużenie krótkoterminowe. Konto to jest wykazywane w części bilansu dotyczącej zobowiązań bieżących. Obejmuje ono wszelkie zadłużenie, które jest wymagalne w ciągu jednego roku. Jednym z przykładów zadłużenia krótkoterminowego są podatki od wynagrodzeń. Jest to zadłużenie, które nie będzie wymagalne w ciągu jednego roku. Przykłady obejmują zobowiązania z tytułu obligacji, pożyczki długoterminowe, zobowiązania z tytułu leasingu lub obligacje zamienne. Są one rejestrowane w części pasywów bilansu.
- Kapitał własny. Kapitał własny jest oddzielną sekcją bilansu. Sekcja ta obejmuje wartość nominalną akcji, kwoty wpłacone na poczet kapitału oraz zyski zatrzymane.
Czym są należności bilansowe?
Twoje transakcje z klientami są ważne. Napędzają one Twój biznes. Tak więc, podczas tworzenia i analizowania bilansu, należy zwrócić szczególną uwagę na należności. Jak wspomniano wcześniej, stanowią one płatności, które klienci są Ci winni po zakupie towarów lub usług na kredyt. Na przykład, powiedzmy, że jesteśmy właścicielem firmy zajmującej się kształtowaniem krajobrazu. Po wykonaniu prac na podwórku klienta, wysyłasz mu fakturę. Z kolei, w późniejszym terminie, klient odsyła płatność za wykonane usługi.
Należności, takie jak te, które otrzymasz w powyższym przykładzie krajobrazu, są aktywami obrotowymi. Dzieje się tak, ponieważ oczekuje się, że zostaną one przekształcone w gotówkę w ciągu jednego roku.
Czym są zobowiązania bilansowe?
Wiesz już, że pieniądze, które wpływają do Twojej firmy są tak samo ważne, jak pieniądze, które wypływają. Dlatego ważne jest, aby mieć oko na swoje zobowiązania, ponieważ są to płatności należne innym firmom.
Twoje zobowiązania są w rzeczywistości należnościami innych firm. Na przykład, powiedzmy, że Twoja mała firma kończy się z podstawowych zapasów wcześniej niż oczekiwano. Szybko kontaktujesz się z dostawcą i kupujesz od niego więcej zapasów na kredyt. Po zażegnaniu kryzysu i uzupełnieniu zapasów na półkach, otrzymujesz fakturę do zapłaty. Ta płatność jest traktowana jako zobowiązanie (i jest należnością dla dostawcy). Jesteś prawnie zobowiązany do zapłaty go w odpowiednim czasie do dostawcy.
Reconciling Balance Sheet Accounts
Prawdopodobnie uzgodnione z innymi przed, ale może nie uzgodnić bilansu. Aby rozpocząć, wiedzieć, że uzgadnianie bilansu obejmuje porównanie rachunków bilansowych do innego źródła.
Dla wielu właścicieli małych firm, to źródło jest ich wyciąg bankowy. Jednak będziesz chciał pamiętać, że te oświadczenia mają zastosowanie tylko do kont pieniężnych bilansu. Aby porównać swoje należności, zobowiązania i transakcje aktywów trwałych, można użyć subledger.
To porównanie jest ważne dla właścicieli małych firm, takich jak ty, ponieważ pozwala upewnić się, że bilans jest poprawny. Chcesz, aby Twoje konta pasowały do siebie. Jeśli tak nie jest, możesz mieć problemy w przyszłości. To powiedziawszy, porównanie bilansu może pozwolić Ci na wczesne wychwycenie błędów. Czasami te błędy mogą być tak proste, jak literówka lub transpozycji cyfr w numerze.
Jak przejść przez proces uzgadniania, będziesz chciał zachować listę tego, co sprawia, że do każdego konta bilansowego. To może pomóc w utrzymaniu organizacji. Te listy to:
- Aktywa trwałe
- Indywidualne rozliczenia międzyokresowe czynne, które sumują się z kwotą rozliczeń międzyokresowych czynnych
- Należności i zobowiązania, które wiążą się z bilansem
Twoje zestawienie bilansowe powinno być uzgadniane na koniec miesiąca, kwartału lub okresu rocznego. Czas jest do Ciebie jako właściciela małej firmy. Jednakże, uzgadnianie bilansu jako część procesu zamknięcia jest uważany za dobry pomysł.
Po ustaleniu, że bilans jest dokładny, to można łatwo i pewnie go używać do podejmowania przyszłych decyzji finansowych.
Co to jest bilans budżetowy?
Nie jesteś obcy do budżetów. Każda firma go ma. Niezależnie od tego, jak wysoki lub niski jest Twój budżet, będziesz chciał mieć również bilans budżetowy, oprócz bieżącego.
Bilans budżetowy jest taki sam jak bilans bieżący, z tą różnicą, że odzwierciedla on szacunkowe dane dla przyszłych okresów budżetowych. Dlatego też pokazuje, gdzie konta bilansowe będą na koniec przyszłych okresów rozliczeniowych, jeśli trzymać się bieżącego budżetu.
Następnym razem, gdy przejrzysz bilans swojej małej firmy, nie tylko błyszczeć nad nim. Naprawdę zatrzymać i zrozumieć każde konto na nim. To pomoże Ci mieć lepsze zrozumienie rynku, operacji, i mały biznes ogólnie.
W dodatku do tego, weź to krok dalej. Uzgodnić swój bilans w tym okresie rozliczeniowym. Następnie utwórz budżetowany bilans, aby dać Ci jeszcze więcej przewagi finansowej. Jak daleko zanurzyć się w swoim bilansie jest ostatecznie zależy od Ciebie.
.