Sekcja 3. Metody kontaktowania się z potencjalnymi uczestnikami

przez

Dowiedz się, jak określić, które metody kontaktowania się z potencjalnymi rekrutami działają najlepiej.

Teraz nadszedł czas, abyś dotarł do potencjalnych członków – abyś wprowadził swoją listę kontaktów w czyn (aby dowiedzieć się, jak stworzyć listę kontaktów, zobacz Identyfikacja potencjalnych członków we wszystkich sektorach społeczności). Teraz powinieneś być w stanie wziąć wszystkie nazwiska, które cierpliwie i systematycznie gromadziłeś z różnych sektorów społeczności i zacząć nawiązywać rzeczywiste kontakty członkowskie.

Czy jesteś gotowy? Być może jesteś tak gotowy, jak nigdy nie będziesz. Właśnie mamy zamiar zacząć. Ale najpierw, trochę tła.

Dlaczego ważne jest, aby kontaktować się z potencjalnymi uczestnikami?

Ważne jest, aby kontaktować się z nowymi członkami po prostu dlatego, że zazwyczaj nie zamierzają oni przejść przez drzwi lub pojawić się bez zaproszenia, chociaż może się to zdarzyć. Normalnie, oni nie przyjdą do ciebie. To ty będziesz musiał pójść do nich. Mówiąc wprost, większość nowych członków Twojej grupy lub organizacji będzie musiała zostać zrekrutowana. Głównym pytaniem w tej sekcji jest „Jak powinienem ich zwerbować?”

Właściwie, są tu dwa oddzielne pytania. Jedno dotyczy metody nawiązania kontaktu. To znaczy, jakiej formy, lub podejścia, powinieneś użyć, aby skontaktować się i zwerbować nowych członków? A drugie dotyczy treści Twojego kontaktu. To znaczy, jakie punkty powinna zawierać Twoja wiadomość? Zajmijmy się tymi dwoma pytaniami po kolei.

Jakie są metody kontaktowania się z potencjalnymi członkami?

Kiedy kontaktujesz się z członkami, istnieją przynajmniej trzy podstawowe metody do wyboru:

  • Możesz spotkać się z nimi twarzą w twarz
  • Możesz zadzwonić do nich przez telefon
  • Możesz napisać do nich list

Są też inne metody — możesz wysłać faks lub wiadomość e-mail. Możesz wysłać arkusz informacyjny, ulotkę lub broszurę. Ale na razie skupimy się na trzech głównych metodach opisanych powyżej.

Jakiej metody powinieneś użyć, aby skontaktować się z potencjalnymi członkami?

Każda z metod ma swoje zalety, a także pewne wady. Oto, co mamy na myśli:

Kontakt osobisty

Z naszego doświadczenia wynika, że kontakt osobisty działa najlepiej. Potwierdzają to wyniki badań. Im bardziej osobisty kontakt, tym większe prawdopodobieństwo sukcesu. Spotkanie twarzą w twarz ma większe szanse powodzenia niż rozmowa telefoniczna, a rozmowa telefoniczna ma większe szanse powodzenia niż list.

Czy to oznacza, że powinieneś nawiązywać kontakt twarzą w twarz w każdym przypadku? Niekoniecznie. Dzieje się tak dlatego, że:

  • Kontakt osobisty, zwłaszcza kontakt twarzą w twarz, wymaga czasu. Załóżmy, że chcesz się spotkać: potrzeba czasu na zorganizowanie spotkania (zakładając, że organizujesz je z wyprzedzeniem), potrzeba czasu na podróż na spotkanie i potrzeba czasu na spotkanie. Możesz po prostu nie mieć tyle czasu, aby poświęcić go każdemu potencjalnemu członkowi.
  • Kontakt osobisty nie zawsze jest możliwy. Osoba, z którą chcesz się spotkać, może nie być dostępna, aby się z Tobą spotkać, lub szczerze mówiąc, nie być zainteresowana spotkaniem z Tobą. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli potencjalny członek zajmuje bardzo widoczne lub ważne stanowisko, a Twoja grupa jest mało widoczna w społeczności lub nieznana Twojemu celowi.
  • Kontakt osobisty może być mniej konieczny, jeśli prosisz osobę, z którą chcesz się spotkać, o zrobienie czegoś niewielkiego – na przykład o zgodę na umieszczenie na liście sponsorów lub o niewielki datek. Są to raczej „pasywne” formy członkostwa niż „aktywne”. Im mniejsza jest prośba lub im mniej angażująca, tym mniej intensywny musi być kontakt.

Kontakt telefoniczny

Telefon jest szybki i łatwy. Możesz wybrać siedem cyfr w czasie krótszym niż pięć sekund. Ty (i Twój potencjalny członek) nie musicie podróżować – możecie siedzieć tam, gdzie jesteście. Możesz zaangażować się w dwustronny dialog, tak jak podczas spotkania twarzą w twarz. Możesz słuchać i reagować na ton emocjonalny, a nie tylko na treść słowną, wyczuwając zmiany w wysokości i fleksji głosu. I możesz szybko załatwić swoje sprawy.

To wszystko są główne zalety. Ale:

  • Dotarcie do osoby docelowej może być trudne. W wielu miejscach szanse na nawiązanie połączenia przy pierwszej próbie są niewielkie. Kiedy zadzwonisz, Twój potencjalny członek prawdopodobnie będzie– „na spotkaniu…”, „na lunchu…”, „na innej linii…”, „z dala od biurka…”, „poza biurem…”, „na urlopie….,” lub „właśnie wyszedł z chwilą….”. To współczesny fakt z życia wzięty. Więc rozmówca musi być przygotowany na jedną lub więcej rund brakujących połączeń i możliwe łagodne wzajemne denerwowanie przed kontaktem jest made.
  • Gdy się połączyć, osoba docelowa może nie być dając taką samą uwagę i uwagę na połączenie, jak w spotkaniu twarzą w twarz. Może być nieprzygotowana do słuchania lub rozproszona przez inne wydarzenia w domu lub biurze (termin realizacji projektu; płacz dziecka). Czasami – inny fakt życia – możesz zostać zawieszony, jak inne połączenia przychodzą.
  • Rozmowa telefoniczna zwykle nie może zbudować tak silny związek jak spotkanie twarzą w twarz. Członkostwo pochodzi z połączeń dokonanych, a budowanie połączeń wymaga czasu. Spotkania dają ten czas; rozmowy telefoniczne zazwyczaj nie. Niektóre informacje niewerbalne – wyraz twarzy, język ciała – są również tracone przez telefon, co może jeszcze bardziej ograniczyć rozwój relacji.

Kontakt listowny

Kontakty listowne i drukowane, z drugiej strony, mają wyraźne zalety. Chociaż napisanie dobrego listu rekrutacyjnego wymaga czasu, może on czasami wyrazić to, co chcesz powiedzieć, lepiej niż przemówienie (ponieważ poświęciłeś czas na jego napisanie). A kiedy list jest już napisany, jego podstawowa treść może być wielokrotnie wykorzystywana. Możesz wygenerować wiele listów w krótkim czasie. A z punktu widzenia odbiorcy, list można przeczytać w wolnej chwili i zachować w aktach na przyszłość.

Z drugiej strony:

  • Nawet najlepsze listy nie są tak osobiste jak rozmowa telefoniczna lub spotkanie.
  • Nie ma dwukierunkowego dialogu.
  • Mniej jest okazji do odpowiedzi na indywidualne problemy i do rozwijania relacji
  • I (szokująca prawda) niektóre listy w ogóle nie są otwierane.

Więc każda z tych metod kontaktu ma pozytywne i negatywne cechy. No dobrze, ale jak rozwiązać ten problem? Chcesz zacząć działać. Jaką metodę powinieneś teraz wybrać w swojej sytuacji?

Chcielibyśmy udzielić uniwersalnej odpowiedzi. Ale w rzeczywistości nie wierzymy, że taka odpowiedź istnieje. Zamiast tego, odpowiedź na to pytanie zależy od Twojej sytuacji.

Faktory wpływające na Twoją decyzję

Choć kontakt twarzą w twarz jest generalnie najlepszy, inne rzeczy są równe, ale inne rzeczy nie zawsze są równe. Ale oto kilka sytuacji, w których naprawdę możesz chcieć włożyć wysiłek w kontakt osobisty i spotkanie twarzą w twarz:

  • Gdy masz małą liczbę osób do zwerbowania
  • Gdy masz dużą liczbę osób do zwerbowania (Nie musisz wykonywać tej pracy sam.)
  • Gdy masz czas na nawiązanie kontaktów
  • Gdy osoba, którą rekrutujesz byłaby szczególnie ważnym członkiem dla twojej grupy
  • Gdy osoba, którą rekrutujesz jest szczególnie wpływowym członkiem w społeczności
  • Gdy osoba, którą rekrutujesz nie zna ciebie lub twojej grupy zbyt dobrze

Kontakt telefoniczny może być najlepszym wyborem w tych przypadkach:

  • Gdy potencjalny członek jest niedostępny (lub jest mało prawdopodobne, że będzie dostępny) na spotkanie
  • Gdy potencjalny członek jest stosunkowo łatwy do osiągnięcia przez telefon
  • Gdy Ty i potencjalny członek jesteście już znajomi
  • Gdy zgłaszana prośba jest stosunkowo prosta
  • Gdy osobiście czujesz się komfortowo rozmawiając z innymi przez telefon

Oraz, jako alternatywa dla telefonu, oto kiedy list może być mocno rozważany:

  • Gdy masz stosunkowo dużą liczbę członków do zrekrutowania
  • Gdy jesteś jedyną osobą dostępną do wykonania tej pracy
  • Gdy twój własny czas (i czas twojej grupy) jest bardzo ograniczony
  • Gdy mniej ważne jest, kim w szczególności są szczególnie nowi członkowie
  • Gdy potencjalny członek jest już zaznajomiony z tobą lub twoją grupą
  • Gdy stworzyłeś (lub dostałeś) doskonałą listę mailingową

Spróbujmy podać kilka przykładów, aby zilustrować te zasady, z kilkoma proponowanymi zaleceniami:

Przykład Rekomendacje
Twoja grupa chce uchwalenia lokalnego prawa. Radny miejski jest po twojej stronie Tutaj jest wpływowy członek. Spotkaj się z radnym osobiście.
Chcesz, aby 50 mieszkańców dołączyło do Ciebie na spotkaniu sąsiedzkim. Nie powinno być zbyt trudno się do nich dodzwonić. Zadzwoń do nich wieczorem do domu (możesz też rozrzucić ulotki pod ich drzwiami).
Potrzebujesz 200 nowych członków w ciągu najbliższych kilku miesięcy, z których każdy wyśle czek. Czek każdego jest mile widziany. Znajdź dobrą listę mailingową. Zacznij od listu.
Chcesz stworzyć Radę Doradczą dla lokalnej kliniki zdrowia. Co o tym sądzisz?

A co ze specyfiką twojej własnej sytuacji teraz? Jaki wybór metody będzie dla Ciebie najlepszy?

Łączenie różnych metod

W tym momencie mamy dobre wieści (mamy nadzieję). Możliwe jest łączenie tych różnych metod kontaktu razem. Na przykład, możesz…

  • Zadzwonić, potem napisać
  • Zadzwonić, potem umówić się na spotkanie
  • Pisać, potem zadzwonić
  • Pisać, potem umówić się na spotkanie

A żeby rozwinąć ten punkt, możesz dodać również trzeci etap. To znaczy, możesz zadzwonić po wysłaniu listu, lub napisać po spotkaniu. Innymi słowy,

  • Zadzwoń, napisz, zadzwoń, lub
  • Zadzwoń, spotkaj się, napisz

Możliwe jest wiele innych wariantów, ale te na razie wystarczą (nie chcemy, aby sprawy stały się zbyt skomplikowane).

W wielu przypadkach łączenie metod jest dobrym pomysłem. Powyższy przykład z radą doradczą kliniki zdrowia jest doskonałym przykładem. Jest to ważne zadanie; warto poświęcić mu czas. Tak więc, jeśli Twój własny czas na to pozwala, chcesz zadzwonić (lub napisać) do potencjalnych członków i umówić się na spotkanie; lub (jako mniej intensywna alternatywa) napisać, a następnie zadzwonić. W obu przypadkach, można śledzić z innego połączenia lub listu.

Precyzyjne omówienie dokładnej kolejności zdarzeń zajmuje nam poza zakresem tego modułu. Najważniejsze jest jednak to, że jest możliwe, a często nawet pożądane, łączenie różnych metod, kiedy prosisz członków o dołączenie do grupy. Każda metoda może wspierać i wykorzystywać mocne strony drugiej. W wielu sytuacjach zastosowanie dobrze przemyślanej kombinacji metod może być warte Twojego czasu i kłopotów.

Dostosowanie metody do sytuacji

Na zakończenie tego rozdziału podajemy jeszcze jedną pomocną wiadomość. Nie musisz trzymać się jednej metody przez cały czas. Twoja strategia może się różnić: możesz stosować jedną metodę kontaktu z niektórymi osobami, a inną z innymi. Powiedzenie mówi: „Różne pociągnięcia dla różnych ludzi”. To prawda.

Tak więc do prezesa banku najlepiej byłoby się zwrócić podczas zaplanowanego spotkania, twarzą w twarz. Ministra można znaleźć tylko przez telefon, w niedzielę po południu, po kazaniu. Ktoś, kto dużo podróżuje, może zwracać szczególną uwagę na pocztę (chyba że chcesz spróbować rekrutacji przez telefon komórkowy), podczas gdy sprzedawca może być najbardziej dostępny wtedy i tam, w sklepie. Wszyscy ci ludzie są dostępni, ale łatwiej w określony sposób. Jeśli jesteś zainteresowany prospektem X, Twoim zadaniem jako rekrutera jest zadanie sobie pytania: „Jak mogę najlepiej skontaktować się z tą konkretną osobą?”

Wykorzystanie szansy

Zanim zakończymy, jest jeszcze jedno podejście do kontaktu, które należy wymienić. Trzeba o nim wspomnieć, mimo że nie jest to dokładnie „metoda”. Nazwiemy to „przypadkiem”. „

Możesz natknąć się na potencjalnego członka na poczcie lub na meczu piłki nożnej. Możesz zobaczyć tego samego prezesa banku odbierającego gazetę lub w kościele. Jeśli nie jest to nie na miejscu, aby do nich podejść – a może nie jest – to wykorzystaj te przypadkowe okazje. W nieplanowanych spotkaniach, kiedy ludzie się nie spieszą, wiele osób pokaże swoje naturalne i pomocne ja. I mogą być bardziej otwarci na to, co chcesz im powiedzieć.

Dobra praca w społeczności oznacza bycie przygotowanym na wykorzystanie każdej okazji, która się przed tobą pojawia, czy to przez przypadek, czy przez projekt.

Podsumowanie

Spotkania, rozmowy telefoniczne i listy mogą być postrzegane jako część ogólnej strategii członkowskiej, a każda z nich może być użyta w razie potrzeby. Jeśli istnieje kilka dobrych metod, dlaczego ograniczać się tylko do jednej?

Ale kiedy już dokonasz wyboru lub wyborów, jak je zrealizować? To jest temat naszych następnych dwóch sekcji!

.

Dodaj komentarz