Zarządzanie kosztami wyjaśnione w 4 krokach

Zarządzanie kosztami dotyczy procesu znajdowania właściwego projektu i realizowania go we właściwy sposób. Obejmuje działania takie jak planowanie, szacowanie, budżetowanie, finansowanie, finansowanie, zarządzanie, kontrolowanie i porównywanie kosztów tak, że projekt może być zakończony w czasie i zatwierdzony budżet i wydajność projektu może być poprawiona w czasie.

Zarządzanie kosztami obejmuje pełny cykl życia projektu od początkowej fazy planowania do pomiaru rzeczywistej wydajności kosztów i zakończenia projektu. Ten artykuł wyjaśni różne kroki i procesy w zarządzaniu kosztami projektu, zgodnie z metodami takimi jak Total Cost Management Framework of AACE International.

Krok 1: Planowanie zasobów

Planowanie zasobów jest procesem ustalania przyszłych wymagań dotyczących zasobów dla organizacji lub zakresu pracy. Obejmuje to ocenę i planowanie wykorzystania zasobów fizycznych, ludzkich, finansowych i informacyjnych, wymaganych do wykonania działań roboczych i ich zadań. Większość działań wiąże się z wykorzystaniem ludzi do wykonania pracy. Niektóre działania wiążą się z wykorzystaniem materiałów i materiałów eksploatacyjnych. Inne zadania polegają na tworzeniu zasobu przy użyciu głównie informacji (np. projektowanie inżynieryjne lub oprogramowanie). Zazwyczaj ludzie korzystają z narzędzi, takich jak sprzęt, aby im pomóc. W niektórych przypadkach zautomatyzowane narzędzia mogą wykonywać pracę przy niewielkim wysiłku człowieka lub bez niego.

Planowanie zasobów rozpoczyna się w procesie opracowywania zakresu i planu wykonania, podczas którego opracowywana jest struktura podziału pracy, struktura podziału organizacyjnego (OBS), pakiety prac i strategia wykonania. OBS ustanawia kategorie zasobów pracy lub odpowiedzialności; kategoryzacja ta ułatwia planowanie zasobów, ponieważ wszystkie zasoby są czyjąś odpowiedzialnością, co znajduje odzwierciedlenie w OBS.

Oszacowanie zasobów (zwykle część szacowania kosztów) określa ilości zasobów potrzebnych do działania (godziny, narzędzia, materiały, itp.), podczas gdy planowanie i rozwój harmonogramu określa czynności robocze do wykonania. Planowanie zasobów następnie bierze oszacowane ilości zasobów, ocenia dostępność i ograniczenia zasobów biorąc pod uwagę okoliczności projektu, a następnie optymalizuje, jak dostępne zasoby (które często są ograniczone) będą wykorzystywane w działaniach w czasie. Optymalizacja jest wykonywana w sposób iteracyjny przy użyciu etapów szacowania czasu trwania i alokacji zasobów procesu planowania i opracowywania harmonogramu.

Krok 2: Szacowanie kosztów

Oszacowanie kosztów jest procesem predykcyjnym stosowanym do kwantyfikacji, kosztowania i wyceny zasobów wymaganych przez zakres opcji inwestycyjnej, działania lub projektu. Obejmuje on zastosowanie technik, które przekształcają skwantyfikowane informacje techniczne i programowe dotyczące aktywów lub projektu w informacje o finansach i zasobach. Wyniki szacowania są wykorzystywane głównie jako dane wejściowe do planowania biznesowego, analizy kosztów i decyzji lub do procesów kontroli kosztów i harmonogramu projektu.

Proces szacowania kosztów jest zazwyczaj stosowany w każdej fazie cyklu życia aktywów lub projektu, ponieważ zakres aktywów lub projektu jest definiowany, modyfikowany i udoskonalany. Wraz ze wzrostem poziomu definicji zakresu, stosowane metody szacowania stają się bardziej ostateczne i produkują szacunki z coraz węższymi probabilistycznymi rozkładami kosztów.

Oszacowanie kosztów może być wykonywane przez dedykowane systemy oprogramowania, takie jak Cleopatra Enterprise do szacowania kosztów i bazy danych kosztów projektu, takie jak CESK, które są tworzone i utrzymywane w celu wspierania różnych rodzajów szacunków, które muszą być przygotowane podczas cyklu życia składnika aktywów lub projektu.

Z Cleopatra Cost Estimating, możesz osiągnąć

• Tworzenie wszystkich rodzajów kosztorysów, od czynnika do szczegółowego kosztorysu.
• Skuteczne przeprowadzanie przetargów, ponieważ pozwala na szacowanie kosztów, składanie zapytań ofertowych, analizowanie tych ofert i śledzenie ich kosztów.
• Połączenie kosztorysowania i kontroli kosztów. Dzięki Modułowi Kontroli Kosztów możesz śledzić koszty projektu w fazie realizacji. Poprzez powiązanie dokumentu kontroli projektu bezpośrednio z kosztorysem, Cleopatra Enterprise zminimalizuje obsługę danych, zwiększy wydajność i zmniejszy liczbę błędów.
• Tradycyjnie, kierownictwo prosiłoby o dostarczenie kosztorysu w oparciu o czas pozostały do realizacji TA. Obecnie więcej organizacji wymaga, aby estymatorzy stosowali etapowe podejście do szacowania, dostarczając trzy różne rodzaje szacunków w fazie przygotowawczej.

Krok 3: Budżetowanie kosztów

Budżetowanie jest podprocesem w ramach szacowania wykorzystywanym do alokacji szacunkowych kosztów zasobów na konta kosztów, w stosunku do których będą mierzone i oceniane wyniki kosztowe. Stanowi to punkt odniesienia dla kontroli kosztów. Konta kosztów wykorzystywane z planu kont muszą również wspierać proces księgowania kosztów. Budżety są często rozłożone w czasie zgodnie z harmonogramem lub w celu uwzględnienia ograniczeń budżetu i przepływu środków pieniężnych.

Krok 4: Kontrola kosztów

Kontrola kosztów dotyczy pomiaru odchyleń od podstawy kosztów i podejmowania skutecznych działań korygujących w celu osiągnięcia minimalnych kosztów. Procedury są stosowane do monitorowania wydatków i wydajności w stosunku do postępu projektu. Wszystkie zmiany w bazowej wielkości kosztów muszą być rejestrowane, a oczekiwane końcowe koszty całkowite są stale prognozowane. Kiedy informacje o rzeczywistych kosztach stają się dostępne, ważną częścią kontroli kosztów jest wyjaśnienie, co jest przyczyną odchylenia od kosztu bazowego. Na podstawie tej analizy mogą być wymagane działania korygujące w celu uniknięcia przekroczenia kosztów.

Poniżej znajduje się mapa procesu pomiaru efektywności projektu. Proces ten powinien być prowadzony w cyklu ciągłego doskonalenia aż do zakończenia projektu:

Mapa procesu pomiaru efektywności projektu

Proces oceny efektywności zaczyna się od planowania i posiadania odpowiednich narzędzi. Dedykowane narzędzia oprogramowania do kontroli kosztów mogą być cenne dla definiowania procedur kontroli kosztów, śledzenia i zatwierdzania zmian oraz stosowania analiz. Ponadto, raportowanie może zostać ulepszone i uproszczone, co ułatwia informowanie wszystkich interesariuszy zaangażowanych w projekt.

Cleopatra Cost Control pomaga osiągnąć

• kontrolę kosztów projektu i zawsze śledzenie składników kosztów do ich oryginalnego budżetu.
• Zarządzanie zmianą zakresu. Oszacuj koszty i dodaj je do dokumentu kontroli projektu.
• Projekt zakończony? Proces informacji zwrotnej zostanie uruchomiony. Wyślij dane rzeczywiste do swoich modeli kosztów, aby zwiększyć ich dokładność i jakość do przyszłego szacowania. Gdzie większość narzędzi jest ograniczona do bycia oprogramowaniem do kosztorysowania lub narzędziem do kontroli kosztów, Cleopatra Enterprise jest jednym i drugim.

Krok Bonusowy: Benchmarking

Jako krok bonusowy, mądrze jest dodać Benchmarking do procesu zarządzania kosztami projektu.

Benchmarking pomaga zamknąć pętlę pomiędzy projektem A i projektem B. Wiedza z projektu A (odnosząca się do bieżących i zrealizowanych projektów) jest analizowana, a informacja zwrotna jest odzwierciedlana w projekcie B (kolejne projekty). W ten sposób powstaje cykl doskonalenia, mający na celu zwiększenie wydajności projektu. Benchmarking jest szeroko stosowany w branżach technicznych w celu poprawy wydajności projektów. Systemy oprogramowania takie jak Cleopatra project benchmarking pomagają estymatorom i kontrolerom projektów w odpowiedzi na złożone pytanie: Jak wykorzystać projektowe big data do realizacji projektów w ramach czasu i budżetu?

Celem benchmarkingu projektowego jest przechowywanie danych z wykonanych i trwających projektów w celu wyodrębnienia wartościowych metryk projektowych oraz benchmarkingu bieżących szacunków. Przeprowadzenie analizy statystycznej na danych historycznych może zaowocować cennymi informacjami na temat zależności pomiędzy zmiennymi, które mogą być wykorzystane do stworzenia wiarygodnej bazy wiedzy o kosztach lub kalibracji już istniejących.

Benchmarking projektu jako etap dodatkowy

Należy zauważyć, że benchmarking projektu nie obejmuje tylko porównania między projektami, ponieważ interesujące jest również porównywanie korekt w ramach projektu.

Co możesz osiągnąć dzięki Cleopatra Benchmarking

• Zbieraj historyczne dane projektowe, które mogą dostarczyć cennych analiz i porównań projektów w celu podejmowania krytycznych decyzji biznesowych.
• Porównaj swoje szacunki z poprzednimi projektami i znacznie popraw swoje szacunki kosztów.
• Wyciągnij dane metryczne z projektów, aby zwiększyć dokładność szacowania kosztów w przyszłości.
• Otwórz znaczące i interaktywne raporty.
• Eksport &Łatwe importowanie danych z programu Excel.

Cost Management Matters: 5 powodów przekroczeń kosztów w kontrolach projektów

Infografika: Jak naprawić Top 10 błędów w zarządzaniu kosztami projektu

Jak stworzyć plan zarządzania kosztami? 4 wskazówki

Zarządzanie kosztami VS kontrola kosztów

Wytyczanie drogi do cyfrowej przyszłości: Zintegrowane systemy w kontroli projektów

Download Case Study

Bruce Power Case Study

.