Muitos de nós lutam para conseguir fazer as coisas porque temos de contar com os outros. Infelizmente, esta confiança é apenas parte de fazer negócios. Para melhor atingir seus objetivos, é vital que você aprenda a fechar o loop em ações para que as coisas possam ser feitas.
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Configuração de comunicações em loop fechado
Closed-Loop Communications ou Fechar o loop é semelhante a seguir, fazer o check in ou fechar o negócio. O termo vem de sistemas de controle onde eles fecham o loop de controle para que o sistema permaneça estável. O oposto de um sistema estável é aquele que é instável. Em linguagem de sistemas de controle, isto é referido como um sistema de loop aberto uma vez que não tem feedback e, portanto, provavelmente ficará fora de controle – como projetos sem nenhum acompanhamento.
Tenho certeza de que a maioria de vocês já teve situações em que pensaram que alguém faria algo e acontece que ou esqueceram, ignoraram vocês ou fizeram a coisa errada. Todos estes problemas são resultado de não fechar o loop.
Comunicações Fechadas em Situações de Estresse
Comunicações Fechadas em Situações de Estresse é essencial em momentos de estresse e tensão onde deve ser cristalino o que é comunicado. Isto é especialmente verdade quando a vida e a morte estão em jogo como numa sala de operações ou no campo de batalha.
Como exemplo, as comunicações de rádio de 2 vias seguem um protocolo de comunicações de circuito fechado apertado para assegurar que a mensagem foi recebida. Tenho certeza que a maioria de vocês já ouviu falar do seguinte:
- Roger significa a letra “R”, que muitas vezes foi difícil de entender sobre a “mensagem recebida” de rádio.
- Over significava “Eu sou o que não sou – agora você pode falar”
- Out significava “Eu estou acabado”
Estas palavras padrão e procedimentos tornam simples e claro o que está a acontecer. Negócios não são vida ou morte como o campo de batalha ou sala de operação, mas podem se beneficiar de comunicações claras e concisas em loop fechado.
A fim de salvá-lo de sofrimento, mágoas e mal-entendidos, aqui estão alguns passos que vão garantir que você feche o loop toda vez.
Passo 1: Tenha objetivos claros
Um dos maiores desafios para se fazer as coisas é entender seus verdadeiros objetivos. Nada o frustrará mais do que lançar alguém em uma tarefa que é realmente tempo, mas não comunicada dessa forma. Ter objetivos claros significa que você pensa sobre o que precisa ser feito e elabora um plano que faça sentido. O truque para isso é preparar cuidadosamente e determinar quais objetivos são importantes e quem você precisa fazer.
Passo 2: Comunique-se claramente
Comunicação clara significa que sua mensagem ou tarefa está se registrando com o público. Isto não significa que você fala devagar ou usa o inglês do 4º ano. Ao contrário, você precisa ter pontos em sua reunião ou conversa onde você pergunta por clareza e que sua mensagem está sendo transmitida. Lembre-se, que o que você diz pode não estar comunicando a mensagem que você pretendeu. É por isso que você precisa ouvir constantemente o que as pessoas dizem e confirmar que sua mensagem ou tarefa está se comunicando.
Passo 3: Criar Pontos Naturais de Acompanhamento
Uma coisa com a qual a maioria das pessoas luta é como acompanhar alguém em uma tarefa ou tarefa. Isto pode ser um desafio para algumas pessoas porque não está claro quando acompanhar. Se você criar pontos de acompanhamento naturais, então todos os lados se sentirão muito mais confortáveis em atender a sua chamada ou e-mail. Esses pontos de acompanhamento naturais são criados pela pessoa que mais deseja que a ação seja concluída. Alguns exemplos de pontos de acompanhamento naturais são:
- Fazer a ação de acompanhamento em uma semana se você não ouvir de alguém
- Definir um prazo mútuo que todos concordem
- Fornecer informações ou feedback antes de uma certa data
- Uma ação pessoal de acompanhamento com dados/recomendações, etc.
- Fornecer uma atualização de status quando algo material acontecer (e.g. outro negócio fechado, atingir um marco, etc.)
Existem vários outros pontos naturais de acompanhamento que se tornarão óbvios para você quando você começar a procurá-los.
Passo 4: Discussões, Ações e Agendas de Documentos
Provavelmente a melhor coisa que você pode fazer para fechar o ciclo é enviar agendas de reuniões, notas, ações e conclusões. Isto pode parecer muito trabalho, mas é um grande ponto focal para discussão. Quando você envia notas de reunião, você está abrindo um ponto de acompanhamento natural que pode ser alavancado para fechar o laço em várias ações. Sem esse ponto focal, todas essas ações pendentes não terão casa. As suas notas de reunião e o seu seguimento darão a essas acções uma casa natural.
Passo 5: Seguimento Quando Prometido
Se você quiser que as pessoas acompanhem prontamente as suas acções, então você precisa de dar o exemplo. O tom e o teor do seu acompanhamento, juntamente com a sua pontualidade, mostrarão que você se preocupa em fechar o laço e isso naturalmente se esfregará nos outros. Nada diz a alguém que é importante fechar o laço como fazer tudo o que você pode fazer para facilitar as coisas para eles.
Passo 6: Repita Até Fechado
Apenas porque você pede para alguém fazer alguma coisa, não significa que eles realmente o ouviram ou reconheceram que isso será feito. Isto significa que você tem que repetir os passos acima até alcançar a resolução que você quer. Isto pode levar a várias reuniões ou telefonemas. Na verdade, pode levar mais tempo do que você previu. A coisa a lembrar é que você deve ser diligente se você quiser que algo seja feito. Isso requer que você comunique constantemente os resultados desejados e feche o loop para ter certeza de que ele seja feito.
Comunicações em loop fechado requer prática
Como qualquer coisa, comunicações em loop fechado requerem alguma prática. Pode ser embaraçoso ou até mesmo parecer bobagem que você tenha que repetir as coisas ou reconhecer claramente que recebeu uma mensagem. Essa inépcia desaparecerá e você se verá sendo capaz de fazer mais, menos dores de cabeça.