A Gestão de Custos explicada em 4 passos

A Gestão de Custos preocupa-se com o processo de encontrar o projecto certo e realizar o projecto da forma correcta. Inclui atividades como planejamento, estimativa, orçamento, financiamento, financiamento, gerenciamento, controle e benchmarking de custos para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo e o orçamento aprovado e o desempenho do projeto possam ser melhorados a tempo.

Gestão de custos cobre todo o ciclo de vida de um projeto desde a fase de planejamento inicial até a medição do desempenho real dos custos e a conclusão do projeto. Este artigo irá explicar as diferentes etapas e processos no Gerenciamento de Custos de Projetos, em linha com métodos como o Total Cost Management Framework da AACE International .

Passo 1: Planejamento de recursos

O planejamento de recursos é o processo de determinar os requisitos futuros de recursos para uma organização ou um escopo de trabalho. Isto envolve a avaliação e planejamento do uso dos recursos físicos, humanos, financeiros e informativos necessários para completar as atividades de trabalho e suas tarefas. A maioria das atividades envolve o uso de pessoas para realizar o trabalho. Algumas atividades envolvem materiais e consumíveis. Outras tarefas envolvem a criação de um ativo usando principalmente insumos de informação (por exemplo, engenharia ou design de software). Normalmente, as pessoas usam ferramentas como equipamentos para ajudá-las. Em alguns casos, ferramentas automatizadas podem executar o trabalho com pouco ou nenhum esforço humano.

O planejamento de recursos começa no escopo e no processo de desenvolvimento do plano de execução durante o qual o plano da estrutura do projeto, o plano da estrutura organizacional (PEP), os pacotes de trabalho e a estratégia de execução são desenvolvidos. O OBS estabelece categorias de recursos ou responsabilidades; essa categorização facilita o planejamento de recursos porque todos os recursos são de responsabilidade de alguém, conforme refletido no OBS.

A estimativa de recursos (geralmente uma parte da estimativa de custos) determina as quantidades de recursos necessários (horas, ferramentas, materiais, etc.) da atividade, enquanto o planejamento e o desenvolvimento do cronograma determinam as atividades de trabalho a serem executadas. Em seguida, o planejamento de recursos toma as quantidades de recursos estimadas, avalia a disponibilidade e limitações de recursos considerando as circunstâncias do projeto e, em seguida, otimiza como os recursos disponíveis (que muitas vezes são limitados) serão utilizados nas atividades ao longo do tempo. A otimização é realizada de forma iterativa usando as etapas de estimativa de duração e alocação de recursos do processo de planejamento e desenvolvimento do cronograma.

Passo 2: Estimativa de custos

A estimativa de custos é o processo preditivo usado para quantificar, calcular o custo e o preço dos recursos requeridos pelo escopo de uma opção de investimento, atividade ou projeto. Envolve a aplicação de técnicas que convertem informações técnicas e programáticas quantificadas sobre um ativo ou projeto em informações financeiras e de recursos. Os resultados da estimativa são usados principalmente como insumos para o planejamento de negócios, análise de custos e decisões ou para processos de controle de custos e cronograma de projetos.

O processo de estimativa de custos é geralmente aplicado durante cada fase do ciclo de vida do ativo ou projeto, à medida que o ativo ou escopo do projeto é definido, modificado e refinado. Conforme o nível de definição do escopo aumenta, os métodos de estimativa utilizados tornam-se mais definitivos e produzem estimativas com distribuições de custos probabilísticas cada vez mais estreitas.

A estimativa de custos poderia ser realizada por sistemas de software dedicados, como o Cleopatra Enterprise cost estimating e bancos de dados de custos de projetos como o CESK, que são criados e mantidos para suportar os vários tipos de estimativas que precisam ser preparados durante o ciclo de vida do ativo ou projeto.

A estimativa da duração de tempo das atividades deve ser considerada concomitantemente com os custos porque os custos muitas vezes dependem da duração do tempo e dos requisitos de recursos identificados na estimativa de custos podem afetar o cronograma. Abordagens iterativas são usadas porque os resultados de uma estimativa de custos muitas vezes levam a mudanças no escopo ou nos planos. Na verdade, o processo de estimação pode ser visto como parte do processo de definição do escopo porque a negociação iterativa entre custo e escopo entrelaça os processos.

Com o Cleopatra Cost Estimating, você pode alcançar

• Criação de todos os tipos de estimativas de custos, desde o fator até a estimativa detalhada.
• Propostas bem sucedidas, pois permite estimar custos, solicitar propostas, analisar essas propostas e acompanhar os seus custos.
• Provisão de custos ligados e controlo de custos. Com o Módulo de Controle de Custos, é possível rastrear os custos do projeto durante a fase de execução. Ao ligar o documento de controle do projeto diretamente à sua estimativa, Cleopatra Enterprise minimizará o manuseio dos dados, aumentará a eficiência e reduzirá o número de erros.
• Tradicionalmente, a gerência solicitaria a entrega de uma estimativa com base no tempo restante para a execução da TA. Mais organizações agora exigem que os estimadores sigam uma abordagem por etapas para estimar, entregando três tipos diferentes de estimativas durante a fase de preparação.

Passo 3: Orçamento de custos

Orçamento é um subprocesso dentro da estimativa usado para alocar o custo estimado de recursos em contas de custos em relação às quais o desempenho dos custos será medido e avaliado. Isto forma a linha de base para o controle de custos. As contas de custos utilizadas a partir do plano de contas também devem suportar o processo de contabilidade de custos. Os orçamentos são muitas vezes baseados no tempo de acordo com o cronograma ou para lidar com restrições orçamentárias e de fluxo de caixa.

Passo 4: Controle de custos

Controle de custos está preocupado em medir os desvios da linha de base de custos e tomar medidas corretivas eficazes para alcançar custos mínimos. Os procedimentos são aplicados para monitorar os gastos e o desempenho em relação ao progresso de um projeto. Todas as mudanças na linha de base de custo precisam ser registradas e os custos totais finais esperados são continuamente previstos. Quando a informação de custos reais se torna disponível, uma parte importante do controle de custos é explicar o que está causando o desvio da linha de base de custos. Com base nesta análise, uma ação corretiva pode ser necessária para evitar custos excessivos.

A figura abaixo é um mapa de processo para a medição do desempenho do projeto. Este processo deve ser executado em um ciclo de melhoria contínua até a conclusão do projeto:

Mapa de processo para medição do desempenho do projeto

O processo para avaliação do desempenho começa com o planejamento e com as ferramentas corretas no lugar. Ferramentas dedicadas de software de controle de custos podem ser valiosas para definir procedimentos de controle de custos, rastrear e aprovar mudanças e aplicar análises. Além disso, os relatórios podem ser melhorados e simplificados, o que facilita a informação a todas as partes interessadas envolvidas no projeto.

Cleopatra Cost Control ajuda você a alcançar

• Controle de custos do projeto e sempre rastrear os componentes de custo até seu orçamento original.
• Gestão de mudanças de escopo. Estimar custos e adicioná-lo ao documento de controle de projetos.
• Projeto concluído? O processo de feedback estará em vigor. Envie os reais para seus modelos de custos para aumentar sua precisão e qualidade para estimativas futuras. Onde a maioria das ferramentas está limitada a ser um software de estimativa de custos ou uma ferramenta de controle de custos, Cleopatra Enterprise é ambos.

Bonus Step: Benchmarking

Como um passo bônus, é sábio adicionar Benchmarking ao processo de gerenciamento de custos do projeto.

Benchmarking ajuda a fechar o loop entre o projeto A e o projeto B. O conhecimento do projeto A (referente aos projetos em execução e executados) é analisado e o feedback é refletido no projeto B (os próximos projetos). É assim que um ciclo de melhoria é criado para aumentar o desempenho do projeto. Benchmarking é amplamente utilizado pelas indústrias técnicas para melhorar o desempenho dos projetos. Sistemas de software como o benchmarking do projeto Cleopatra ajudam os estimadores e controladores de projeto a responder à complexa questão: Como usar grandes dados do projeto para executar projetos dentro do tempo e orçamento?

O objetivo do benchmarking de projetos é armazenar dados de projetos executados e em execução para extrair métricas valiosas do projeto e para fazer benchmark das estimativas atuais. A realização de análises estatísticas sobre dados históricos pode resultar em informações valiosas sobre relações entre variáveis, que podem ser usadas para configurar uma base de conhecimento de custos confiável ou calibrar as existentes.

Benchmarking de projetos como um estágio bônus

É importante notar que o benchmarking de projetos não inclui apenas a comparação entre projetos, como também é interessante comparar revisões dentro de um projeto.

O que você pode conseguir com o Benchmarking de Cleópatra

• Colher dados históricos de projetos que podem fornecer análises valiosas e comparação de projetos para tomar decisões críticas de negócios.
• Benchmarque suas estimativas em relação aos seus projetos anteriores e melhore significativamente sua estimativa de custo.
• Extrair métricas entre projetos para melhorar a precisão da estimativa de custos futuros.
• Desenvolver relatórios significativos e interativos.
• Exportar & Importar dados facilmente do Excel.

Cust Management Matters: 5 razões para a superação de custos nos controles de projetos

Infográficos: Como corrigir os 10 principais erros de gestão de custos de projetos

Como fazer um plano de gestão de custos? 4 dicas

Cust Management VS Cost Control

Fazer um caminho para o futuro digital: Sistemas integrados em controles de projeto

Download Case Study

Bruce Power Case Study