Protocolo de Corretor é um assunto delicado hoje em dia. Eles estão dentro? Eles estão fora? Há muita ansiedade sobre o assunto. Afinal, o próprio Protocolo afirma que qualquer parte pode se retirar a qualquer momento.
Como consultor de transição, uma das perguntas mais comuns que recebo sobre o Protocolo é “Que informações posso trazer comigo?”.
A minha primeira sugestão é ler o Protocolo do Corretor. Você ficaria surpreso com a quantidade de consultores que não o leram. A maioria apenas assume que eles conhecem a essência e dependem da instituição que os aceita para fornecer os detalhes.
Eu já o li inúmeras vezes e ainda pego pequenas coisas aqui e ali. É escrito por advogados, por isso é bastante completo. Ainda assim, encontro muitas passagens que parecem estar abertas para interpretação. Suponho que tudo é.
Neste artigo, quero focar-me na “Informação do Cliente”. As seguintes informações podem ser levadas com você ao sair de uma empresa de protocolo: nome do cliente, endereço, número de telefone, endereço de e-mail e título da conta.
Parece fácil o suficiente, certo? Em alguns aspectos, é. No entanto, existem regras sobre o que é considerado informação do seu cliente. Além disso, há maneiras de formatar as informações do cliente para proporcionar uma maior probabilidade de sucesso com a sua transição.
- Nome do cliente. Embora isto possa parecer direto, certamente não é. A abertura de conta e as transferências estão sempre com problemas em relação às discrepâncias de nome. Não é suficiente apenas listar o nome na conta. Você quer incluir o nome legal completo do cliente. Prefixos, sufixos, iniciais do meio (se não o nome completo do meio) e quaisquer pseudônimos. Use as informações legais corretas, depois se preocupe com a leitura que o cliente gostaria que fosse feita. Alguns depositários requerem papelada interna adicional ou documentação de apoio externa. Certifique-se de saber o que é isso para que possa pedir ao cliente antecipadamente e evite ter de voltar a esse mesmo cliente para obter itens adicionais.
- Endereço. Escusado será dizer, certifique-se de que o endereço que você registra está correto. Se houver mais de um endereço listado para o cliente, inclua todos eles. Não li nada no Protocolo do Corretor que diga que você só pode ter um item por categoria. Se o seu cliente tem um endereço para correspondência, traga-o. Não se esqueça da sua morada legal. É a que você precisa para abrir uma conta.
- Número de telefone. Traga-os a todos. Telemóvel, telefone de casa, telefone do trabalho. Neste mundo de alta tecnologia, o telemóvel é o número mais importante a ter, porque está ligado às contas para qualquer coisa que necessite de uma assinatura electrónica. Dois clientes na casa? Certifique-se de que tem os dois números de telemóvel, e certifique-se de que estão correctos.
- Endereço de e-mail. À custa de ser repetitivo, siga as mesmas orientações acima. Certifique-se de que o endereço de e-mail está correto. Qualquer documento que você queira enviar para assinatura eletrônica precisará ir para o endereço de e-mail de um cliente. Leve tempo para eliminar endereços que não estejam mais em uso, e certifique-se de que cada cliente listado tenha um.
- Títulos da conta. Este é um importante. Dependendo do número de linhas e número de caracteres permitidos por linha, os títulos das contas nos extratos podem acabar parecendo muito diferentes do que é o registro real da conta. Você quer se concentrar no registro da conta, porque ela terá mais informações disponíveis para você. Exemplo: Você pode puxar uma lista de títulos de conta e ver que você tem uma conta chamada “The Smith Family Trust”. Esse pode ser o nome que você deu à conta, mas não é o registro completo. O registro completo seria mais como “Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith”. O apelido da conta mostra-me que tenho um fundo de confiança. O registro da conta me mostra que tenho um trust irrevogável com dois trustees, um beneficiário, e uma data. Grande diferença.
Os depositários mais aceitantes têm a sua própria folha de cálculo que lhe vão fornecer. Embora seja provavelmente muito completa, também incluirá muitas colunas que não se aplicarão à sua situação. Eu sugiro que você crie sua própria planilha primeiro. Guarde uma cópia para si e imprima outra para entregar ao Gerente da sua firma actual quando se demitir. Essa cópia incluirá números de conta. A sua não o fará. Utilize a sua folha de cálculo para completar a que foi fornecida pelo seu depositário. Siga as suas instruções o mais de perto possível. Eles não poderão aceitar as suas informações até que você se demita da sua firma atual, portanto não poderão apontar erros antes de você sair. Após a demissão é uma corrida contra o relógio para que eles esfreguem a lista, gerem a papelada adequada e a enviem para você.
Utilize sua planilha como uma linha de vida. Adicione colunas adicionais. Mantenha um registo das conversas e do estado das transferências. Essa planilha será a ferramenta mais importante que você tem.