Se você está apenas começando ou já está no negócio há algum tempo, criar e manter um organograma de negócios pode ser uma maneira extremamente útil para ilustrar como sua empresa funciona e também pode ser usado para mostrar como você vai crescer e mudar no futuro.
O que é um organograma de uma pequena empresa? Um organograma de negócios, às vezes também referido como “organograma de negócios”, é uma representação visual da estrutura do seu negócio – ele delineia o papel de cada funcionário e esclarece quem se reporta a quem dentro da sua empresa. Em muitos casos, o desenvolvimento e a actualização deste organigrama será da competência do departamento de RH da sua pequena empresa, mas se não tiver actualmente um ramo de recursos humanos separado (ou mesmo se tiver) vale a pena compreender como funcionam estes quadros e como criar um.
Neste guia, portanto, vamos explicar exatamente como criar um organograma empresarial em quatro passos simples – discutindo os vários tipos de diagramas que você pode escolher, assim como os diferentes objetivos que você deve considerar ao fazer um organograma para sua empresa.
Como criar um organograma empresarial
Embora os exemplos de organograma empresarial possam ser esmagadores, criar um desses diagramas para sua empresa pode ser dividido em quatro passos fáceis. Ao tomar este processo um passo de cada vez, você será capaz de decidir que tipo de gráfico é melhor para o seu negócio e, em última análise, desenvolver uma tabela (como muitos outros documentos operacionais que você tem) que pode ser utilizada durante todo o ciclo de vida do seu negócio. Com isto em mente, vamos começar:
Passo 1: Decida como estruturar o seu organograma de negócios.
O primeiro passo para criar um organograma para o seu negócio é decidir que tipo de organograma você quer usar. Geralmente, existem quatro desenhos populares a considerar e você vai querer escolher o que melhor se adapta às necessidades do seu negócio.
Gráficos hierárquicos de organização empresarial
Para começar, um diagrama hierárquico começa no topo do negócio e trabalha na cadeia de comando (como você pode ver abaixo). Uma linha vertical entre os indivíduos indica que o empregado acima supervisiona diretamente o empregado abaixo. Hierarquias também mostram relações laterais, onde duas pessoas estão em pé de igualdade dentro da estrutura do negócio, mas ainda podem colaborar ou compartilhar responsabilidades – estes gráficos usam linhas horizontais para conectar os trabalhadores laterais. O organograma da empresa aqui mostra como a empresa está estruturada, começando com o CEO e avançando pelo resto da empresa.
Você pode ver outro exemplo abaixo, estruturado de forma semelhante, mas em um formato baseado em gráficos que inclui figuras:
Overtudo, a maioria das pequenas empresas usa um organograma hierárquico porque é a opção mais simples. Dito isto, você pode usar este tipo de organograma de negócios mesmo que você tenha apenas alguns nomes para preencher à medida que seu negócio cresce, é fácil adicionar novos funcionários.
Organograma de Negócios Funcional
Próximo, você pode considerar um organograma de negócios funcional se sua empresa for grande o suficiente para dividir os funcionários em departamentos. Este tipo de diagrama mostra o chefe de cada departamento e todos os indivíduos que se reportam a eles. Um gráfico funcional não é totalmente distinto de um gráfico hierárquico, mas tem uma ênfase ligeiramente diferente com base nos diferentes departamentos.
No exemplo abaixo, cada caixa tem um texto fictício, mas aqui está o que recomendamos que você liste para cada indivíduo. Você pode usar esta mesma informação em todos os gráficos de organizações de pequenas empresas:
- Nome do funcionário (deixe em branco se a posição estiver aberta)
- Departamento (vendas, marketing, contabilidade, operações, etc.).)
- Posição ou cargo (representante de vendas, supervisor, gerente de contas)
- Descrição das funções (uma breve frase ou duas devem ser suficientes)
- Localização (se você tiver mais de um escritório)
- Informação de contato (endereço físico, número de telefone ou ramal, número de telefone celular comercial, endereço de e-mail de trabalho)
- Foto (reconhecer-se com facilidade)
Como pode ver, embora o organograma funcional das pequenas empresas seja bastante semelhante à opção hierárquica, este diagrama pode ser útil para distinguir departamentos, dando uma visão maior de como a sua empresa funciona desta forma específica.
Matrix Business Organizational Chart
A terceira opção, chamada matriz ou organograma de negócios interfuncional, é útil se os trabalhadores se reportam a múltiplos supervisores. Como os gráficos hierárquicos, os organogramas matriciais ilustram as relações de supervisão imediata entre os funcionários, mas também mostram o gerente de projeto, equipe ou departamento ao qual um funcionário se reporta. Como você pode ver no exemplo abaixo, linhas sólidas indicam mais uma vez que um indivíduo é o principal gerente da pessoa abaixo dele. As linhas pontilhadas demonstram uma conexão menos direta, mas ainda assim importante, relatando.
Como mostra este organograma do Project Management Institute, o organograma matricial das pequenas empresas é freqüentemente utilizado por empresas com gerentes de projeto que trabalham em diferentes equipes. Da mesma forma, você pode descobrir que empresas baseadas em produtos, pesquisas e engenharia são mais propensas a utilizar este tipo de diagrama para ilustrar sua estrutura de negócios.
Circle Business Organizational Chart
Finalmente, a última opção a considerar é o organograma circular de negócios. O diagrama circular tem se tornado cada vez mais popular, especialmente entre as pequenas empresas iniciantes que desejam descartar as hierarquias tradicionais de negócios. A idéia por trás destes gráficos (mostrados abaixo) é que todas as equipes – e os funcionários que as compõem – desempenham um papel igualmente importante na empresa.
Once novamente, embora este exemplo mostre texto fictício, você pode ver como você completaria o gráfico com base nas informações do seu negócio. Cada departamento compõe um raio na roda e os funcionários dentro dele são listados em cada seção. Como discutimos acima, você preencheria informações essenciais para cada funcionário – nome, cargo, breve descrição, informações de contato, etc.
Ultimately, este primeiro passo pode levar tempo que você vai querer considerar seu negócio como ele existe agora e como você quer que ele cresça – dessa forma, você pode determinar qual destas quatro opções de organograma funcionará melhor para ilustrar a estrutura de sua empresa.
Passo 2: Recolha as informações dos funcionários e categorize os dados.
Agora, uma vez decidido o tipo de organograma que vai utilizar, o resto do desenvolvimento do seu organograma é bastante simples.
Para o seu próximo passo, portanto, você vai querer escrever uma lista de todos os funcionários da sua empresa e incluir as informações pertinentes sobre eles que nós mencionamos acima.
Se você selecionou um gráfico hierárquico, você colocará cada indivíduo em sua ordem correta na lista. O proprietário da empresa ocupa o primeiro nível, qualquer pessoa que se reporte diretamente a eles pertence ao segundo nível, e o gráfico progride a partir daí. Se você escolher um gráfico funcional ou circular, você vai organizar sua lista por cada departamento, como mostrado nos exemplos que explicamos acima. Finalmente, se você optou por um organograma matricial de pequenos negócios, você vai querer ter certeza de anotar todas as relações de supervisão.
Passo 3: Decida como você vai completar seu organograma de negócios.
Depois de ter reunido todas as informações necessárias para seus funcionários e categorizado com base no tipo de gráfico que você selecionou, você vai querer determinar como você vai completar seu gráfico. Como você viu em nossos exemplos acima, existem imagens e modelos de organogramas de pequenas empresas que você pode baixar e editar usando um programa como Adobe Photoshop.
Por outro lado, você pode escolher criar seu organograma de negócios em um programa simples e confiável que você já pode possuir, como o Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint ou Word) ou Google Sheets. Você também tem a opção de comprar um modelo de um fornecedor como o SmartDraw ou Lucidchart. Para tirar o máximo proveito do seu investimento, no entanto, você pode considerar a compra de um software de RH ou folha de pagamento que inclua essa funcionalidade (entre outras características). Como exemplo, a plataforma tudo incluído do Gusto permite que você crie um organograma dentro do sistema deles, assim como gerenciar sua folha de pagamento essencial e tarefas de RH.
Embora tecnicamente, você poderia diagramar seu organograma de pequenos negócios à mão, se você usar um template ou software online, você pode modificar seu gráfico com facilidade à medida que seu negócio se expande e o pessoal muda.
Passo 4: Preencha o seu organograma de negócios e arquive-o com segurança.
Finalmente, uma vez escolhido como você vai completar o seu organograma, você estará pronto para realmente preenchê-lo.
Com os dados que você compilou, você vai preencher cada caixa ou ramo do organograma que você escolheu. Mais uma vez, se o seu diagrama for hierárquico, você começará com o dono ou CEO do negócio no topo. Em seguida, você criará uma caixa abaixo do proprietário para cada pessoa que seja um relatório imediato, e desenhará uma linha vertical sólida do proprietário para cada um desses supervisores. Você continuará este processo para cada camada da cadeia de comando da empresa, e descerá a escada corporativa até colocar cada funcionário no gráfico.
Se o seu gráfico for um desenho funcional, você preencherá as caixas primárias com as informações para o chefe de cada departamento e o restante com as informações para cada indivíduo que eles gerenciam diretamente. Você seguirá o mesmo procedimento com um gráfico matricial – com este gráfico, entretanto, não se esqueça de incluir gerentes secundários ao lado de cada departamento, e fazer linhas pontilhadas (ou alguma outra distinção) entre as caixas para representar essas relações de supervisão adicionais.
Pouco, com um gráfico circular, você adicionará as informações dos funcionários e funções de cada departamento à fatia de torta correspondente, e seu diagrama estará completo.
Após ter completado seu organograma de pequenos negócios, você vai querer ter certeza de que o salvará em um local seguro – se você não estiver utilizando um software de RH ou outro programa que lhe permita salvá-lo dentro desse sistema. Você vai querer manter o seu organograma à mão para atualizar à medida que o seu negócio cresce e muda.
Ao longo destas linhas, também é útil armazenar uma cópia do seu organograma em um servidor compartilhado da empresa, drive ou portal de funcionários para que todos na sua empresa possam vê-lo (mas não mudá-lo) – desta forma, todos na sua organização podem entender como a empresa está estruturada e consultar o organograma conforme necessário.
Templates de organogramas de pequenas empresas
Se você não está pronto para investir em uma plataforma de software para construir seu diagrama, você pode estar interessado em explorar diferentes modelos de organogramas de pequenas empresas. Como mencionamos, existem soluções bem conhecidas, como o Microsoft Office, que oferecem modelos de organogramas que você pode baixar e usar para o seu negócio. Vejamos alguns exemplos:
- Microsoft Office: Dentro da seção de modelos do site do Office, você pode encontrar vários modelos gratuitos de organogramas de negócios que você pode baixar gratuitamente e personalizar dentro do PowerPoint, Word, ou Excel. Para uma simples opção de gráfico hierárquico, você pode começar com este “Minimal organization chart”
- 24Slides: Entre outras opções de modelos de negócio, 24Slides oferece modelos gratuitos de organograma de pequenas empresas que você pode copiar e editar dentro do Google Slides. Eles também oferecem estes modelos em diferentes tipos, incluindo o clássico gráfico hierárquico, bem como o gráfico circular.
- Canva: A plataforma de edição de imagens e gráficos Canva permite que você projete e personalize seu próprio organograma de negócios (gratuitamente, você só precisa se inscrever em uma conta) usando o sistema deles.
- Vizzlo: Embora a Vizzlo ofereça planos pagos, com sua versão gratuita, você pode acessar mais de 100 tipos diferentes de gráficos, incluindo modelos de organizações de pequenas empresas. Além disso, você tem a opção de editar seu template dentro do Vizzlo, ou criar seu gráfico diretamente no PowerPoint ou Google Slides usando uma integração Vizzlo.
Obviamente, estas são apenas algumas opções – existem inúmeros modelos e exemplos adicionais que você pode encontrar pesquisando e navegando online.
Os benefícios de um organograma de negócios
Como mostramos através do nosso guia de quatro passos, criar um organograma de negócios pode ser um processo bastante simples e direto. No entanto, se você está apenas começando, ou não tem um funcionário ou departamento dedicado para trabalhar no desenvolvimento deste gráfico, você pode estar se perguntando se você realmente precisa de um organograma. Em última análise, a decisão é sua – mas, para este fim, vale a pena destacar alguns dos benefícios de um destes diagramas e porque eles podem ser tão úteis para a sua pequena empresa.
Clarificar Estrutura de Gestão
Se você está apenas começando o seu negócio, o processo necessário para construir um organograma de negócios força-o a distribuir oficialmente as tarefas e a preencher os papéis de cada indivíduo e o propósito de cada departamento na sua empresa. Isto evita confusão mais tarde, à medida que o seu negócio cresce. É claro que você pode sempre reestruturar o seu organograma de negócios ao longo do caminho – seja qual for a forma como você trace as expectativas para cada posição no início, você já está um passo à frente no processo empresarial.
Por outro lado, se a sua empresa está mais estabelecida, um organograma de negócios ajuda tanto os funcionários novos quanto os já existentes a entenderem onde eles se encaixam dentro da estrutura da empresa, o que esclarece quaisquer questões relativas à cadeia de comando. Esta transparência poupa tempo e aumenta a eficiência, pois os trabalhadores podem consultar o seu organograma e determinar exactamente com quem falar quando confrontados com um determinado assunto. Além disso, se o organograma da sua empresa estiver bem estruturado, seus funcionários já saberão não apenas o nome do indivíduo adequado a consultar, mas também que posição ocupam e que responsabilidades supervisionam.
Incrementar a eficiência operacional
Outro benefício de criar e manter um organograma de pequenas empresas é que, ao fazê-lo, você pode examinar a estrutura atual da sua empresa e descobrir formas potenciais de melhorá-la. Certos funcionários são responsáveis por demasiadas tarefas e outros por muito poucas? Existe uma sobreposição desnecessária entre os trabalhadores individuais? Existem tarefas que caem por entre as fendas? Você deveria se reorganizar para atender a essas necessidades, contratar trabalhadores adicionais, ou possivelmente até terceirizar essas tarefas? Você pode descobrir que pode utilizar melhor os trabalhadores que já tem, e assim aumentar a produtividade.
Um organograma de negócios também pode melhorar a comunicação interfuncional em toda a sua empresa, o que leva a uma gestão de projetos mais eficaz. É mais fácil realizar tarefas que envolvem vários trabalhadores ou equipes quando a estrutura de relatórios é clara, e todos sabem com quem falar sobre o quê.
Demonstre o sucesso atual
Even, se você acha que seu negócio não se beneficiaria de um organograma, você pode descobrir que potenciais financiadores querem ver um quando você estiver solicitando financiamento. Semelhante a um plano de negócios, bancos, instituições como a SBA e potenciais investidores querem garantia de que você considerou cuidadosamente a estrutura do seu negócio, pois tal preparação é muitas vezes um indicador de sucesso futuro.
Como profissionais financeiros, eles também vão querer garantir que o método organizacional de negócios que você escolheu é aquele que eles acreditam que é provável que prospere – para que você possa pagar o seu potencial empréstimo de negócios a tempo.
Facilitate Future Planning
Finalmente, um organograma de pequenos negócios pode ajudá-lo a se preparar para a evolução e expansão do seu negócio. Nesta linha, recomendamos que você crie duas versões do seu organograma: uma que reflita a estrutura atual da sua empresa e outra que mostre os seus objetivos de crescimento. Você pode até mesmo considerar gráficos adicionais que indicam como você pode se reorganizar caso mudanças inesperadas ocorram, como reduções no financiamento ou a saída repentina de um funcionário-chave.
Seu segundo organograma de negócios, é claro, terá muitos espaços em branco – espaço para todos os cargos que você gostaria de preencher no futuro como implementar suas estratégias de crescimento do negócio. Desta forma, você pode usar o seu gráfico para encontrar possíveis buracos que existem no seu quadro atual de pessoal, e você terá um roteiro integrado para futuras contratações.
O resultado final
No final do dia, ter tempo para planejar e criar um organograma de negócios pode ser extremamente benéfico para o seu pequeno negócio – agora e no futuro. Se você mesmo desenvolver este diagrama, ou trabalhar com sua equipe para fazê-lo, você pode seguir nossos quatro passos simples para completar o processo relativamente rápido e facilmente.
Plus, se você já utiliza um software de folha de pagamento ou de RH, você pode verificar se sua plataforma já inclui um construtor de organogramas. Se não incluir, você pode decidir usar um dos modelos que discutimos aqui. Por outro lado, se você não tiver um software de RH ou de folha de pagamento, você pode considerar explorar algumas das principais opções – Gusto, Zenefits, etc. – já que qualquer uma destas soluções não só lhe permitirá criar um organograma de pequenas empresas, mas também o ajudará de forma eficiente e eficaz uma parte importante das suas operações diárias.