Você conhece o seu pequeno negócio como a palma da sua mão. Você dedicou horas ao seu layout e organização, mas você sente o mesmo em relação ao seu balanço?
Uma pesquisa recente descobriu que 40% dos proprietários de pequenas empresas passavam pelo menos 80 horas por ano fazendo contabilidade. Ao entender melhor como o seu balanço está organizado, você pode fazer a sua contabilidade a um ritmo mais eficiente. Mas primeiro, você precisará entender cada conta no seu balanço.
O que são contas de balanço?
Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente está familiarizado com o uso de pastas – e talvez até mesmo arquivos – para manter seus documentos organizados. O seu balanço usa um sistema semelhante, apenas em vez de pastas, é separado por contas.
As suas contas de balanço incluem:
- Dinheiro. Este é o dinheiro que você recebe durante as transações regulares no seu negócio. Por exemplo, quando você vende estoque e recebe pagamento, isto é documentado na conta de caixa. A sua conta de caixa será listada como activo corrente ou a curto prazo no seu balanço.
- Depósitos. Como um pequeno negócio, você pode já ter colocado depósitos de segurança antes. Você faz isso quando está dando dinheiro a outra pessoa para segurar contra encargos futuros. Estes são frequentemente referidos como “Depósitos de Segurança a Receber”. Os depósitos de segurança são considerados activos correntes no seu balanço.
- Activos intangíveis. Estes são ativos não-físicos. Patentes, direitos autorais, listas de clientes, obras literárias e direitos de transmissão são todos exemplos comuns. Estes são listados como ativos circulantes no seu balanço patrimonial.
- Investimentos de curto prazo. Estes investimentos são convertidos em dinheiro no prazo de um ano. Eles também são registrados na seção do ativo circulante do seu balanço patrimonial.
- Contas a receber. Isto envolve o dinheiro que os seus clientes lhe devem por produtos ou serviços que receberam mas que ainda não pagaram. Estes estão documentados como activos no seu balanço patrimonial.
- Despesas pré-pagas. Estas incluem transações para as quais os pagamentos foram feitos antecipadamente. Por exemplo, você pode pagar o aluguel de um espaço comercial antes de usá-lo. Esta transacção, bem como as suas outras despesas pré-pagas, seriam registadas como um activo no seu balanço patrimonial.
- Investimentos a longo prazo. Estes são normalmente investimentos que não são convertidos em dinheiro no prazo de um ano. Eles podem incluir ações, títulos, imóveis e, às vezes, dinheiro. Seus investimentos de longo prazo são registrados no ativo de seu balanço patrimonial.
- Contas a pagar. Esta é a quantidade de dinheiro que você deve a fornecedores ou credores. Suas contas a pagar são contas de passivo corrente no seu balanço patrimonial.
- Despesas acumuladas. Estas podem incluir salários, juros, serviços públicos, reparações, bónus, e impostos. Estas são consideradas contas de passivo.
- Cartão de crédito. Se você tem um cartão de crédito apenas para o seu pequeno negócio, você não está sozinho. Esta é uma prática comum. As compras feitas com cartões de crédito são registradas como contas de passivo no seu balanço patrimonial.
- Dívida a curto prazo. Esta conta é mostrada na parte do passivo circulante do seu balanço. Isto engloba qualquer dívida que seja devida no prazo de um ano. Um exemplo de dívida de curto prazo são os impostos sobre a folha de pagamento.
- Dívida de longo prazo. Esta é a dívida que não vencerá dentro de um ano. Exemplos incluem obrigações a pagar, empréstimos a longo prazo, obrigações de arrendamento ou obrigações convertíveis. Estes são registrados na seção do passivo do seu balanço patrimonial.
- Capital Próprio. O patrimônio líquido do proprietário é uma seção separada do balanço patrimonial. Esta seção inclui o valor nominal das ações, os montantes pagos em capital e seus lucros acumulados.
O que são contas a receber do balanço?
As suas transações com clientes são importantes. Elas alimentam o seu negócio. Por isso, ao criar e analisar o seu balanço, preste muita atenção às suas contas a receber. Como mencionado anteriormente, estes representam pagamentos que os seus clientes lhe devem após a compra de bens ou serviços a crédito. Por exemplo, digamos que você possui um negócio de paisagismo. Depois de consertar o quintal de um cliente, você lhes envia uma fatura. Por sua vez, em uma data posterior, eles devolvem um pagamento pelos serviços prestados.
As contas a receber, como a que você receberia no exemplo de paisagismo acima, são ativos circulantes. Isto porque é esperado que sejam convertidos em dinheiro dentro de um ano.
O que são contas a pagar no balanço?
Você já sabe que o dinheiro que flui para o seu negócio é tão importante quanto o dinheiro que flui para fora. Portanto, é importante estar atento às suas contas a pagar, pois são pagamentos que você deve a outros negócios.
As suas contas a pagar são, de facto, contas a receber de outros negócios. Por exemplo, digamos que a sua pequena empresa fica sem o inventário essencial mais cedo do que o esperado. Você contacta rapidamente o seu fornecedor e compra mais inventários a crédito deles. Após a crise ser evitada e suas prateleiras reabastecidas, você recebe uma fatura para pagamento. Este pagamento é considerado uma conta a pagar (e é uma conta a receber para o fornecedor). Você é legalmente obrigado a pagá-la em tempo hábil ao seu fornecedor.
Conciliação de Contas de Balanço
Você provavelmente já se reconciliou com outros antes, mas você pode não ter reconciliado um balanço. Para começar, saiba que reconciliar seu balanço envolve comparar suas contas patrimoniais com outra fonte.
Para muitos proprietários de pequenas empresas, esta fonte é seu extrato bancário. No entanto, você vai querer ter em mente que esses extratos só se aplicam às contas de caixa do balanço. Para comparar suas contas a receber, contas a pagar e transações de ativo fixo, você pode usar seu livro auxiliar.
Esta comparação é importante para proprietários de pequenas empresas como você, pois permite que você se certifique de que seu balanço está correto. Você quer que as suas contas coincidam. Se não o fizerem, você poderá ter problemas no futuro. Dito isto, comparar o seu balanço pode permitir-lhe apanhar os erros mais cedo. Por vezes estes erros podem ser tão simples como uma gralha ou dígitos transpostos em um número.
Como você passa pelo processo de reconciliação, você vai querer manter uma lista do que compõe cada conta do balanço. Isto pode ajudá-lo a manter-se organizado. Estas listas são:
- Ativos fixos
- Despesas pré-pagas individuais que totalizam o valor das pré-pagas
- Contas a receber e contas a pagar que se relacionam com o balanço
O seu balanço deve ser reconciliado no final de um mês, trimestre ou período de um ano. O momento é de sua responsabilidade como proprietário da pequena empresa. No entanto, reconciliar o seu balanço como parte do seu processo de encerramento é considerado uma boa ideia.
Após ter determinado que o seu balanço é exacto, então pode usá-lo com facilidade e confiança para tomar decisões financeiras futuras.
O que é um Balanço Orçamentado?
Você não é um estranho aos orçamentos. Todo negócio tem um. Independentemente de quão alto ou baixo é o seu orçamento, você também vai querer um balanço orçado, além do seu balanço atual.
O balanço orçado é o mesmo que o seu balanço atual, exceto que ele reflete uma estimativa para períodos futuros do orçamento. Portanto, ele mostra onde suas contas de balanço estarão no final dos períodos contábeis futuros, se você se ater ao seu orçamento atual.
Da próxima vez que você revisar o balanço da sua pequena empresa, não apenas o encubra. Realmente pare e entenda cada conta nele. Isto irá ajudá-lo a ter uma melhor compreensão do seu mercado, operação e pequenos negócios em geral.
Além disso, leve-o um passo adiante. Reconcilie o seu balanço neste período contabilístico. Depois, crie um balanço orçamentado para lhe dar ainda mais vantagem financeira. Até onde você mergulha no seu balanço patrimonial, em última análise, depende de você.