É geralmente impossível, como forasteiro, dirigir-se a todos numa empresa (ou num departamento), porque você não terá todos os seus endereços de e-mail. Tudo o que você pode fazer é encontrar um ponto de contato dentro da empresa, e endereçar seu e-mail para essa pessoa. Então, o melhor que você pode fazer é pedir a essa pessoa para trazer um determinado texto (ou o que quer que seja) à atenção de todos lá. Esse pedaço de texto realmente não precisa conter nenhuma saudação. Sua única saudação é à sua pessoa de contato.
“Queridos Todos” é geralmente restrito a situações quando você está se dirigindo a um grupo de pessoas que você conhece. Por exemplo, podem ser membros de um comitê.
É uma saudação que se tornou muito popular como o e-mail se tornou popular, mas eu não gosto muito dela. O que aconteceu ao “Caros colegas”? Tem um toque de saudação baixa, como em “Hey, ouçam todos”.
Só muito recentemente (na última semana ou duas) me deparei com a saudação equivalente em alemão (não vou repeti-la aqui porque é contra as regras, mas é apenas uma tradução literal de “Queridos Todos”), e minha reação inicial foi de horror. Achei-a ainda mais digna de ser encolhida do que a versão inglesa.