O que é o EDI 810?
O EDI 810 contém o formato e estabelece o conteúdo dos dados do conjunto de transações de fatura para uso no contexto de um ambiente EDI. O conjunto de transações pode ser usado para fornecer as práticas comerciais e industriais habituais e estabelecidas em relação ao faturamento de bens e serviços oferecidos. Nas práticas comerciais típicas, uma fatura em papel é produzida para receber o pagamento. Ao trabalhar dentro de um ambiente EDI, um EDI 810 é enviado em seu lugar. O conjunto de documentos 810 (fatura EDI) é a fatura eletrônica que é enviada em resposta a um EDI 850 (Pedido de Compra), uma vez que os bens ou serviços tenham sido fornecidos. As duas partes que trocam estes conjuntos transaccionais particulares são frequentemente referidas como “parceiros comerciais”
O que inclui um EDI 810?
Um EDI 810 é um documento electrónico que está em conformidade com a especificação ANSI X12 EDI. Uma factura EDI 810 não é formatada de uma forma que um comprador ou fornecedor médio entenderia, mas sim para ser enviada, recebida e interpretada por um software EDI. Esta comunicação “de computador para computador” permite a troca rápida e sem erros de documentos eletrônicos entre empresas. O documento 810 EDI é uma das formas mais populares de troca juntamente com o documento 850 EDI (pedido de compra).
Apenas como uma factura em papel para bens ou serviços prestados, um EDI 810 inclui detalhes relacionados com o pedido inicial. Um EDI 810 incluirá frequentemente o seguinte:
- Número da fatura
- Data da fatura
- Data de envio dos itens
- Acordo sobre as condições de pagamento
- Itens ou serviços prestados
Dependente dos bens ou serviços fornecidos, pode haver informações adicionais que sejam necessárias dentro de um EDI 810. Consulte o guia EDI ou documento de mapeamento da sua empresa para determinar os valores de dados corretos que são necessários.
Transmissão de um Documento de Fatura EDI 810
A finalidade da criação de uma fatura EDI 810 é assegurar a troca suave de informações de transações entre empresas seguindo as regras e regulamentos estabelecidos para a troca de dados EDI como a fatura EDI 810. O processo de transmissão EDI começa com a criação de uma fatura regular pelo funcionário, que é submetida ao sistema informático e traduzida para um documento EDI 810. A fatura EDI 810 é então transmitida ao destinatário (neste caso um cliente) onde o processo de tradução acontece em reverso, transformando o documento EDI 810 em uma forma legível por humanos.
Usando uma rede de valor agregado EDI 810 (VAN)
O documento de faturamento EDI 810 é submetido através do método preferido de intercâmbio EDI. Normalmente, uma rede de valor agregado (VAN) é o método preferido de comunicação EDI por causa de seus muitos serviços especializados que são agrupados com suas capacidades. Em sua forma básica, o VAN recebe o documento de faturamento 810 EDI, revisa e armazena as informações e, assumindo que as informações sejam aprovadas e seguras, submete a correspondência final (o documento de faturamento 810 EDI) para o destinatário pretendido. O VAN também pode fornecer segurança para a comunicação EDI, oferecer serviços de e-mail, manipular e transformar dados em formatos utilizáveis, e uma série de outros benefícios.
Recebendo um Documento de Fatura EDI 810
Se o sistema optar por enviar o 810 EDI em uma VAN, modem, sistema de quadro de avisos (BBS) ou via Internet, a fatura EDI 810 é levada para um gateway onde se cruza com o método de transmissão do sistema de destino (este método deve ser o mesmo que o original para que a transmissão seja bem sucedida). O destinatário pretendido irá rever o documento EDI 810 para se certificar de que está no destino correcto e de que o seu formato está intacto. Uma vez tudo aprovado, o documento EDI 810 está pronto para ser processado no novo sistema. A tradução de um documento EDI 810 é feita através de um software de tradução EDI. Através de uma série de reformatação, traduções e mapeamento, o documento de faturamento EDI 810 deixa de ser um documento EDI e passa a ser uma fatura utilizável que a empresa pode processar de acordo.
Como responder a um EDI 810?
Após o envio de um EDI 810 para receber o pagamento por bens ou serviços prestados, a parte receptora (ou pagadora) enviará uma resposta ao recebedor do pagamento. O pagador irá transmitir um dos dois conjuntos transacionais dentro do ambiente EDI. Eles enviarão um EDI 997 de Reconhecimento Fundamental para confirmar que receberam o EDI 810 ou uma Mensagem de Texto EDI 864 para comunicar quaisquer erros detectados dentro do EDI 810. Se o EDI 810 for aprovado, então o pagador enviará um EDI 820 de Aviso de Remessa para comunicar o pagamento da fatura.
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