EDI 997 (Functional Acknowledgement)
Um conjunto EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set é comunicado entre as partes quando há uma transmissão dentro do ambiente EDI. Ele apenas confirma o recebimento de um conjunto transacional EDI. Quando duas partes, como um comprador e um fornecedor, trocam uma transmissão EDI seguida de confirmação, são referidas como “parceiros comerciais”. Por exemplo, um cenário típico é um vendedor enviar um conjunto EDI 810 Transactional Invoice Transactional. O comprador confirma o recebimento do EDI 810 enviando um EDI 997 Functional Acknowledgment. É importante observar que receber um EDI 997 de uma parte remota não significa que eles concordem ou discordem do conteúdo da transmissão do EDI. Ele apenas diz que eles o receberam e estão enviando uma confirmação de recebimento.
O que é um EDI 997 Functional Acknowledgement?
O EDI 997 contém o formato e estabelece o conteúdo dos dados do Conjunto de Transação de Confirmação Funcional para uso dentro do contexto de um ambiente EDI. O conjunto de transação pode ser usado para definir as estruturas de controle de um conjunto de confirmações para indicar os resultados da análise sintática dos documentos codificados eletronicamente, como uma Fatura EDI 810. Os documentos codificados são os sets de transação, que são agrupados em grupos funcionais, utilizados na definição de transações para intercâmbio de dados comerciais. Esta norma não cobre o significado semântico das informações codificadas nos conjuntos de transação, pois estas podem diferir entre sistemas de tradução.
O processo de comunicação EDI 997
O EDI 997 é sempre enviado tanto pelo comprador como pelo fornecedor como uma forma de garantir que a comunicação do documento foi executada com sucesso. Através do EDI 997 os parceiros podem auditar quais trocas EDI foram bem sucedidas e quais tiveram problemas. Como todos os outros documentos EDI, o EDI 997 deve ser gerado através do tradutor EDI e depois enviado para o destinatário através de algum meio eletrônico. O computador do remetente irá normalmente traduzir o EDI 997 para um formato EDI, enquanto a comunicação ocorrerá através de uma conexão EDI pela Internet ou através de uma Rede de Valor Agregado (VAN).
Quando é transmitido um EDI 997 Functional Acknowledgement?
Quando uma transação EDI é recebida, a parte remota pode enviar um EDI 997 Functional Acknowledgement, confirmando o recebimento das transações que foram submetidas e traduzidas pelo sistema EDI. Esta resposta não confirmou a validade dos dados, mas sim uma afirmação de que foram recebidos. Durante a tradução dos dados, alguns EDI 997s mais avançados podem responder se ocorrerem erros de sintaxe na transmissão inicial dos dados do conjunto transacional. Isto depende muito de como a operação EDI foi configurada em um determinado guia EDI ou documento de mapeamento.
Transmissão do EDI 997
Após o EDI 997 estar pronto para ser enviado ao destinatário, um de dois métodos será geralmente usado. O primeiro, e ainda mais popular, é o uso de um VAN. Uma VAN atua como um intermediário entre as duas partes, facilitando a comunicação do EDI 997 (e outros documentos EDI). Além da simples entrega, o VAN também é responsável por garantir que a transmissão seja segura durante todo o processo. Isto é sempre imperativo, mas ainda mais com documentos como o EDI 997, que podem incluir informações privadas e confidenciais. Uma segunda opção popular é o uso de uma conexão direta através da Internet para trocar o EDI 997 entre duas partes. Esta segunda forma de comunicação é também conhecida como comunicação AS2. Ao utilizar o AS2 para enviar o EDI 997, o documento é criptografado na fonte e enviado usando protocolos seguros baseados na Internet para o destinatário, que então deve ter um software capaz de decodificar o EDI 997 antes da tradução.
Translating the EDI 997
Once que um EDI 997 é recebido, o primeiro passo deve ser a tradução do documento. Um EDI 997, como qualquer documento EDI, no seu formato nativo, não deve ser lido por um operador humano. No processo de tradução, o EDI 997 será convertido em uma de duas formas. Um deles é o formato “legível por humanos”, que normalmente é na forma de um relatório que é impresso ou mais provavelmente colocado num formato de arquivo que é facilmente importado para um sistema de contabilidade ou ERP. Traduzir o EDI 997 para este formato mais facilmente integrado é o primeiro passo chave para receber o documento antes que ele possa ser usado pelo destinatário pretendido.
O que acontece depois de enviar um EDI 997 Functional Acknowledgement?
Depois de ter transmitido um EDI 997 Functional Acknowledgledgement Transactional Set, então o próximo passo depende de qual transação você está confirmando a transmissão. Por exemplo, se você estiver verificando o recebimento de uma fatura EDI 810, o próximo passo será uma mensagem de texto EDI 864 para contestar a fatura devido a um erro ou um aviso de remessa EDI 820 para detalhar o pagamento de mercadorias ou serviços prestados. O próximo passo após um EDI 997 depende do que a transmissão está a confirmar e se os dados são recebidos com precisão.
Integrar o EDI 997 no seu negócio
Após o EDI 997 ser traduzido para um formato pronto para computador, um processo secundário interno pega no novo ficheiro com a informação originada no EDI 997 e move-o para o ERP ou sistema de contabilidade do destinatário. Nesta fase da transformação, o EDI 997 é agora um documento que pode ser identificado e utilizado pelo destinatário como o remetente do EDI 997 pretendido.
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