A comunicação empresarial eficaz é crucial para o sucesso de qualquer empresa. A má comunicação não é apenas frustrante a nível pessoal, mas tem o potencial de causar enormes perdas financeiras. Mensagens mal interpretadas, e-mails perdidos, ou má compreensão podem causar atrasos, projetos fracassados, ou perda de clientes. Portanto, é importante para todos na sua empresa melhorar suas habilidades de comunicação, especialmente quando em uma posição de poder.
Reunimos uma pequena coleção de dicas e técnicas que você pode aplicar para se tornar um melhor comunicador e ajudar a sua empresa a progredir.
Cale-se em silêncio
O erro mais comum que todos cometem na comunicação é responder demasiado cedo. Na maioria das vezes, uma resposta apressada só vai prejudicar a conversa e na verdade nos impede de aprender mais.
Ficar em silêncio após ouvir uma declaração encoraja a outra pessoa a continuar e nos oferecer mais informações. Quer você esteja ouvindo um tom, um relatório ou apenas tendo uma conversa, espere até que a outra pessoa tenha ficado em silêncio por cerca de 10 segundos antes de responder ou fazer perguntas de acompanhamento.
Perguntas de sking
Perguntas de sking têm dois grandes benefícios na comunicação: primeiro, ajudam-nos a descobrir a informação que queremos e segundo, mostram à outra pessoa que estamos interessados no que ela tem a dizer, o que mantém a conversa em andamento.
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Quantas mais perguntas fizer, melhor compreenderá o assunto que está a ser discutido. Mais do que isso, gestores e líderes de equipe devem fazer perguntas com o objetivo de testar o nível de compreensão que seus subordinados têm em relação a um assunto. As perguntas são o motor da comunicação, portanto nunca tenha medo de mantê-lo revigorado.
Ouvir ativamente
Ouvir as palavras que saem da boca de alguém nem sempre é o mesmo que ouvir. Ouvir implica compromisso e reconhecimento. O rabiscar, repetir o que foi dito e fazer perguntas são todas estratégias de escuta activa que melhoram a qualidade da conversa e aumentam a quantidade de informação de que se vai lembrar. O exemplo mais frequente é repetir o nome de uma pessoa quando você está sendo apresentado a ela.
No trabalho, a escuta ativa aumenta a quantidade de detalhes que você vai lembrar, mostra interesse na outra pessoa e constrói uma conexão entre as partes envolvidas.
Dar feedback
Em quase todos os ambientes de trabalho, o feedback é uma parte crucial do fluxo de trabalho. Conhecer a opinião de outras pessoas, ouvir suas sugestões e oferecer a sua própria em troca é o que leva ao progresso e desenvolvimento. Mas tanto dar como receber feedback pode ser um processo de comunicação muito frágil.
Ser honesto é sempre importante, mas a maneira como você entrega seu ponto de vista pode fazer toda a diferença entre uma experiência positiva e uma negativa. A maioria das pessoas é sensível às críticas e uma opinião brutalmente honesta pode ser percebida como maliciosa. Por isso é sempre importante enquadrar o seu feedback de uma forma positiva, mesmo quando se trata de crítica. Faça perguntas adicionais para ter certeza de que você entendeu tudo certo, depois ofereça conselhos para melhorar em vez de destruir o trabalho de outras pessoas.
Mostrar empatia
O ambiente de trabalho pode ser muito stressante e esmagador, e é exactamente por isso que precisamos de mostrar empatia uns para com os outros. A comunicação empática constrói confiança entre os colegas de trabalho, enquanto encoraja as pessoas a continuar fazendo o melhor, mesmo quando isso não parece ser bom o suficiente.
As pessoas são mais propensas a colocar mais esforço quando sentem que a sua luta é apreciada em vez de ser ignorada. Ninguém gosta de ser tratado como um robô que sempre se espera que seja produtivo.
Prática de empatia no trabalho e partilha os teus sentimentos com os teus colegas de equipa. Na maioria das vezes, você vai perceber que a maioria das pessoas compartilha sentimentos e lutas similares aos seus.
Fique entusiasmado
Atitude positiva é sempre importante para uma comunicação empresarial eficaz. Interações bem sucedidas com chefes, colegas de equipe ou clientes requerem a expressão de um alto nível de entusiasmo.
A razão pela qual os vendedores sorriem sempre para os clientes é que as pessoas são mais receptivas e mais propensas a responder a estímulos positivos.
Veja a sua linguagem corporal
Ninguem quer falar com alguém que está constantemente a enrolar os olhos, a suspirar, a descansar o queixo no punho ou a verificar constantemente os seus smartphones. Tudo isso são sinais de que você não poderia estar menos interessado no que a outra pessoa tem a dizer. Não é preciso ser um detective da Lie to Me para perceber isso. Em vez disso, posicione-se para parecer atento, faça contacto visual, acene com a cabeça ou abane a cabeça para se apoiar.
Linguagem corporal é uma grande parte da comunicação não-verbal que mostra como você realmente se sente durante a conversa. Além disso, também faz a diferença entre alguém que está numa posição (trocadilho não intencional) de poder e conhecimento, e alguém que tem pouco entendimento do assunto discutido.
Conexões corporais
Se você quer que as pessoas realmente ouçam e entendam o que você está dizendo, você precisa fazer mais do que falar. Você precisa construir conexões. Mostre interesse no seu interlocutor e eles lhe retribuirão o favor. Saber com quem você está falando, quais são seus antecedentes e quais são seus interesses lhe dará uma idéia clara de como abordar qualquer assunto a fim de realmente alcançá-los. Um bom comunicador conhece o seu público e molda a sua mensagem de acordo com ele.
Apenas tão importante, esta é uma grande estratégia de networking. Construir conexões com outros profissionais deve fazer parte dos planos de carreira de qualquer pessoa.
Utilizar as ferramentas adequadas para uma comunicação empresarial eficaz
Neste dia e época, as interações face a face são frequentemente substituídas pela comunicação digital. O canal que escolhemos para esse fim é crucial para a eficácia da comunicação. Enquanto as gerações mais antigas ainda preferem o bom e velho e-mail, os milenares e os Y-ers estão mais inclinados a usar o chat ao vivo.
Por isso, muitas empresas confiam em aplicativos de comunicação em equipe como o Hubgets para lidar com suas necessidades diárias de comunicação. Além de poupar tempo, os aplicativos de comunicação em equipe têm outras grandes vantagens, como a igualdade de acesso à informação em tempo real e para referência futura, não afetada pela localização geográfica dos membros da equipe. A comunicação empresarial nunca foi tão eficaz.
O poder está nas suas mãos
Melhorar a qualidade da sua comunicação requer, em última análise, mudanças a nível pessoal. Uma comunicação empresarial eficaz é a consequência dos esforços pessoais partilhados por todas as partes envolvidas.
Comece pequeno trabalhando para melhorar suas próprias habilidades de comunicação, faça sua empresa oferecer treinamentos de comunicação a todos os funcionários e incentive uma cultura de honestidade, confiança e colaboração.