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Todos os negócios que compram bens e serviços dos seus fornecedores a crédito têm de registar as suas contas a pagar, ou o dinheiro que devem aos seus fornecedores. Não basta apenas registar as suas contas e pagá-las a crédito, é importante auditar regularmente as contas a pagar para garantir que tudo está em ordem. Não auditar contas a pagar pode levar a consequências desfavoráveis para o seu negócio, como pagamentos duplicados ou falhados de fornecedores e responsabilidades não registadas. Neste guia, veremos o que é contas a pagar, o que significa auditar contas a pagar, e como preparar o seu negócio para uma auditoria de contas a pagar.
Então o que é contas a pagar?
Contas a pagar é simplesmente a soma de dinheiro que uma empresa deve aos seus fornecedores. Contas a pagar é uma conta de passivo que aparece na contabilidade de exercício quando uma empresa compra bens ou serviços dos seus fornecedores a crédito e ainda tem que pagar por eles. A conta a pagar é crucial porque é o registo do que uma empresa deve aos seus fornecedores ou credores. Como exemplo, vamos supor que você compra um computador de mesa no valor de $2.500 para o seu negócio de um revendedor a crédito. Isso aumenta sua conta de ativos porque você comprou um computador e aumenta sua conta de passivo em $2.500 porque você comprou a crédito. Este passivo é registrado como contas a pagar ao revendedor e será listado na seção de passivo corrente do seu balanço patrimonial.
O que significa auditoria de contas a pagar?
Em termos simples, auditoria significa inspeção. Uma auditoria de contas a pagar é apenas uma inspeção formal, bem organizada e completa dos registros de contas a pagar de uma empresa. A auditoria pode ser feita tanto por auditores internos como por terceiros. A auditoria é exigida em todos os países, mas as regras para quando a auditoria é exigida mudam de país para país. Os governos geralmente exigem que as empresas sejam auditadas assim que ultrapassam um determinado limite de receita.
Auditoria é importante porque revela se as contas a pagar da sua empresa são registradas corretamente e se os seus registros fornecem uma imagem precisa das responsabilidades da sua empresa. Também mostra que você está cumprindo as regras e que os recursos da sua empresa estão sendo usados para fins legítimos. Auditar suas contas a pagar regularmente assegura que as contas estão sendo pagas a tempo e ajuda a evitar pagamentos duplicados, responsabilidades não registradas e inadimplências nos pagamentos de fornecedores.
O que os auditores procuram antes da auditoria
Auditores não necessariamente seguem nenhum padrão definido durante a auditoria. Seus métodos de auditoria variam de acordo com o tamanho do negócio, o número de transações comerciais realizadas durante o período auditado e o nível de precisão necessário. Geralmente, quanto maior o negócio, maior a precisão necessária.
Como funciona a auditoria?
Existem quatro fases num processo típico de auditoria de contas a pagar: planeamento, trabalho de campo, relatórios de auditoria e revisão de acompanhamento.
Planeamento
A primeira fase do processo de auditoria é o planeamento. Os auditores discutem o escopo do processo de auditoria, e também os possíveis resultados da auditoria. Enquanto planeja, você também pode discutir com seus auditores qualquer preocupação que você tenha com relação às demonstrações financeiras, possíveis fraudes, ou a necessidade de melhorias. Após esta discussão, os auditores podem apresentar um plano de ação para os passos subsequentes do processo de auditoria, começando com trabalho de campo.
Trabalho de campo
É quando a auditoria realmente começa e o papel de um auditor é colocado em ação. Os auditores começam a rever como o seu negócio funciona. Eles examinam suas transações e documentos comerciais, incluindo pedidos de compra, faturas de fornecedores, registros bancários e lançamentos contábeis manuais para garantir que as informações neles contidas estejam corretas, que os pagamentos tenham sido feitos corretamente e que os termos e condições tenham sido cumpridos. O trabalho de campo pode levar alguns dias a várias semanas, dependendo do tamanho do seu negócio e de quantas transações ele fez.
Relatórios de auditoria
Quando o trabalho de campo está completo, os auditores colocam seus resultados em um relatório. Este relatório contém todas as informações que os auditores descobriram sobre as contas a pagar do seu negócio e o quão precisas elas são. O relatório também especifica as áreas onde o seu negócio está bem e as áreas onde pode necessitar de melhorias.
Revisão de acompanhamento
A auditoria ainda não terminou na fase de relatório. Os auditores fazem uma revisão de acompanhamento após um ano, para verificar se as mudanças sugeridas foram implementadas e se os resultados desejados foram alcançados.
Pronta para auditoria do seu negócio
Então, como é que você consegue a sua empresa pronta para auditoria? Aqui estão alguns passos que ajudam a facilitar o trabalho para os seus auditores.
- Obtenha um sistema de contabilidade que ajude a registar as suas contas, despesas, e outras transacções de compra
- Categorize as suas despesas ordenadamente em contas de despesas
- Registe os créditos dos fornecedores e use-os na próxima vez que tiver de pagar aos seus fornecedores
- Reconcilie as suas contas bancárias antes da auditoria
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As auditorias não têm de ser uma dor de cabeça
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A realização de auditorias às suas contas a pagar ajuda-o a apanhar erros dispendiosos e a prevenir fraudes relacionadas com pagamentos. A auditoria não é uma tarefa simples, no entanto, e revisar documentos à mão é um processo complexo que na verdade aumenta o risco de fraude. Por outro lado, um aplicativo de contabilidade que usa automação pode ajudar a manter suas contas a pagar em ordem. Além de prepará-lo para a auditoria, ele vai reduzir a possibilidade de erros e fraudes, dando-lhe menos preocupações quando chega a época da auditoria.