A negociação de contrato não mudou desde o advento do e-mail, mas as novas tecnologias estão tornando a negociação de contrato mais rápida, mais inteligente e menos arriscada. Neste artigo, vamos dividir o que é negociação de contratos, por que as abordagens tradicionais de negociação de contratos representam passivos comerciais e como as novas tecnologias ajudam as equipes jurídicas a negociar acordos complexos em escala.
O que é negociação contratual?
A negociação contratual é o processo de chegar a um acordo sobre um conjunto de termos juridicamente vinculativos (aqui, vamos nos concentrar na negociação entre duas empresas). Quando duas empresas negociam, ambas as partes buscam obter termos favoráveis e minimizar o risco financeiro, legal e operacional.
Ao negociar contratos com fornecedores, por exemplo, sua empresa pode pressionar pela capacidade de pagar mês a mês em vez de anualmente (ou vice versa). Nos pagamentos, como em muitas outras questões, não há necessariamente uma opção “correta”, mas sim uma opção que faz mais sentido para a sua empresa. A razão pela qual negociamos contratos nos negócios é para garantir que os nossos acordos estabelecem as nossas empresas para o sucesso a longo prazo.
Os desafios de longo prazo da negociação de contratos
A negociação de contratos é muitas vezes a parte mais importante do ciclo de vida do contrato. Atrasos na geração ou execução de contratos podem atrasar um negócio, por exemplo, mas é pouco provável que tenham um impacto material no resultado final desse negócio. Uma negociação mal conduzida, por outro lado, pode sobrecarregar uma empresa com obrigações legais árduas durante anos.
Em negociações de rotina – uma negociação sobre uma licença de software, por exemplo – as discussões concentram-se em coisas como a lei, o tratamento dos dados dos clientes, a segurança da informação e o preço. A Empresa A poderia dizer à Empresa B: “Estamos dispostos a comprar por este preço se você incluir as obrigações padrão da nossa empresa em torno do tempo de funcionamento do sistema, mas você terá que baixar o preço se quiser usar o idioma da sua empresa”
Que o back-and-forth pode acontecer em tempo real (em um telefonema ou em uma reunião presencial) ou por e-mail, mas o e-mail tende a ser mais comum, e a dinâmica em ambos os casos é a mesma. Ambas as partes oferecem concessões e no processo inserem, removem ou modificam cláusulas contratuais – os blocos de construção dos contratos – até que as duas partes possam chegar a um acordo.
Embora existam certamente as melhores práticas sobre como negociar um contrato, a enorme quantidade de coordenação necessária durante a negociação do contrato torna o processo um desafio logístico para todas as equipes. Imagine ter que reconciliar o feedback do contrato de vários interessados internos (pense em Finanças ou Operações) e contrapartes através de vários tópicos de e-mail. Além disso, imagine fazer isso para muitos contratos diferentes ao mesmo tempo.
As chaves para a negociação de contratos são o gerenciamento do conhecimento e o gerenciamento de processos: se você não conhece o histórico e o status de cada uma das suas negociações contratuais, não pode ter certeza de que está alcançando o melhor resultado para o seu negócio.
As equipes jurídicas que não possuem um sistema central de acompanhamento e negociação de contratos muitas vezes passam a maior parte do tempo juntando edições de contratos de diferentes equipes de negócios e rastreando as versões mais recentes dos contratos. Para empresas que operam em ciclos de vendas trimestrais, a situação é ainda pior – ouvimos alguns Conselheiros Gerais dizer que as últimas semanas de qualquer trimestre representam 50% do volume de contratos.
A importância do negócio, a complexidade operacional e o volume desigual de contratos tornam a negociação de contratos um desafio espinhoso para as equipes jurídicas e tecnologias contratuais.
Potencial não cumprido: a história da tecnologia de negociação de contratos
A negociação de contratos não tem visto quase nenhuma inovação em décadas. A última grande mudança na negociação de contratos foi a adoção generalizada do e-mail nos anos 90.
Não é apenas a inércia que é a culpada. Além de serem confiáveis e amplamente adotados, o e-mail e o Microsoft Word são, de certa forma, unicamente adequados para a negociação de contratos. O uso do e-mail e do Microsoft Word permite que as equipes jurídicas limitem as comunicações a partes específicas, preservem um timestamp de cada comunicação e compartilhem documentos em um formato quase universal. Esses são os requisitos fundamentais para qualquer ferramenta de negociação.
Pense sobre as alternativas. Você não gostaria de negociar um contrato sobre o Google Docs, por exemplo, onde a sua contraparte possa ver cada tecla. Você também não gostaria de dar à sua contraparte acesso ao armazenamento em nuvem compartilhado da sua empresa (por exemplo, Dropbox), pois isso poderia representar um risco de segurança.
A única maneira de melhorar a negociação de contratos é adotar ferramentas especificamente projetadas tanto para a negociação de contratos com as contrapartes quanto para a colaboração de contratos com as partes interessadas internas. Só recentemente é que a tecnologia se aproximou do problema da negociação de contratos.
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A mudança de jogo: a tecnologia alcança a negociação de contratos
As três barreiras tecnológicas para melhorar a negociação de contratos têm sido a centralização, a facilidade de uso e a segurança de nível empresarial. No passado, as equipes jurídicas eram forçadas a escolher entre conveniência e segurança. Mas com a chegada da nova tecnologia, as equipes jurídicas não têm mais que fazer sérias concessões ao implementar ferramentas de negociação de contratos.
Centralização. Historicamente, as equipes jurídicas tinham contratos espalhados por todo o lugar – em gabinetes de arquivamento, em discos rígidos locais e em outros lugares. Esta descentralização expunha as empresas a riscos significativos. É por isso que, nos primeiros tempos, a gestão de contratos se concentrava em conseguir todos os contratos em um só lugar. Com a chegada das soluções de gestão do ciclo de vida dos contratos, a centralização já não é uma barreira tecnológica significativa.
Adaptabilidade e facilidade de utilização. Uma vez, o software foi construído tanto para consumidores não-técnicos como para especialistas. Os navegadores de Internet enquadram-se na primeira categoria; requerem pouco treinamento, mas não são altamente configuráveis. Na segunda categoria estão ferramentas específicas da indústria como software de edição de vídeo – estas ferramentas são poderosas e altamente personalizáveis, mas é difícil utilizá-las sem treinamento.
Novas tecnologias legais combinam as melhores características de ambas as abordagens. Elas permitem um alto grau de configurabilidade e controle (essencial para as equipes jurídicas), ao mesmo tempo em que requerem o mínimo de treinamento do usuário. Por exemplo, novas ferramentas de negociação de contratos permitem que os usuários comentem rapidamente documentos on-line e façam loop em vários colegas através de notificações on-line ou por e-mail, em vez de ter que enviar e-mails individuais com anexos.
Segurança e compatibilidade universal. As negociações de contratos são mais eficientes quando ambas as partes são capazes de usar as ferramentas com as quais estão familiarizadas. No passado, as ferramentas ou tomavam uma abordagem de “jardim murado” (no qual ambas as partes tinham que compartilhar o mesmo portal online) ou deixavam ambas as partes no e-mail e no Microsoft Word. As ferramentas atuais oferecem flexibilidade, dando a ambas as partes em uma negociação várias opções diferentes para edição, redlining e comentários sobre contratos com segurança.
Acionar: o que procurar em sua próxima ferramenta de negociação de contratos
Então, como você pode escolher uma solução de gerenciamento de contratos que suporte a negociação, a parte mais conseqüente do processo de contratação? Aqui estão as três coisas a serem procuradas:
A capacidade de acompanhar as negociações de contratos em toda a sua empresa. Procure uma ferramenta que lhe permita rastrear todos os status da negociação de contratos, assim como os proprietários de cada tarefa de negociação de contrato. Sua ferramenta deve ser capaz de lhe dizer onde cada contrato está e se está bloqueado em sua equipe ou em uma contraparte.
Uma interface de usuário intuitiva, de grau de consumidor. Procure por uma ferramenta que tenha uma interface de usuário moderna, baseada em navegador. Priorizar a facilidade de uso tornará mais provável que sua equipe jurídica adote sua plataforma de contratação e o ajude a reduzir significativamente as opções do fornecedor, já que muitas ferramentas de negociação são tão difíceis de usar que os usuários finais recorrem ao e-mail de sua equipe jurídica em vez de operar dentro do software.
Integração sem problemas dentro de uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Procure uma ferramenta de negociação de contratos que seja parte de um conjunto mais amplo de gerenciamento de contratos, de preferência uma ferramenta projetada para lidar com a geração de documentos, roteamento de aprovação, assinatura eletrônica, armazenamento de documentos e relatórios. Seu objetivo deve ser consolidar o maior número possível de tarefas relacionadas ao contrato em um único sistema. Isso garante a precisão dos dados, reduz os custos e minimiza a carga de gerenciamento de mudanças da sua equipe jurídica.
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