Secção 3. Métodos de Contactar Potenciais Participantes

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Aprenda a determinar quais os métodos para contactar potenciais recrutas que melhor funcionam.

É hora de você alcançar membros potenciais – para colocar sua lista de contatos em ação (para saber como desenvolver uma lista de contatos, veja Identificando Membros Potenciais em todos os Setores da Comunidade). Agora você deve ser capaz de pegar todos os nomes que você tem pacientemente e sistematicamente acumulados dos diferentes setores da comunidade e começar a fazer alguns contatos reais de membros.

Você está pronto? Você pode estar tão pronto como sempre estará. Estamos prestes a começar. Mas primeiro, um pequeno histórico.

Por que é importante contactar potenciais participantes?

É importante contactar novos membros simplesmente porque eles normalmente não vão entrar pela porta, ou aparecer sem serem convidados, embora isso possa acontecer. Normalmente, eles não virão até você. Você terá que ir até eles. Para colocar isto claramente, a maioria dos novos membros para o seu grupo ou organização precisarão ser recrutados. A pergunta principal nesta seção é “Como devo recrutá-los?”

Atualmente, há duas perguntas separadas aqui. Uma trata do método do seu contacto. Ou seja, que forma, ou abordagem, você deve usar para contatar e recrutar novos membros? E a outra trata do conteúdo do seu contato. Ou seja, que pontos a sua mensagem deve transmitir? Vamos abordar estas duas questões por sua vez.

Quais são os métodos para contactar potenciais membros?

Quando você contata membros, há pelo menos três métodos básicos para escolher:

  • Você pode encontrá-los pessoalmente
  • Você pode chamá-los pelo telefone
  • Você pode escrever-lhes uma carta

Há outros métodos, também — você poderia enviar um fax, ou uma mensagem de e-mail. Você pode enviar uma folha de dados, um folheto ou uma brochura. Mas por enquanto, vamos nos concentrar nos três métodos principais acima.

Que método você deve usar para contatar potenciais membros?

Existem vantagens para cada método, e alguns inconvenientes também. Eis o que queremos dizer:

Contacto cara a cara

A nossa experiência é que o contacto pessoal funciona melhor. Os resultados da pesquisa comprovam isso. Quanto mais pessoal o contato, maior a sua probabilidade de sucesso. Uma reunião cara a cara tem mais probabilidade de ser bem sucedida do que um telefonema, e um telefonema tem mais probabilidade de ser produtivo do que uma carta.

Isso significa que você deve fazer contato cara a cara em cada caso? Não necessariamente. Isto porque:

  • O contacto pessoal, especialmente o contacto presencial, leva tempo. Suponha que você queira ter uma reunião: leva tempo para marcar a reunião (assumindo que você esteja marcando uma com antecedência), leva tempo para viajar até a reunião, e leva tempo para se encontrar. Você pode simplesmente não ter esse tempo para dar para cada membro em potencial.
  • O contato pessoal nem sempre é possível. A pessoa que você deseja encontrar pode não estar disponível para vê-lo, ou francamente não estar interessado em vê-lo. Isto é especialmente verdade se o seu potencial membro tem uma posição altamente visível ou importante, e se o seu grupo tem baixa visibilidade na comunidade ou é desconhecido do seu alvo.
  • O contacto pessoal pode ser menos necessário quando você está a pedir à sua pessoa alvo para fazer algo pequeno – para concordar em ser listado como patrocinador, por exemplo, ou para fazer uma pequena contribuição. Estas são formas “passivas” de associação, em vez de “ativas”. Quanto menor for a solicitação, ou quanto menos envolvida for, menos intensivo será o contato necessário.

Contacto telefônico

O telefone é rápido e fácil. Você pode discar sete dígitos em menos de cinco segundos. Você (e seu possível membro) não precisa viajar — você pode sentar-se onde você está. Você pode entrar em diálogo bidirecional, como em uma reunião presencial. Você pode ouvir e responder ao tom emocional, e não apenas ao conteúdo verbal, ao sentir mudanças no tom de voz e inflexão. E você pode fazer o seu negócio rapidamente.

Estas são todas as principais vantagens. Mas:

  • Pode ser difícil alcançar a sua pessoa alvo. Em muitas configurações, as chances da sua conexão na primeira tentativa são pequenas. Quando liga, é provável que o seu potencial membro esteja… “numa reunião…”, “fora para almoçar…”, “noutra linha…”, “longe da secretária…”, “fora do escritório…”, “em férias….,” ou “apenas saiu de um momento….” Este é um facto moderno da vida. Portanto, o chamador deve estar preparado para uma ou mais rondas de ligações perdidas e possível aborrecimento mútuo antes do contacto ser feito.
  • Quando você se liga, a pessoa alvo pode não estar a dar a mesma atenção e consideração à sua chamada como numa reunião cara a cara. Ele ou ela pode estar despreparado para ouvir, ou distraído por outros eventos em casa ou no escritório (um prazo limite do projecto; um bebé a chorar). Às vezes – outro fato da vida – você pode ser colocado em espera, pois outras chamadas chegam.
  • Um telefonema normalmente não pode construir uma conexão tão forte quanto uma reunião cara a cara. A adesão vem de conexões feitas, e a construção de conexões leva tempo. As reuniões permitem esse tempo; as chamadas telefônicas geralmente não o fazem. Algumas informações não verbais — expressão facial, linguagem corporal — também se perdem por telefone, o que pode limitar ainda mais o desenvolvimento do relacionamento.

Contacto por carta

Cartão e contactos impressos, por outro lado, têm vantagens distintas. Enquanto uma boa carta de recrutamento de sócios leva tempo para escrever, às vezes ela pode expressar melhor o que você quer dizer do que falar (porque você levou tempo para escrevê-la). E uma vez que a carta é escrita, o conteúdo básico pode ser usado repetidamente. Você pode gerar muitas cartas em pouco tempo. E do ponto de vista do destinatário, a carta pode ser lida à vontade, e mantida em arquivo para referência futura.

Por outro lado:

  • As melhores cartas não são tão pessoais como um telefonema ou uma reunião.
  • Não há diálogo bidireccional.
  • Existe menos oportunidade de responder às preocupações individuais, e de desenvolver um relacionamento
  • E (a verdade chocante) algumas cartas nunca são abertas.

Então cada um destes métodos de contacto tem características positivas e negativas. Certo, mas como você resolve o problema? Você quer ir andando. Que método você deve escolher na sua situação agora mesmo?

Gostaríamos de dar uma resposta para todos os fins. Mas, na verdade, não acreditamos que haja uma. Em vez disso, a resposta à pergunta depende da sua situação.

Factores na sua decisão

Embora o contacto presencial seja geralmente melhor, outras coisas são iguais, mas outras coisas nem sempre são iguais. Mas aqui estão algumas situações em que você realmente pode querer colocar o esforço em contato pessoal, e em encontrar pessoalmente:

  • Quando você tem um pequeno número de pessoas para recrutar
  • Quando você tem um grande número de pessoas para recrutá-las (Você não precisa estar fazendo este trabalho sozinho.)
  • Quando você tem tempo disponível para fazer os contatos
  • Quando a pessoa que você está recrutando seria um membro especialmente importante para o seu grupo
  • Quando a pessoa que você está recrutando é um membro particularmente influente na comunidade
  • Quando a pessoa que você está recrutando não conhece você ou o seu grupo muito bem

Um contato telefônico pode ser a melhor escolha nestes casos:

  • Quando o potencial membro não está disponível (ou é pouco provável que esteja disponível) para uma reunião
  • Quando o potencial membro é relativamente fácil de alcançar por telefone
  • Quando você e o potencial membro já estão familiarizados
  • Quando o pedido é relativamente simples
  • Quando você se sente pessoalmente confortável para falar com os outros por telefone

E, como uma alternativa ao telefone, aqui é quando uma carta pode ser fortemente considerada:

  • Quando você tem um número relativamente grande de membros para recrutar
  • Quando você é a única pessoa disponível para fazer o trabalho
  • Quando o seu próprio tempo (e o tempo do seu grupo) é muito limitado
  • Quando é menos importante quem em Em particular os novos membros são
  • Quando o potencial membro já está familiarizado consigo ou com o seu grupo
  • Quando você desenvolveu (ou recebe) uma excelente lista de correio

Vamos tentar alguns exemplos para ilustrar estes princípios, com algumas recomendações propostas:

Exemplo Recomendações
Seu grupo quer que a legislação local seja aprovada. Um conselheiro municipal está do seu lado Aqui é um membro influente. Conheça o vereador pessoalmente.
Você quer que 50 residentes se juntem a você em uma reunião de bairro. Não devem ser muito difíceis de alcançar. Ligue para eles em casa à noite (você também poderia folhear suas portas).
Você precisa de 200 novos membros nos próximos meses, cada um deles enviará um cheque. Um cheque de qualquer um é bem-vindo. Encontre uma boa lista de discussão. Comece com uma carta.
Você quer criar um Conselho Consultivo para uma clínica de saúde local. O que você acha?

E quanto às especificidades da sua própria situação agora? Que método escolheria melhor para si?

Combinando diferentes métodos

A este ponto, temos boas notícias (esperamos). É possível combinar estes diferentes métodos de contacto em conjunto. Por exemplo, você pode…

  • Chamar, depois escrever
  • Chamar, depois marcar uma reunião
  • Escrever, depois chamar
  • Escrever, depois marcar uma reunião

E, para expandir o ponto, você pode adicionar também uma terceira etapa. Ou seja, você pode telefonar depois de ter enviado uma carta, ou escrever depois de ter se encontrado. Em outras palavras,

  • Call, write, call, or
  • Call, meet, write

Muitas outras variações são possíveis, mas estas são suficientes por enquanto (não queremos que as coisas fiquem muito complicadas).

Em muitos casos, combinar métodos é uma boa idéia. O exemplo do conselho consultivo da clínica de saúde acima é um excelente caso em questão. É uma tarefa importante; vale a pena tirar o tempo necessário. Assim, se o seu tempo permitir, você quer chamar (ou escrever) os possíveis membros e marcar uma reunião; ou (como alternativa menos intensiva) escrever, depois ligar. Em ambos os casos, você poderia acompanhar com outra chamada ou carta.

Uma discussão precisa da seqüência exata dos eventos nos leva além do escopo deste módulo. Mas o ponto principal, no entanto, é que é possível e muitas vezes desejável combinar diferentes métodos quando você está pedindo aos membros para se juntarem ao seu grupo. Cada método pode apoiar e construir sobre os pontos fortes do outro. Em muitas situações, usar uma combinação bem pensada de métodos pode valer seu tempo e problemas.

Ajustando seu método para se adequar à situação

Acabaremos esta seção com notícias mais úteis. Você não tem que se ater a um único método o tempo todo. Sua estratégia pode variar: você pode usar um método de contato para algumas pessoas, e outro método para outras. O ditado diz, “Traços diferentes para pessoas diferentes”. É a verdade.

Por isso, um presidente de banco pode ser melhor abordado numa reunião agendada, cara a cara. Um ministro pode ser encontrado apenas por telefone, aos domingos à tarde, após o sermão. Alguém que está na estrada pode prestar atenção especial ao correio (a menos que você queira tentar recrutar por telefone celular), enquanto um lojista pode estar mais disponível na loja. Todas estas pessoas estão disponíveis, mas mais facilmente em maneiras particulares. Se você está interessado no Prospect X, sua tarefa como recrutador é se perguntar: “Qual a melhor maneira de eu conseguir essa pessoa em particular?”

Vantagem do acaso

Antes de concluirmos, há mais uma abordagem de contato para listar. Precisa ser mencionado, mesmo que não seja exatamente um “método”. Vamos chamá-lo de “acaso”. “

Pode encontrar um potencial membro nos correios, ou no jogo de futebol. Pode ver o mesmo presidente do banco a pegar no jornal, ou na igreja. Se não estiver fora do lugar de se aproximar deles – e talvez não esteja – então aproveite essas oportunidades de azar. Em encontros não planejados, quando as pessoas não estão com pressa, muitas pessoas mostrarão o seu eu natural e útil. E elas podem estar mais receptivas ao que você quer lhes dizer.

Bom trabalho comunitário significa estar preparado para aproveitar cada oportunidade apresentada a você, seja por acaso ou por projeto.

Em resumo

Reuniões, telefonemas e cartas podem ser vistos como apenas parte de uma estratégia geral de associação, com cada um para ser usado conforme necessário. Se existem vários bons métodos, por que se limitar a apenas um?

Mas, uma vez que você fez sua escolha ou escolhas, como você as executa? Esse é o tópico das nossas próximas duas secções!

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