Att göra en kontraktsgranskning är en viktig del av kontraktsprocessen och är en möjlighet att fullt ut förstå allt som du och ditt företag kommer överens om innan du sätter pennan på pappret. En kontraktsgranskning hjälper dig att minska organisatoriska risker och ökar sannolikheten för att ett avtal kommer att få en positiv affärseffekt för alla inblandade parter. Utan en omfattande avtalsgranskning riskerar du att åta dig förpliktelser som du inte kan uppfylla, skada ditt företags varumärke och rykte och slösa värdefull tid och ekonomiska resurser på att lösa tvister som kunde ha förhindrats.
Denna artikel tar upp några av de viktigaste sakerna att titta efter vid en avtalsgranskning.
Vad är en avtalsgranskning?
En avtalsgranskning är en grundlig granskning av ett juridiskt avtal innan det undertecknas för att säkerställa att allt som anges i dokumentet är tydligt och korrekt, och att ditt företag kan gå vidare i enlighet med villkoren i avtalet. Efter att avtalet har undertecknats initialt är avtalsgranskningar också viktiga inför specifika avtalshändelser, t.ex. omförhandlingar eller opt-out-fönster. En avtalsgranskning är vanligtvis ditt sista tillfälle att identifiera och begära nödvändiga ändringar innan du låser dig till ett avtal.
Vad man ska leta efter under en avtalsgranskning
När man genomför en avtalsgranskning är det bra att börja med en plan så att du kan vara säker på att de viktigaste områdena i avtalet har analyserats noggrant. Om några fel eller avvikelser upptäcks, eller om några frågor uppstår till följd av kontraktsgranskningen, bör du inte gå vidare med kontraktet förrän alla frågor har lösts till din belåtenhet. Här är några av de viktigaste sakerna att leta efter under en avtalsgranskning.
1. Viktiga klausuler & Villkor
Alla rader i ett avtal är viktiga och måste granskas noga, men vissa klausuler och villkor är klart viktigare än andra. Eftersom alla företag och branscher är olika kommer de viktigaste avtalsvillkoren troligen också att variera, men det finns några få som man bör vara mycket uppmärksam på över hela linjen. Villkor som sekretess, skadestånd, uppsägning och tvistlösning är alla viktiga avsnitt i ett avtal och är värda att lägga extra tid på att granska för att helt och hållet säkerställa att språket är acceptabelt.
2. Uppsägning & Förnyelsevillkor
Innan du skriver under ett juridiskt bindande avtal vill du bekräfta att du helt och hållet förstår avtalets villkor för uppsägning och förnyelse, så att du undviker att bli fastlåst i ett avtal längre än vad du ursprungligen hade tänkt. Du bör kontrollera saker som språk för automatisk förnyelse och fönster för avbeställning så att du på förhand vet hur och när du kan säga upp avtalet och vilka följder det får om du inte meddelar den andra parten före ett visst datum.
Detta är också en bra tidpunkt att börja planera i förväg så att du inte blir överrumplad när de viktiga datumen och tidsfristerna kommer. Ställ in kalenderpåminnelser så att du och ditt team inte missar möjligheter att omförhandla eller säga upp avtalet inom de angivna parametrarna.
3. Klart och entydigt språk
När du läser igenom ett avtal ska du vara uppmärksam på hur varje mening är formulerad och leta efter språk som skulle kunna lämnas upp till tolkning. Även om båda parter tolkar otydliga termer på samma sätt är det bäst att om möjligt revidera språket så att det blir mer klart och tydligt för att förhindra potentiella konflikter när kontraktet väl är undertecknat och aktivt. Betydande konflikter kan kräva att en tredje part bestämmer nästa steg baserat på hur de tolkar kontraktet, så se till att alla villkor är uttryckligen fastställda.
4. Inga tomma utrymmen
Användning av kontraktsmallar är ett bra sätt att spara tid under kontraktsutformningen, men kräver särskild hänsyn under kontraktsgranskningsfasen. Eventuella tomma utrymmen bör antingen fyllas i eller tas bort innan det slutliga kontraktet undertecknas. Beroende på omständigheterna kan underlåtenhet att fylla i ett tomt utrymme i ditt avtal leda till kostsamma konsekvenser för ditt företag.
5. Standardvillkor
Samtidigt som båda parter vanligtvis har goda avsikter när de ingår ett avtal finns det alltid en möjlighet att den ena sidan inte levererar i enlighet med avtalsvillkoren, vilket leder till ett avtalsbrott. Håll utkik efter försummelseklausuler så att du vet vilka konsekvenser det kan få om du inte uppfyller dina skyldigheter – eller vilka alternativ som står till buds om du är den part som inte bryter mot avtalet.
6. Viktiga datum & Deadlines
Förutom att se till att alla datum och leveranser som listas stämmer överens med tidigare muntliga överenskommelser, är kontraktsöversynsfasen också ett tillfälle att börja spåra allt som ditt team eller din organisation är ansvarig för att utföra. Genom att planera i förväg kan du minska risken för kontraktsbrott, vilket kan leda till betydande konsekvenser för din organisation.
Tips for Success
Allow Enough Time for a Thorough Review
Läsning och analys av varje mening i ett kontrakt kan utan tvekan ta en avsevärd tid, särskilt när det gäller långa och komplexa avtal, men det är ett kritiskt steg för att skydda ditt företag från onödiga risker. Lämna alltid gott om tid för att sitta med kontrakt med högt värde eller hög risk innan du skriver under. Ett felplacerat kommatecken eller en tvetydig mening kan leda till kostsamma och undvikbara misstag.
Har flera personer som granskar
Det är alltid en bra idé att låta någon annan än den person som har upprättat dokumentet genomföra kontraktsgranskningen. En person som läser ett kontrakt för första gången är mer benägen att upptäcka ett fel eller ett skrivfel än den person som utarbetat kontraktet och som har tittat på samma information under en längre tid. Genom att låta en andra medlem av ditt juridiska team, eller till och med en jurist som granskar avtalen, granska varje viktigt avtal ökar dina chanser att genomföra ett avtal som levererar som det var tänkt.
Granska avtal regelbundet
Avtalsgranskningar bör ske för befintliga avtal utöver helt nya avtal. Varje gång du förbereder dig för att förnya ett avtal har du möjlighet att förbättra kontraktet baserat på lärdomar som dragits sedan förra gången kontraktet undertecknades, åtgärda något som tidigare förbisetts eller ändra språket till följd av branschregler eller riktlinjer som har utvecklats sedan kontraktet ursprungligen skrevs. Det faktum att ett avtal undertecknades och accepterades från början bör inte hindra dig från att regelbundet se över och leta efter möjligheter att optimera eller förfina villkoren, eller vidta åtgärder för att säga upp avtalet i vissa situationer.
Du kan dra nytta av tekniken
Att genomföra en grundlig, rad-för-rad-analys av ett skrivet dokument är en utmaning som är skräddarsydd för moderna tekniklösningar, särskilt verktyg som drivs av artificiell intelligens och maskininlärning. Lösningar för granskning av kontrakt, inklusive vissa programvaror för kontraktshantering, har förmågan att automatiskt skanna och analysera stora textvolymer snabbt och noggrant, och till skillnad från människor är de inte mottagliga för fel som orsakas av trötthet, vilket är ett legitimt bekymmer när man granskar långa kontrakt.
Tekniken bör inte ersätta den mänskliga granskningsprocessen, men när den används för att komplettera mänskliga insatser kan lösningar för kontraktsgranskning hjälpa personer som ansvarar för denna process att utföra uppgiften mycket effektivare och noggrannare.
För fler användbara tips och information om hur man genomför en framgångsrik kontraktsgranskning kan du ladda ner The Master Checklist for Contract Review and Management.
En del av det här innehållet har tidigare publicerats på ContractWorks blogg
.