Många av oss kämpar för att få saker gjorda eftersom vi måste förlita oss på andra. Tyvärr är detta beroende bara en del av att göra affärer. För att bättre nå dina mål är det viktigt att du lär dig att stänga loopen för åtgärder så att saker och ting kan bli gjorda.
Innehållsförteckning
Definition av kommunikation i slutna kretsar
Kommunikation i slutna kretsar eller att stänga kretsarna är besläktat med att följa upp, checka in eller stänga affären. Uttrycket kommer från kontrollsystem där man stänger kontrollslingan för att systemet ska förbli stabilt. Motsatsen till ett stabilt system är ett instabilt system. På kontrollsystemspråk kallas detta för ett system med öppen krets eftersom det inte har någon återkoppling och därför sannolikt kommer att snurra ur kontroll – ungefär som projekt utan uppföljning.
Jag är säker på att de flesta av er har varit med om situationer där ni trodde att någon skulle göra något och det visar sig att de antingen glömde, ignorerade er eller gjorde fel sak. Alla dessa problem är ett resultat av att kretsen inte är sluten.
Kommunikation i sluten krets under stressiga situationer
Kommunikation i sluten krets är viktigt under stress och påfrestningar där det måste vara kristallklart vad som kommuniceras. Detta gäller särskilt när liv och död står på spel som i en operationssal eller på slagfältet.
Som exempel följer 2-vägsradiokommunikation ett strikt kommunikationsprotokoll med sluten krets för att säkerställa att meddelandet har tagits emot. Jag är säker på att de flesta av er har hört talas om följande:
- Roger står för bokstaven ”R”, vilket ofta var svårt att förstå över radion – det betyder ”meddelande mottaget”.
- Wilco betyder ”kommer att följa” det du sa.
- Over betydde ”Jag är klar – nu kan du prata.”
- Out betydde ”Jag är klar.”
Dessa standardord och procedurer gör det enkelt och tydligt vad som händer. Affärer handlar inte om liv och död som på slagfältet eller i ett operatörsrum, men de kan dra nytta av en klar och tydlig sluten kommunikation.
För att du ska slippa lidande, hjärtesorg och missförstånd, följer här några steg som garanterar att du sluter kretsloppet varje gång.
Steg 1: Ha tydliga mål
En av de största utmaningarna när det gäller att få saker och ting gjorda är att förstå dina verkliga mål. Ingenting kommer att frustrera dig mer än att sätta igång någon med en uppgift som egentligen är tidsbestämd men som inte har kommunicerats på det sättet. Att ha tydliga mål innebär att du tänker på vad som behöver göras och utformar en plan som är vettig. Tricket är att förbereda sig noggrant och fastställa vilka mål som är viktiga och vem du behöver för att göra dem.
Steg 2: Kommunicera tydligt
Tydlig kommunikation innebär att ditt budskap eller din uppgift registreras hos målgruppen. Det betyder inte att du pratar långsamt eller använder engelska från fjärde klass. Snarare måste du ha punkter i ditt möte eller samtal där du frågar efter klarhet och att ditt budskap når fram. Kom ihåg att det du säger kanske inte förmedlar det budskap du hade tänkt dig. Därför måste du hela tiden lyssna på vad folk säger och bekräfta att ditt budskap eller din uppgift når fram.
Steg 3: Skapa naturliga uppföljningspunkter
En sak som de flesta människor kämpar med är hur de ska följa upp någon om en uppgift eller ett uppdrag. Detta kan vara en utmaning för vissa människor eftersom det är oklart när man ska följa upp. Om du skapar naturliga uppföljningspunkter kommer alla parter att känna sig mycket mer bekväma med att ta emot ditt samtal eller mejl. Dessa naturliga uppföljningspunkter skapas av den person som önskar att åtgärden ska slutföras mest. Några exempel på naturliga uppföljningspunkter är:
- Att vidta åtgärden att följa upp om en vecka om du inte hör av någon
- Sätt en ömsesidig tidsfrist som alla är överens om
- Lämna information eller återkoppling före ett visst datum
- En personlig åtgärd för att följa upp med uppgifter/rekommendationer etc.
- Lämna en statusuppdatering när något väsentligt händer (t.ex.t.ex. en annan affär som avslutats, en milstolpe etc.)
Det finns flera andra naturliga uppföljningspunkter som blir uppenbara för dig när du börjar leta efter dem.
Steg 4: Dokumentera diskussioner, åtgärder och agendor
Det bästa du kan göra för att sluta kretsloppet är antagligen att skicka ut mötesagendor, anteckningar, åtgärder och slutsatser. Detta kan tyckas vara mycket arbete, men det är en bra fokuspunkt för diskussionen. När du skickar ut mötesanteckningar öppnar du upp en naturlig uppföljningspunkt som kan utnyttjas för att stänga loopen för flera åtgärder. Utan denna fokuspunkt har alla dessa dinglande åtgärder ingen hemvist. Dina mötesanteckningar och uppföljningen av dem ger dessa åtgärder ett naturligt hem.
Steg 5: Följ upp när du lovat
Om du vill att folk snabbt ska följa upp dina åtgärder måste du föregå med gott exempel. Tonen och tonen i din uppföljning tillsammans med din punktlighet kommer att visa att du bryr dig om att stänga loopen och detta kommer naturligt att smitta av sig på andra. Ingenting talar om för någon att det är viktigt att sluta loopen som att göra allt du kan för att göra det enkelt för dem.
Steg 6: Upprepa tills det är avslutat
Bara för att du ber någon att göra något betyder det inte att de faktiskt hörde dig eller att de bekräftade att det kommer att bli gjort. Detta innebär att du måste upprepa ovanstående steg tills du når den lösning du vill ha. Detta kan ta flera möten eller telefonsamtal. Faktum är att det kan ta längre tid än du räknat med. Det du ska komma ihåg är att du måste vara flitig om du vill att något ska bli gjort. Det kräver att du ständigt kommunicerar dina önskade resultat och sluter loopen för att se till att det blir gjort.
Kommunikation med sluten loop kräver övning
Som allt annat kräver kommunikation med sluten loop lite övning. Det kan vara besvärligt eller till och med verka fånigt att du måste upprepa saker eller tydligt bekräfta att du har tagit emot ett meddelande. Den obehagligheten kommer att försvinna och du kommer att upptäcka att du kan få mer gjort med mindre huvudvärk.