ANVÄNDNING AV BIBLIOGRAFISK REFERENSHANTERING FÖR VAL AV PRIMÄRSTUDIER I INTEGRATIVA ÖVERSIKTER

HANTERING AV RESULTAT AV SÖKNING AV PRIMÄRSTUDIER

Användningen av programvara för hantering av bibliografiska referenser föreslogs ursprungligen för systematiska översiktsstudier (SR), och de första publikationerna om användningen av detta system går tillbaka till 1990-talet.17-18 Många granskare använder Microsoft Excel-kalkylblad, medan andra väljer ut studier manuellt, med utskrift av titlar och sammanfattningar, vilket gör processen komplex, inte ekologisk och tidskrävande. För närvarande är arbetsflödet i granskningsprocessen mer strömlinjeformat med hjälp av datorprogram.19 I en studie som publicerades 2013 påpekade författarna att mer än hälften av de systematiska granskningarna använde programvaran EndNote®.20 Eftersom SR liknar IR föreslås användningen av denna teknik för att underlätta urvalsprocessen av primärstudier.

Användningen av program för hantering av bibliografiska referenser (t.ex. EndNote®, Mendeley® och Zotero®) är viktig för att operationalisera urvalet av primärstudier i IR.13 Dessa program gör det möjligt att lokalisera upprepade referenser, identifiera språk, välja publiceringsperioder, skapa grupper enligt urvalskriterierna (inkludering och exkludering), jämföra de utvalda referenserna mellan granskarna, samt att skapa citat samtidigt som den vetenskapliga texten skrivs, vilket underlättar formateringen av referenserna i slutet av varje förberedelseprocess för manuskript. Valet av programvara påverkas av dess tillgänglighet (gratis eller betald) och av granskarens anpassning till de tillgängliga alternativen. I litteraturen finns det studier där författarna har jämfört de olika programmen.21-22 I allmänhet utför referenshanterarna grundläggande funktioner som att hitta publikationer, lagra resultat och citera referenser när man skriver manuskriptet.

Valet av program bör dock uppfylla granskarens individuella behov, eftersom varje verktyg har för- och nackdelar.21-22 Till exempel är den enkla användningen av Mendeley® en av dess styrkor. Å andra sidan har denna förvaltare den svagheten att den inte tillåter sökningar i databaser inom sin egen struktur, och den tillåter inte heller dynamiska ändringar i formateringen av citeringar i texterna.22 Det är alltså nödvändigt att känna till varje programvara för att identifiera den som bäst anpassar sig till varje granskare, varför det är värt att nämna användningen av EndNote®, som författarna till den här artikeln har använt i mer än 15 år.

I den här reflektionen kommer vi att diskutera användningen av programvaran EndNote®, version XV. Det bör noteras att det finns en gratis online-version (EndNote® Basic) tillgänglig på Thomson Reuters webbplats (www.endnote.com), som inte har alla de funktioner som finns i den betalda versionen.

När man skapar filen i EndNote® kan man också skissera upp olika grupper för att organisera sökningen. Efter sökningen av de primära studierna i databaserna, där granskaren korsat de kontrollerade deskriptorerna och nyckelorden från PICO-strategin, kan man enkelt exportera sökningen i en fil och importera genom att använda filter för EndNote®. För att söka i databasen PubMed måste man till exempel välja filtret ”PubMed (NLM)”, medan man i LILACS-databasen väljer filtret ”Reference Manager (RIS)”. Andra databaser, t.ex. CINAHL och Web of Science, gör det möjligt att importera referenser direkt genom att dubbelklicka på den fil som exporterats från databasen. EndNote® ger sina användare en YouTube-kanal med olika videor som lär ut hur man använder programmet (https://www.youtube.com/user/EndNoteTraining). Dessutom finns kostnadsfria, användarvänliga guider tillgängliga för användarna.

Efter att ha importerat sökningen i EndNote® och riktat in posterna som hänvisar till den grupp som anger varje databas, rekommenderas det att spara backup-filen med den ursprungliga sökningen, utan att hantera innehållet, i syfte att återfinna publikationer som kan ha uteslutits av misstag av användaren, förutom att ha en registrering av antalet referenser som identifierats i varje databas.

En annan funktion är att ändra (eller anpassa) de tillgängliga fälten i EndNote®-biblioteket för att identifiera källan till varje sökning. Användaren måste välja ”Tools”, klicka på ”Change and Move Fields”, välja ett fält, till exempel ”URL”, välja ”Replace whole field with”, i den högra ramen ange namnet på den databas som gruppen av exporterade referenser hänvisar till och klicka på ”OK”. Denna åtgärd ändrar hela innehållet i referenskolumnen för gruppen. När den här ändringen utförs i varje databas kommer granskaren att få en exakt uppgift om källan till varje referens. Detta bör vara ett av de första stegen som granskaren tar. Steg för steg för den beskrivna funktionen och andra viktiga kommandon för att utföra granskningsmetoder finns på YouTube-kanalen ”EndNote for Systematic Reviews ”*.

Figur 2 visar ett exempel på skapandet av grupper i referensdatabasen vid utvecklingen av granskningsmetoder. För att göra detta är det bara att högerklicka inom ”My Groups”, där du kan skapa gruppuppsättningar (”Create Group Set”), med nya grupper inom varje större grupp (”Create Group”). Dessa åtgärder gör det möjligt att skapa olika filtreringar från uppsättningen identifierade primärstudier. För att lägga till referenser i varje grupp väljer du helt enkelt publikationen och drar den till den önskade gruppen.

Användningen av EndNote® tillåter också att man ändrar fält inom referensbasen, för att hantera de inklusions- och exklusionskriterier som oberoende granskare utförde. I detta fall får varje referens en etikett, med en eller flera koder, som motiverar varje granskares inkludering eller exkludering av primärstudien. I litteraturen, i en publicerad studie, utarbetade författarna en vägledning om hur man använder EndNote®-funktioner för att möjliggöra urvalet av primärstudier på ett rigoröst och organiserat sätt.23

I urvalet av primärstudier bör referenser upprepas (duplicering av studier) i de sökningar som utförs i de olika databaserna. Innan man tar bort dubbla studier måste man byta namn på kolumnen ”URL”, som anger databasen från referensen, som tidigare nämnts. Som visas i figur 3 kan man skapa en grupp som heter ”Duplicate Studies” och styra alla upprepade referenser till denna mapp.

För att välja ut dubblettstudier ska granskaren klicka på den översta fliken som heter ”References” och välja ”Find Duplicates”. Genom denna åtgärd markerar programmet de dubbla referenserna. Nästa steg är att ta bort dessa referenser, en åtgärd som skickar de dubbla texterna till mappen ”Unfiled”. Om programmet skickar de dubbla referenserna till programvarans papperskorgen måste du markera dessa poster igen, högerklicka och välja ”Restore to Library”. Denna åtgärd dirigerar de återställda referenserna till mappen ”Unfiled”, där de kan läggas till i den intressanta mappen som redan nämnts. Relevant steg är att välja alla texter som skickats vidare till mappen ”Unfield”, högerklicka och lägga till dessa referenser (”Add References To”) till den mapp som kommer att innehålla de duplicerade studierna. Det är möjligt att det, om denna åtgärd vidtas, fortfarande finns en del dubblettstudier kvar, eftersom referensen har hämtats från olika databaser och inte alltid indexeras på samma sätt.

För att välja publiceringsår, t.ex. de senaste fem eller tio åren, bör granskaren klicka på kolumnen ”Year”, som visas som rubrik omedelbart före referenserna. Genom att klicka på denna kolumn sorterar programmet referenserna efter publiceringsår i stigande och fallande ordning. Granskaren kan välja referenserna för de år som är av intresse och göra samma åtgärd som tidigare beskrivits, det vill säga radera de referenser som inte ingår i den avgränsade perioden och skicka dem till mappen ”Unfiled”. Därefter bör granskaren välja alla texter som skickats till denna mapp, högerklicka och lägga till dessa referenser (”Add References To”) till den mapp som kommer att innehålla de studier som publicerats under en period som inte valts ut för att utgöra urvalet för granskningen.

Två sätt finns för att identifiera språk. Det första är att söka i referensdatabasen. Granskaren bör notera att när man klickar på en mapp i de skapade grupperna kan man söka i olika fält med hjälp av verktyget ”Search”. När granskaren klickar på de befintliga alternativen för sökning bör han/hon välja fältet ”Språk”. Efter denna åtgärd kan du ange de språk som granskaren inte behärskar eller är ointresserad av. Beroende på vilken databas studien hämtades från kan språket beskrivas i detalj eller identifieras med de tre första bokstäverna, till exempel ”eng” för att identifiera engelska. Det kan också vara tomt, det vill säga det innehåller ingen information om referensens språk.

Det andra sättet är att använda samma ”Search”-verktyg, välja fältet ”Title” i sökalternativen och skriva in parentes-symbolen ”[” eftersom referenser som är på ett annat språk än engelska för det mesta har sina titlar på engelska inom parentes. Efter denna åtgärd bör granskaren radera dessa referenser genom att skicka artiklarna till mappen ”Unfiled”. Välj sedan alla texter som vidarebefordrats till denna mapp, högerklicka och lägg till dessa referenser (”Add References To”) till den mapp som kommer att innehålla referenser som publicerats på andra språk och som inte kommer att ingå i granskningsurvalet.

För att identifiera texter som inte är vetenskapliga artiklar bör granskaren klicka på kolumnen ”Ref Type”, som visas som en rubrik omedelbart före studierna som anges i referensdatabasen. Genom att klicka på denna kolumn ordnar programmet referenserna efter typ, vilket gör det lätt att till exempel identifiera avhandlingar och bokkapitel.

En annan användbar funktion i programmet är publikationssammanfattningen, en viktig aspekt för att välja ut de primära studierna som kommer att ingå i IR, genom att läsa titeln och sammanfattningen av varje referens. När man klickar på den mapp man är intresserad av, på samma ställe där sökningen sker i själva referenserna, finns således en ikon som heter ”Preview”, som tillåter en fullständig visualisering av referensen och sammanfattningen. Observera att för denna visning, i den övre fliken, där det är möjligt att välja referensstil, ska man klicka på ”Annoterad”, annars kommer användaren att se den senaste referensstilen som använts för att formatera referenser.

För att komplettera fördelarna med att använda EndNote® innehåller programmet också ett verktyg för sökning i fulltext. För att göra detta bör granskaren välja referenserna, högerklicka och välja ”Find Full Text”. Det bör noteras att programmet söker efter grupper om 250 referenser, så granskaren bör vara uppmärksam på detta när han/hon söker efter texter i Portable Document Format (PDF). Programmets funktionalitet är också betingad av datorns IP-adress, vilket gör att man kan hämta ett större antal texter på institutioner som är anslutna till forskningsportaler, eller när fjärråtkomst är möjlig utanför den akademiska miljön genom VPN-tjänsten (Virtual Private Network).