Avsnitt 3. Metoder för att kontakta potentiella deltagare

av

Lär dig att avgöra vilka metoder för att kontakta potentiella rekryter som fungerar bäst.

Det är nu dags för dig att nå ut till potentiella medlemmar – att omsätta din kontaktlista i handling (för att få veta hur du tar fram en kontaktlista, se Identifiera potentiella medlemmar inom alla samhällssektorer). Nu borde du kunna ta alla de namn som du tålmodigt och systematiskt har samlat in från samhällets olika sektorer och börja ta några faktiska medlemskontakter.

Är du redo? Du kanske är så redo som du någonsin kommer att vara. Vi är precis på väg att börja. Men först lite bakgrund.

Varför är det viktigt att kontakta potentiella deltagare?

Det är viktigt att kontakta nya medlemmar helt enkelt för att de vanligtvis inte kommer att gå in genom dörren, eller dyka upp oinbjudna, även om det kan hända. Normalt sett kommer de inte att komma till dig. Du måste gå till dem. För att säga det rent ut så kommer de flesta nya medlemmar till din grupp eller organisation att behöva rekryteras. Huvudfrågan i det här avsnittet är ”Hur ska jag rekrytera dem?”

Det finns faktiskt två separata frågor här. Den ena handlar om metoden för din kontakt. Det vill säga vilken form, eller vilket tillvägagångssätt, ska du använda för att kontakta och rekrytera nya medlemmar? Och den andra handlar om innehållet i din kontakt. Det vill säga, vilka punkter ska ditt budskap förmedla? Låt oss ta upp dessa två frågor i tur och ordning.

Vad är metoderna för att kontakta potentiella medlemmar?

När du kontaktar medlemmar finns det minst tre grundläggande metoder att välja mellan:

  • Du kan träffa dem ansikte mot ansikte
  • Du kan ringa dem på telefon
  • Du kan skriva ett brev till dem

Det finns också andra metoder – du kan skicka ett fax eller ett e-postmeddelande. Du kan skicka ett faktablad, en flygblad eller en broschyr. Men för tillfället ska vi fokusera på de tre huvudmetoderna ovan.

Vilken metod ska du använda för att kontakta potentiella medlemmar?

Det finns fördelar med varje metod, men också vissa nackdelar. Här är vad vi menar:

För personlig kontakt

Vår erfarenhet är att personlig kontakt fungerar bäst. Forskningsresultat stöder detta. Ju mer personlig kontakten är, desto större är sannolikheten för framgång. Ett personligt möte har större sannolikhet att vara framgångsrikt än ett telefonsamtal, och ett telefonsamtal har större sannolikhet att vara produktivt än ett brev.

Betyder detta att du ska ta personlig kontakt i varje enskilt fall? Inte nödvändigtvis. Detta beror på att:

  • Personlig kontakt, särskilt personlig kontakt, tar tid. Anta att du vill ha ett möte: det tar tid att ordna mötet (om du antar att du ordnar ett i förväg), det tar tid att resa till mötet och det tar tid att träffas. Du kanske helt enkelt inte har den tiden att ge till varje potentiell medlem.
  • Personlig kontakt är inte alltid möjlig. Den person du vill träffa kanske inte är tillgänglig för att träffa dig, eller är uppriktigt sagt inte intresserad av att träffa dig. Detta gäller särskilt om den potentiella medlemmen har en mycket synlig eller viktig position, och om din grupp har låg synlighet i samhället eller är okänd för din målgrupp.
  • Personlig kontakt kan vara mindre nödvändig när du ber din målgrupp att göra något litet – att till exempel gå med på att bli listad som sponsor, eller att ge ett litet bidrag. Detta är ”passiva” former av medlemskap, snarare än ”aktiva”. Ju mindre begäran är, eller ju mindre involverande den är, desto mindre intensiv behöver kontakten vara.

Telefonkontakt

Telefonen är snabb och enkel. Du kan slå sju siffror på mindre än fem sekunder. Du (och din potentiella medlem) behöver inte resa – ni kan sitta där ni är. Ni kan föra en dialog i två riktningar, precis som vid ett personligt möte. Du kan lyssna och reagera på känslomässiga toner, inte bara på verbalt innehåll, genom att känna av förändringar i röstläge och böjning. Och du kan få dina affärer gjorda snabbt.

Dessa är alla stora fördelar. Men:

  • Det kan vara svårt att nå din målperson. I många miljöer är chansen att du får kontakt vid första försöket liten. När du ringer är det troligt att din potentiella medlem är – ”i ett möte…”, ”ute på lunch…”, ”på en annan linje…”, ”borta från skrivbordet…”, ”ute från kontoret…”, ”på semester….” eller ”just klivit ut från en stund….”. Detta är ett modernt faktum. Så den som ringer måste vara beredd på en eller flera omgångar av missade kontakter och eventuell mild ömsesidig irritation innan kontakt tas.
  • När du får kontakt kanske målpersonen inte ägnar ditt samtal samma uppmärksamhet och hänsyn som vid ett möte ansikte mot ansikte. Han eller hon kan vara oförberedd att lyssna eller distraherad av andra händelser i hemmet eller på kontoret (en deadline för ett projekt, ett barn som gråter). Ibland – en annan omständighet i livet – kan du bli satt i vänteläge när andra samtal kommer in.
  • Ett telefonsamtal kan vanligtvis inte bygga upp en lika stark kontakt som ett personligt möte. Medlemskap kommer från kontakter som upprättas, och det tar tid att bygga upp kontakter. Möten ger den tiden, vilket telefonsamtal vanligtvis inte gör. Viss icke-verbal information – ansiktsuttryck, kroppsspråk – går också förlorad över telefon, vilket ytterligare kan begränsa utvecklingen av relationer.

Kontakt via brev

Brev och tryckta kontakter har å andra sidan tydliga fördelar. Även om ett bra brev om medlemsvärvning tar tid att skriva kan det ibland uttrycka det du vill säga bättre än tal (eftersom du har tagit dig tid att skriva det). Och när brevet väl är skrivet kan det grundläggande innehållet användas om och om igen. Du kan generera många brev på kort tid. Och ur mottagarens synvinkel kan brevet läsas i lugn och ro och sparas för framtida referens.

Å andra sidan:

  • Även de bästa breven är inte lika personliga som ett telefonsamtal eller ett möte.
  • Det finns ingen dubbelriktad dialog.
  • Det finns mindre möjligheter att svara på individuella problem och att utveckla en relation
  • Och (den chockerande sanningen) vissa brev öppnas aldrig alls.

Så var och en av dessa kontaktmetoder har positiva och negativa egenskaper. Okej, men hur löser man frågan? Du vill komma igång. Vilken metod ska du välja i din situation just nu?

Vi vill ge ett allsidigt svar. Men i själva verket tror vi inte att det finns något sådant. I stället beror svaret på frågan på din situation.

Faktorer i ditt beslut

Vidare personlig kontakt är generellt sett bäst, allt annat lika, men andra saker är inte alltid lika. Men här är några situationer då du verkligen vill satsa på personlig kontakt och på att träffas ansikte mot ansikte:

  • När du har ett litet antal personer att rekrytera
  • När du har ett stort antal personer att rekrytera dem (Du behöver inte göra det här jobbet ensam.)
  • När du har tid till förfogande för att ta kontakterna
  • När personen du rekryterar skulle vara en särskilt viktig medlem för din grupp
  • När personen du rekryterar är en särskilt inflytelserik medlem i samhället
  • När personen du rekryterar inte känner dig eller din grupp särskilt väl

En telefonkontakt kan vara det bästa valet i dessa fall:

  • När den potentiella medlemmen inte är tillgänglig (eller sannolikt inte kommer att vara tillgänglig) för ett möte
  • När den potentiella medlemmen är relativt lätt att nå via telefon
  • När du och den potentiella medlemmen redan är bekanta
  • När förfrågan är relativt enkel
  • När du personligen känner dig bekväm med att prata med andra via telefon

Och, som ett alternativ till telefon kan ett brev vara ett bra alternativ:

  • När du har ett relativt stort antal medlemmar att värva
  • När du är den enda tillgängliga personen som kan göra jobbet
  • När din egen tid (och din grupps tid) är mycket begränsad
  • När det är mindre viktigt vem i särskilt de nya medlemmarna är
  • När den blivande medlemmen redan är bekant med dig eller din grupp
  • När du har utvecklat (eller fått) en utmärkt sändlista

Låt oss prova några exempel för att illustrera dessa principer, med några föreslagna rekommendationer:

Exempel Ekommendationer
Din grupp vill få igenom lokal lagstiftning. En stadsfullmäktigeledamot är på er sida Här är en inflytelserik medlem. Träffa fullmäktigeledamoten personligen.
Du vill att 50 invånare ska ansluta sig till dig på ett grannskapsmöte. De borde inte vara alltför svåra att nå. Ring upp dem hemma på kvällen (du kan också sprida flygblad till deras dörrar).
Du behöver 200 nya medlemmar under de närmaste månaderna, som var och en skickar en check. Alla checkar är välkomna. Hitta en bra sändlista. Börja med ett brev.
Du vill skapa en rådgivande nämnd för en lokal hälsoklinik. Vad tycker du?

Hur är det med detaljerna i din egen situation nu? Vilket metodval skulle fungera bäst för dig?

Kombinera olika metoder

I det här läget har vi goda nyheter (hoppas vi). Det är möjligt att kombinera dessa olika kontaktmetoder tillsammans. Du kan till exempel…

  • Ringa, sedan skriva
  • Ringa, sedan ordna ett möte
  • Skriva, sedan ringa
  • Skriva, sedan ordna ett möte

Och för att utöka poängen kan du lägga till ett tredje steg också. Det vill säga, du kan ringa efter att du har skickat ett brev, eller skriva efter att du har träffat varandra. Med andra ord,

  • Ringa, skriva, ringa, eller
  • Ringa, träffa, skriva

Många andra varianter är möjliga, men dessa räcker för tillfället (vi vill inte att saker och ting ska bli för komplicerade).

I många fall är det en bra idé att kombinera metoder. Exemplet med hälsoklinikens rådgivande kommitté ovan är ett utmärkt exempel på detta. Det är en viktig uppgift; det är värt att ta sig tid. Om din egen tid tillåter det vill du ringa (eller skriva) till potentiella medlemmar och ordna ett möte, eller (som ett mindre intensivt alternativ) skriva och sedan ringa. I båda fallen kan du följa upp med ytterligare ett samtal eller brev.

En exakt diskussion om det exakta händelseförloppet går utanför ramen för denna modul. Men huvudpoängen är dock att det är möjligt och ofta önskvärt att kombinera olika metoder när du ber medlemmar att gå med i din grupp. Varje metod kan stödja och bygga på den andras styrkor. I många situationer kan det vara värt din tid och dina problem att använda en väl genomtänkt kombination av metoder.

Justera din metod så att den passar situationen

Vi avslutar det här avsnittet med fler nyttiga nyheter. Du behöver inte hålla dig till en enda metod hela tiden. Din strategi kan variera: du kan använda en kontaktmetod för vissa personer och en annan metod för andra. Det finns ett talesätt som lyder: ”Olika slag för olika människor”. Det är sanningen.

Så en bankdirektör kanske det är bäst att ta kontakt med honom på ett planerat möte, ansikte mot ansikte. En präst kanske bara kan nås via telefon, på söndagseftermiddagar, efter predikan. Någon som är mycket på resande fot kanske ägnar särskild uppmärksamhet åt posten (om du inte vill försöka rekrytera via mobiltelefonen), medan en butiksägare kanske är mest tillgänglig då och då, i butiken. Alla dessa människor är tillgängliga, men lättare på särskilda sätt. Om du är intresserad av Prospekt X är din uppgift som rekryterare att fråga dig själv: ”Hur kan jag på bästa sätt få tag på just den här personen?”

För att dra nytta av slumpen

Innan vi avslutar finns det ytterligare en kontaktmetod att lista. Den måste nämnas, även om den inte precis är en ”metod”. Vi kommer att kalla det för ”slump”. ”

Du kanske stöter på en potentiell medlem på postkontoret eller på fotbollsmatchen. Du kanske träffar samma bankdirektör när du hämtar tidningen, eller i kyrkan. Om det inte är olämpligt att närma sig dem – och det är det kanske inte – så ta vara på dessa tillfälliga tillfällen. I oplanerade möten, när människor inte har bråttom, visar många människor sitt naturliga och hjälpsamma jag. Och de kan vara mer mottagliga för vad du vill berätta för dem.

Bra samhällsarbete innebär att vara beredd att dra nytta av varje tillfälle som presenteras för dig, oavsett om det är en slump eller planerat.

Sammanfattning

Möten, telefonsamtal och brev kan ses som bara en del av en övergripande strategi för medlemskap, där vart och ett av dem ska användas efter behov. Om det finns flera bra metoder, varför begränsa sig till bara en?

Men när du väl har gjort ditt eller dina val, hur genomför du dem då? Det är ämnet för våra nästa två avsnitt!

Lämna en kommentar