Du känner ditt lilla företag som din egen ficka. Du har ägnat timmar åt dess layout och organisation, men känner du likadant för din balansräkning?
En nyligen genomförd undersökning visade att 40 % av småföretagarna ägnade minst 80 timmar per år åt bokföring. Genom att bättre förstå hur din balansräkning är organiserad kan du arbeta dig igenom din bokföring på ett effektivare sätt. Men först måste du förstå varje konto i din balansräkning.
Vad är balansräkningskonton?
Som småföretagare är du förmodligen bekant med att använda mappar – och kanske till och med arkivskåp – för att hålla dina dokument organiserade. Din balansräkning använder ett liknande system, men i stället för mappar är den uppdelad efter konton.
Dina balansräkningskonton omfattar:
- Kontanter. Detta är de kontanter som du får in under vanliga transaktioner i ditt företag. När du till exempel säljer inventarier och får betalt dokumenteras detta på kontantkontot. Ditt kontantkonto kommer att anges som en omsättnings- eller kortfristig tillgång i din balansräkning.
- Insättningar. Som småföretagare har du kanske tidigare placerat säkerhetsdepositioner. Du gör detta när du ger någon annan pengar för att hålla dem mot framtida kostnader. Dessa benämns ofta som ”fordringar på säkerhetsdepositioner”. Säkerhetsdepositioner betraktas som omsättningstillgångar i din balansräkning.
- Immateriella tillgångar. Dessa är icke-fysiska tillgångar. Patent, upphovsrätt, kundlistor, litterära verk och sändningsrättigheter är vanliga exempel. Dessa anges som omsättningstillgångar i din balansräkning.
- Kortfristiga investeringar. Dessa investeringar omvandlas till kontanter inom ett år. De redovisas också i avsnittet omsättningstillgångar i din balansräkning.
- Kundfordringar. Detta handlar om de pengar som dina kunder är skyldiga dig för produkter eller tjänster som de har fått men ännu inte betalat för. Dessa dokumenteras som tillgångar i din balansräkning.
- Förutbetalda kostnader. Dessa omfattar transaktioner för vilka betalningar har gjorts i förväg. Du kan till exempel betala hyra för ett kommersiellt utrymme innan du använder det. Denna transaktion, liksom dina andra förutbetalda utgifter, skulle dokumenteras som en tillgång i din balansräkning.
- Långsiktiga investeringar. Dessa är vanligtvis investeringar som inte omvandlas till kontanter inom ett år. De kan omfatta aktier, obligationer, fastigheter och ibland kontanter. Dina långsiktiga investeringar redovisas på tillgångssidan i din balansräkning.
- Skulder. Detta är det belopp som du är skyldig leverantörer eller fordringsägare. Dina leverantörsskulder är kortfristiga skuldkonton i din balansräkning.
- Upplupna kostnader. Dessa kan omfatta löner, räntor, nyttigheter, reparationer, bonusar och skatter. Dessa räknas som skuldkonton.
- Kreditkort. Om du har ett kreditkort enbart för ditt småföretag är du inte ensam. Detta är en vanlig praxis. Inköp som görs med kreditkort registreras som skuldkonton i din balansräkning.
- Kortfristiga skulder. Det här kontot redovisas i delen kortfristiga skulder i din balansräkning. Det omfattar alla skulder som förfaller inom ett år. Ett exempel på kortfristig skuld är löneskatt.
- Långfristig skuld. Detta är skulder som inte kommer att förfalla inom ett år. Exempel på detta är obligationer som ska betalas, långfristiga lån, leasingförpliktelser eller konvertibla obligationer. Dessa redovisas i avsnittet skulder i din balansräkning.
- Eget kapital. Ägarens eget kapital är ett separat avsnitt i balansräkningen. I detta avsnitt ingår aktiernas nominella värde, belopp som betalats in i kapitalet och dina behållna vinstmedel.
Vad är balansräkningens fordringar?
Dina kundtransaktioner är viktiga. De ger bränsle åt din verksamhet. Så när du skapar och analyserar din balansräkning bör du ägna stor uppmärksamhet åt dina kundfordringar. Som tidigare nämnts utgör dessa betalningar som dina kunder är skyldiga dig efter att ha köpt varor eller tjänster på kredit. Säg till exempel att du äger ett trädgårdsföretag. När du har fixat upp en kunds trädgård skickar du en faktura till kunden. Vid ett senare tillfälle skickar de i sin tur tillbaka en betalning för de tillhandahållna tjänsterna.
Räkenskapsfordringar, som den du skulle få i exemplet med landskapsarkitekturen ovan, är omsättningstillgångar. Detta beror på att de förväntas omvandlas till kontanter inom ett år.
Vad är leverantörsreskontra i balansräkningen?
Du vet redan att de pengar som strömmar in i ditt företag är lika viktiga som de pengar som strömmar ut. Därför är det viktigt att hålla ett öga på dina leverantörsreskontra, eftersom det är betalningar som du är skyldig andra företag.
Dina leverantörsreskontra är i själva verket andra företags fordringar. Säg till exempel att ditt lilla företag får slut på viktiga inventarier tidigare än väntat. Du kontaktar snabbt din leverantör och köper mer lager på kredit av dem. När krisen är avvärjd och dina hyllor är fyllda får du en faktura för betalning. Denna betalning betraktas som en leverantörsskuld (och är en fordran för leverantören). Du är juridiskt skyldig att betala den i tid till din leverantör.
Avstämning av balansräkningskonton
Du har antagligen stämt av med andra tidigare, men du har kanske inte stämt av en balansräkning. Till att börja med ska du veta att avstämning av din balansräkning innebär att du jämför dina balansräkningskonton med en annan källa.
För många småföretagare är denna källa deras kontoutdrag. Du bör dock komma ihåg att dessa utlåtanden endast gäller för kontantkonton i balansräkningen. För att jämföra dina transaktioner för fordringar, skulder och anläggningstillgångar kan du använda din underbok.
Denna jämförelse är viktig för småföretagare som du, eftersom den gör det möjligt för dig att se till att din balansräkning är korrekt. Du vill att dina konton ska stämma överens. Om de inte gör det kan du få problem i framtiden. Med detta sagt kan du genom att jämföra din balansräkning upptäcka misstag i ett tidigt skede. Ibland kan dessa misstag vara så enkla som ett skrivfel eller omvända siffror i ett nummer.
När du går igenom avstämningsprocessen vill du ha en lista över vad som ingår i varje balansräkningskonto. Detta kan hjälpa dig att hålla dig organiserad. Dessa listor är:
- Anläggningstillgångar
- Individuella förutbetalda kostnader som sammanlagt uppgår till beloppet för förutbetalda kostnader
- Fördringsräkningar och leverantörsskulder som knyter an till balansräkningen
Din balansräkning bör stämmas av i slutet av en månad, ett kvartal eller en årsperiod. Tidpunkten är upp till dig som småföretagare. Att stämma av din balansräkning som en del av din bokslutsprocess anses dock vara en bra idé.
När du har fastställt att din balansräkning är korrekt kan du enkelt och tryggt använda den för att fatta framtida ekonomiska beslut.
Vad är en budgeterad balansräkning?
Du är inte främmande för budgetar. Alla företag har en sådan. Oavsett hur hög eller låg din budget är kommer du också att vilja ha en budgeterad balansräkning utöver din nuvarande.
Den budgeterade balansräkningen är densamma som din nuvarande balansräkning, förutom att den återspeglar en uppskattning för framtida budgetperioder. Därför visar den dig var dina balanskonton kommer att befinna sig i slutet av framtida redovisningsperioder, om du håller dig till din nuvarande budget.
Nästa gång du granskar ditt småföretags balansräkning ska du inte bara glänsa över den. Stanna verkligen upp och förstå varje konto på den. Detta kommer att hjälpa dig att få en bättre förståelse för din marknad, din verksamhet och ditt lilla företag i stort.
Förutom detta, ta det ett steg längre. Gör en avstämning av din balansräkning denna redovisningsperiod. Skapa sedan en budgeterad balansräkning för att ge dig en ännu större ekonomisk fördel. Hur långt du dyker ner i din balansräkning är i slutändan upp till dig.