Det är 2020, så vi borde alla veta hur man skickar e-post, eller hur?
Men eftersom så många av oss använder e-post i stor utsträckning i arbetet finns det säkert några saker som dyker upp i våra inboxar och irriterar oss.
För att ta reda på de ultimata epost-do’s & DON’ts och vilka klyschor som fyller oss med raseri har Perkbox Insights genomfört en undersökning med 1 928 personer.
De viktigaste resultaten är:
- Enligt den arbetande allmänheten börjar det perfekta e-postmeddelandet på jobbet med ”Hej” och avslutas med ”Vänliga hälsningar”.
- ”Just looping in…” och ”As per my last email” anses vara de mest irriterande klyschorna i e-postmeddelanden.
- De sämsta avslutningarna i e-postmeddelanden på jobbet är ”love”, ”warmly”, ”cheers” och ”best”.
- ”Hej”, ”Happy Friday” och ”To whom it may concern” är de sämsta sätten att börja ett e-postmeddelande.
- Användning av stora bokstäver, kyssar och emojis är de största e-postmeddelandena som man inte får använda.
- Enormt många, 16 %, anser att det aldrig är acceptabelt att använda ett utropstecken i ett e-postmeddelande från jobbet, medan 48 % anser att man kan använda bara ett.
Det må vara 2020, men e-post är inte död – 73 % säger att e-post är den metod de föredrar för kommunikation på jobbet
Och även om andra metoder kan tyckas vara på frammarsch – så är den goda gamla e-posten fortfarande den mest populära metoden för kommunikation på jobbet. Nästan ¾ av personerna säger att detta är den metod de föredrar, medan personlig kommunikation kommer på andra plats med 50 %.
Telefon är den tredje mest populära plattformen, med en tredjedel av personerna som uppger att detta är den metod de föredrar, och överraskande nog säger bara 16 % att de föredrar omedelbar kommunikation.
Och bara 8 % anser att text är lämplig för arbetsändamål, tillsammans med de 3 % som använder sociala medier på jobbet.
De flesta vuxna spenderar mellan 1 och 2 timmar per dag med att kontrollera e-post
1 av 5 spenderar mellan 1 och 2 timmar av sin arbetsdag i inkorgen, 16 % spenderar mellan 2 och 3 timmar, medan chockerande 15 % spenderar mer än 5 timmar med att kontrollera och skicka e-post varje dag.
Vi mejlar inte bara mycket på jobbet, utan 31 % kontrollerar sina e-postmeddelanden utanför jobbet ”med några få timmars mellanrum”, medan 8 % kontrollerar ”varje timme” och ytterligare 8 % gör detta ”ständigt”.
Alla denna tid i våra inboxar innebär att det säkert finns några saker som går oss på nerverna…
Det perfekta arbetsmejlet börjar med ”Hej” och slutar med ”Med vänliga hälsningar”
När man frågar respondenterna om de vill välja vad de tycker är den bästa hälsningen för ett arbetsmejl, tar man en enkel väg. ”Hej” tar förstaplatsen för den bästa hälsningen, följt av ”God morgon och god eftermiddag” på andra plats.
De fem bästa hälsningarna för ett jobbmejl:
- Hej – 49%
- God morgon/eftermiddag – 48%
- Hej – 21%
- Kärlek – 20%
- Happy ! t.ex. Happy Friday! – 7%
Nu kommer det värsta
Det verkar som om ingen hälsning är ett stort nej, med 53% som säger att det värsta sättet att börja ett e-postmeddelande är att inte hälsa mottagaren. Detta följs av det opersonliga ”To whom it may concern”, som 37 % anser är oacceptabelt att använda, medan det vänliga ”Hey” hamnar på tredje plats (28 %).
De fem sämsta hälsningarna för ett e-postmeddelande på jobbet:
- Ingen hälsningsfras – 53 %
- Till vem det kan gälla – 37 %
- Hey – 28 %
- Happy ! Eg Happy Friday – 23%
- Hälsningar – 22%
”Kind Regards”, ”Thanks” och ”Regards” är de bästa sätten att avsluta ett e-postmeddelande
Det verkar som om ”Kind Regards”, även om det kan få en del kritik, fortfarande anses vara det bästa sättet att avsluta ett e-postmeddelande, med 69% som röstar på detta på första plats. ”Hälsningar” följde på tredje plats med 31 procent som ansåg att detta var den bästa hälsningen, och ”Tack” eller ”Tack igen” kom på andra plats.
De fem bästa sätten att avsluta ett e-postmeddelande:
- Hälsningar – 69%
- Tack eller tack igen – 46%
- Hälsningar – 31%
- Tack i förväg – 21%
- Hälsningar – 20%
”Kärlekshälsning”, ”varmt” och ”hej” anses vara de sämsta avslutningarna
Oförvånande nog för arbetsplatsen anses ”Love” (57 %) vara det sämsta sättet att avsluta ett e-postmeddelande, och ”Warmly” följer tätt efter (31 %).
Andra signeringsalternativ som anses olämpliga är ”Cheers”, där över en fjärdedel (26 %) anser att det inte bör användas i ett e-postmeddelande på jobbet, samt ”Yours truly” (24 %) och ”Best” (12 %) som också hamnar på listan.
Även om du kanske inte vill välja något från denna lista är det bäst att du ser till att signera dina e-postmeddelanden. Hela 44 % av personerna uppger att ”ingen signering” är det värsta.
Top 10 värsta sign offs i e-postmeddelanden:
- Kärlek – 57%
- Inte sign off – 44%
- Varmt – 31%
- Hälsningar – 26%
- Du är verkligen din – 24%
- Du är trogen – 18%
- Talka snart igen – 14%
- Skickligt – 12%
- Bäst – 12%
- Allt det bästa – 9%
Så nu vet vi vilka som är de bästa sätten att börja och avsluta ett e-postmeddelande, Vad är det som får oss att bli upprörda i ett e-postmeddelande? Vi frågade respondenterna vilka klichéer de inte tål.
Här är några som du bör känna till så att du inte irriterar någon i ditt nästa mejl…
”Just looping in…” och ”As per my last email” är de mest irriterande klichéerna i mejl
Ibland kan man inte låta bli att använda en kliché, men det finns några som du verkligen vill undvika. Särskilt om du vill stå på dina respondenters sida.
Den mest hatade klyschan i e-postmeddelanden är ”Just looping in…”, med en enorm andel på 37 % som uppger att de tycker att det är irriterande när frasen används i ett e-postmeddelande.
Om man tittar på resten av listan över irriterande klyschor, så handlar tre av de fem främsta om att följa upp något som nämndes i ett tidigare e-postmeddelande. En tredjedel ogillar frasen ”enligt mitt senaste e-postmeddelande”, följt av ”några uppdateringar om detta?”. (24 %) och ”Jag kollar bara in” (19 %). Det verkar som om vi inte gillar att bli uppmanade att svara…
De mest irriterande e-postklyschorna:
- ’Just looping in…’ – 37%
- ’As per my last email’ – 33%
- ’Any updates on this?’ – 24%
- ”Jag kollar bara in” – 19%
- ”Bekräftar mottagande” / ”Bekräftar att jag har fått detta” – 16%
- ”Enligt vår konversation”. – 15%
- ”Vänligen meddela” – 8%
- ”Tack i förväg” – 7%
- ”Hoppas du mår bra” – 6%
Användning av stora bokstäver, kyssar och att skicka in CC till personer som inte behöver vara inblandade är de mest irriterande sakerna du kan göra i ett e-postmeddelande
Vi har också hittat de största e-postfelen, du kanske vill omvärdera om du gör något av dessa.
- Användning av stora bokstäver för hela ord eller meningar – 67%
- Användning av kyssar eller ”x” – 65%
- CC’ing av personer som inte behöver involveras – 63%
- Användning av slang, t.ex. ”OMG” – 53%
- Användning av för många utropstecken – 52%
- Sändning av e-post utan korrekturläsning – 50%
- Sändning av mycket långa e-postmeddelanden – 29%
- Användning av emojis – 29%
- Underlåtenhet att använda en e-postsignatur – 23%
- Double e-post – 22%
- Användning av smileys – 22%
- Användning av färgade typsnitt – 21%
16% anser att det aldrig är acceptabelt att använda ett utropstecken i ett e-postmeddelande på jobbet
Det är viktigt att gå djupare in på tankarna kring utropstecken, visar det sig att mindre är mer i det här avseendet.
Enormt många, 16 %, anser att det aldrig är acceptabelt att använda ett utropstecken i ett e-postmeddelande på jobbet, medan 48 % anser att bara ett är acceptabelt, och bara 24 % skulle sträcka sig till två.