Vad är EDI 810?
Den EDI 810 innehåller formatet och fastställer datainnehållet för fakturatransaktionsuppsättningen för användning inom ramen för en EDI-miljö. Transaktionsuppsättningen kan användas för att tillhandahålla sedvanlig och etablerad affärs- och industripraxis avseende fakturering av varor och tjänster som erbjuds. I vanliga affärsverksamheter produceras en pappersfaktura för att ta emot betalning. När man arbetar i en EDI-miljö skickas i stället en EDI 810. Dokumentuppsättningen 810 (EDI-faktura) är den elektroniska faktura som skickas som svar på en EDI 850 (inköpsorder) när varor eller tjänster har tillhandahållits. De två parter som utbyter dessa särskilda transaktionsuppsättningar kallas ofta ”handelspartner”.
Vad innehåller en EDI 810?
En EDI 810 är ett elektroniskt dokument som uppfyller ANSI X12 EDI-specifikationen. En EDI 810-faktura är inte formaterad på ett sätt som en genomsnittlig köpare eller leverantör skulle förstå, utan är i stället avsedd att sändas, tas emot och tolkas av EDI-programvara. Denna ”dator-till-dator”-kommunikation möjliggör ett snabbt och felfri utbyte av elektroniska dokument mellan företag. EDI-dokumentet 810 är en av de mest populära formerna för utbyte tillsammans med EDI-dokumentet 850 (inköpsorder).
Som en pappersfaktura för varor eller tjänster som utförts innehåller ett EDI-dokument 810 detaljer som rör den ursprungliga begäran. En EDI 810 innehåller ofta följande:
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Försändelsedatum för varorna
- En överenskommen betalningsvillkor
- Varormer eller tjänster som utförts
Avhängigt av de levererade varorna eller tjänsterna kan det finnas ytterligare information som krävs i en EDI 810. Se ditt företags EDI-guide eller kartläggningsdokument för att avgöra vilka datavärden som krävs.
Sändning av ett 810 EDI-fakturadokument
Syftet med att skapa en 810 EDI-faktura är att säkerställa ett smidigt utbyte av transaktionsinformation mellan företag som följer de regler och förordningar som fastställts för utbytet av EDI-data, t.ex. en 810 EDI-faktura. EDI-överföringsprocessen börjar med att den anställde skapar en vanlig faktura som skickas in i datasystemet och översätts till ett 810 EDI-dokument. 810 EDI-fakturan överförs sedan till den mottagande parten (i detta fall en kund) där översättningsprocessen sker i omvänd ordning och omvandlar 810 EDI-dokumentet till en form som kan läsas av människor.
Användning av ett mervärdenätverk EDI 810 (VAN)
810 EDI-fakturadokumentet överförs genom den föredragna metoden för EDI-utbyte. Vanligtvis är ett value added network (VAN) den föredragna EDI-kommunikationsmetoden på grund av de många specialiserade tjänster som ingår i dess kapacitet. I sin grundläggande form tar VAN emot 810 EDI-fakturadokumentet, granskar och lagrar informationen och, förutsatt att informationen är godkänd och säker, skickar den slutliga korrespondensen (810 EDI-fakturadokumentet) till den avsedda mottagaren. VAN kan också tillhandahålla säkerhet för EDI-kommunikationen, erbjuda e-posttjänster, manipulera och omvandla data till användbara format och ett antal andra fördelar.
Mottagning av ett 810 EDI-fakturadokument
Oavsett om systemet väljer att skicka 810 EDI via VAN, modem, bulletin board system (BBS) eller via Internet, förs 810 EDI-fakturan till en gateway-anläggning där den korsas med destinationssystemets överföringsmetod (denna metod måste vara densamma som den ursprungliga parten för att överföringen ska lyckas). Den avsedda mottagaren granskar 810 EDI-dokumentet för att försäkra sig om att det är på rätt destination och att formatet är intakt. När allt är godkänt är 810 EDI-dokumentet redo att behandlas i det nya systemet. Översättningen av ett EDI 810-dokument görs med hjälp av EDI-översättningsprogram. Genom en rad omformateringar, översättningar och kartläggningar upphör EDI 810-fakturadokumentet att vara ett EDI-dokument och är nu en användbar faktura som företaget kan behandla i enlighet med detta.
Hur svarar man på en EDI 810?
När en part har skickat en EDI 810 för att ta emot betalning för varor eller tjänster som utförts, skickar den mottagande parten (eller betalaren) ett svar till betalningsmottagaren. Betalaren skickar en av två transaktionsuppsättningar inom EDI-miljön. De skickar antingen en EDI 997 grundläggande bekräftelse för att bekräfta att de har tagit emot EDI 810 eller ett EDI 864 textmeddelande för att meddela eventuella fel som upptäckts i EDI 810. Om EDI 810 godkänns skickar betalaren ett EDI 820 Remittance Advice för att meddela att fakturan har betalats.
Är du redo att komma igång med EDI? Ta kontakt!