EDI 820 i EDI-kommunikationsprocessen
En EDI 820 utfärdas vanligtvis av en köpare efter mottagandet av ett EDI 850-dokument (faktura). I princip motsvarar en EDI 820 ett meddelande till din leverantör om att du har för avsikt att betala en faktura. Liksom andra EDI-dokument måste EDI 820 genereras genom ett specialiserat program, EDI-översättaren, och sedan skickas till mottagaren på något elektroniskt sätt. Avsändarens dator utför vanligtvis översättningen av EDI 820 till ett EDI-format, medan kommunikationen sker antingen via en EDI-internetanslutning eller via ett Value Added Network (VAN).
Sändning av EDI 820
När EDI 820 är redo att sändas till mottagaren kommer en av två metoder att användas i allmänhet. Den första, och fortfarande mest populära metoden, är användningen av en VAN. En VAN fungerar som en mellanhand mellan de två parterna och underlättar kommunikationen av EDI 820 och andra EDI-dokument. VAN ansvarar också för att överföringen är säker under hela processen. Detta är alltid viktigt, men ännu viktigare när det gäller dokument som EDI 820 som kan innehålla bankkontonummer, fakturanummer osv. AS2-kommunikation är ett andra alternativ som ökar i popularitet. Det använder en direkt anslutning via Internet för att utbyta EDI 820 mellan två parter. När AS2 används för att skicka EDI 820 krypteras dokumentet vid källan och skickas med hjälp av säkra internetbaserade protokoll till mottagaren som sedan måste ha en programvara som kan avkryptera EDI 820 innan det översätts.
Tolkning av EDI 820
När EDI 820 väl har mottagits måste dokumentet därefter översättas. En EDI 820, liksom alla EDI-dokument i sitt ursprungliga format, är inte avsedd att läsas av en mänsklig operatör. I översättningsprocessen kommer EDI 820-dokumentet att konverteras till en av två former – ett ”människoläsbart” format (vanligtvis i form av en rapport som skrivs ut på en fysisk skrivare) eller, mer troligt, till ett filformat som lätt kan importeras till ett ERP- eller redovisningssystem. Översättningen av EDI 820 till detta mer lättintegrerade format är det första viktiga steget i mottagandet av EDI 820 innan den kan användas av den avsedda mottagaren.
Integrera EDI 820 i din verksamhet
När EDI 820 har översatts till ett dataklart format tar en sekundär intern process den nya filen med den information som ursprungligen kom från EDI 820 och flyttar den in i mottagarens ERP- eller redovisningssystem. I detta skede av omvandlingen kan EDI 820 nu identifieras och användas av mottagaren på det sätt som avsändaren avsåg.
Är du redo att komma igång med EDI? Ta kontakt!