EDI 997 (Functional Acknowledgement)
En EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set kommuniceras mellan parterna när det har skett en överföring inom EDI-miljön. Den bekräftar endast mottagandet av en EDI-transaktionsuppsättning. När två parter, t.ex. en köpare och en leverantör, utbyter en EDI-överföring som följs av en bekräftelse, kallas de för ”handelspartner”. Ett typiskt scenario är till exempel att en säljare skickar en EDI 810 Faktura Transaktionsuppsättning. Köparen bekräftar mottagandet av EDI 810 genom att skicka en EDI 997 Functional Acknowledgment. Det är viktigt att notera att mottagandet av en EDI 997 från en fjärrpart inte innebär att de godkänner eller inte godkänner innehållet i EDI-överföringen. Det betyder bara att de har tagit emot den och skickar en bekräftelse på mottagandet.
Vad är en EDI 997 Functional Acknowledgement?
Den EDI 997 innehåller formatet och fastställer datainnehållet i Functional Acknowledgement Transaction Set för användning inom ramen för en EDI-miljö. Transaktionsuppsättningen kan användas för att definiera kontrollstrukturerna för en uppsättning bekräftelser för att ange resultaten av den syntaktiska analysen av de elektroniskt kodade dokumenten, t.ex. en EDI 810-faktura. De kodade dokumenten är transaktionsuppsättningar, som är grupperade i funktionella grupper, som används för att definiera transaktioner för utbyte av affärsdata. Denna standard täcker inte den semantiska betydelsen av den information som kodas i transaktionsuppsättningarna, eftersom dessa kan skilja sig åt mellan olika översättningssystem.
Den EDI 997-kommunikationsprocessen
Den EDI 997 skickas alltid av både köparen och säljaren som ett sätt att försäkra sig om att kommunikationen av dokumentet genomfördes framgångsrikt. Genom EDI 997 kan parterna granska vilka EDI-utbyten som var framgångsrika och vilka som hade problem. Liksom alla andra EDI-dokument måste EDI 997 genereras genom EDI-översättaren och sedan skickas till mottagaren på något elektroniskt sätt. Avsändarens dator översätter vanligtvis EDI 997 till ett EDI-format, medan kommunikationen sker antingen via en EDI-anslutning via Internet eller via ett Value Added Network (VAN).
När sänds en EDI 997 Functional Acknowledgement?
När en EDI-transaktion tas emot kan fjärrpartiet sända en EDI 997 Functional Acknowledgement, som bekräftar mottagandet av transaktionerna som har skickats och översatts av EDI-systemet. Detta svar har inte bekräftat uppgifternas giltighet, utan är snarare en bekräftelse på att de har mottagits. Under översättningen av uppgifterna kan vissa mer avancerade EDI 997-system svara om syntaxfel uppstår vid den första överföringen av transaktionsuppgifter. Detta beror i hög grad på hur EDI-operationen har ställts in i en viss EDI-guide eller kartläggningsdokument.
Sändning av EDI 997
När EDI 997 är redo att sändas till mottagaren kommer en av två metoder att användas i allmänhet. Den första, och fortfarande mest populära metoden, är användningen av en VAN. En VAN fungerar som en mellanhand mellan de två parterna och underlättar kommunikationen av EDI 997 (och andra EDI-dokument). Utöver den enkla leveransen ansvarar VAN också för att överföringen är säker under hela processen. Detta är alltid absolut nödvändigt, men ännu mer när det gäller dokument som EDI 997 som kan innehålla privat och konfidentiell information. Ett annat populärt alternativ är att använda en direkt anslutning via Internet för att utbyta EDI 997 mellan två parter. Denna andra form av kommunikation är också känd som AS2-kommunikation. När AS2 används för att skicka EDI 997 krypteras dokumentet vid källan och skickas med hjälp av säkra internetbaserade protokoll till mottagaren som sedan måste ha en programvara som kan avkryptera EDI 997 före översättningen.
Översättning av EDI 997
När en EDI 997 har mottagits måste det första steget vara att översätta dokumentet. En EDI 997, liksom alla EDI-dokument, är i sitt ursprungliga format inte avsedd att läsas av en mänsklig operatör. I översättningsprocessen kommer EDI 997 att omvandlas till en av två former. Det ena är det ”människoläsbara” formatet som vanligtvis är i form av en rapport som antingen skrivs ut eller, mer troligt, placeras i ett filformat som lätt kan importeras till ett bokförings- eller ERP-system. Att översätta EDI 997 till detta mer lättintegrerade format är det första viktiga steget för att ta emot dokumentet innan det kan användas av den avsedda mottagaren.
Vad händer efter att du har skickat en EDI 997 Functional Acknowledgement?
När du har överfört en EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set är nästa steg beroende på vilken transaktion du bekräftar överföring av. Om du till exempel bekräftar mottagandet av en EDI 810-faktura är nästa steg antingen ett EDI 864 Textmeddelande för att bestrida fakturan på grund av ett fel eller ett EDI 820 Remittance Advice för att specificera betalningen för varor eller tjänster som utförts. Nästa steg efter en EDI 997 är beroende av vad överföringen bekräftar och om uppgifterna är korrekt mottagna.
Integrera EDI 997 i din verksamhet
När EDI 997 har översatts till ett dataklart format tar en sekundär intern process den nya filen med den information som kom från EDI 997 och flyttar den in i mottagarens ERP- eller redovisningssystem. I detta skede av omvandlingen är EDI 997 nu ett dokument som kan identifieras och användas av mottagaren på det sätt som avsändaren av EDI 997 avsåg.
Är du redo att komma igång med EDI? Ta kontakt!