Effektiv affärskommunikation är avgörande för att ett företag ska lyckas. Dålig kommunikation är inte bara frustrerande på ett personligt plan, utan kan även orsaka stora ekonomiska förluster. Misstolkade meddelanden, förlorade e-postmeddelanden eller dålig förståelse kan leda till förseningar, misslyckade projekt eller förlust av kunder. Därför är det viktigt att alla i ditt företag förbättrar sin kommunikationsförmåga, särskilt när de har en maktposition.
Vi har samlat en liten samling tips och tekniker som du kan tillämpa för att bli en bättre kommunikatör och hjälpa ditt företag framåt.
Håll tyst
Det vanligaste misstaget som alla gör i kommunikationen är att svara för tidigt. Oftast kommer ett förhastat svar bara att skada samtalet och faktiskt hindra oss från att lära oss mer.
Att vara tyst efter att ha hört ett uttalande uppmuntrar den andra personen att fortsätta och erbjuda oss mer information. Oavsett om du hör en pitch, en rapport eller bara har en konversation, vänta tills den andra personen har tystnat i cirka 10 sekunder innan du svarar eller ställer följdfrågor.
Ställ frågor
Att ställa frågor har två stora fördelar i kommunikationen: för det första hjälper de oss att ta reda på den information vi vill ha och för det andra visar det den andra personen att vi är intresserade av vad de har att säga, vilket håller samtalet igång.
Väx ditt företag snabbare med effektiv teamkommunikation!
Desto fler frågor du ställer, desto bättre förstår du det ämne som diskuteras. Mer än så, chefer och teamledare bör ställa frågor i syfte att testa nivån av förståelse som deras underordnade har när det gäller ett ämne. Frågor är kommunikationens motor, så var aldrig rädd för att hålla den igång.
Lyssna aktivt
Att höra orden som kommer ut ur någons mun är inte alltid samma sak som att lyssna. Att lyssna innebär engagemang och bekräftelse. Att nicka, upprepa vad som sagts och ställa frågor är alla aktiva lyssningsstrategier som förbättrar kvaliteten på samtalet och ökar mängden information som du kommer att komma ihåg. Det vanligaste exemplet är att upprepa en persons namn när du presenteras för honom eller henne.
I arbetet ökar aktivt lyssnande mängden detaljer som du kommer att komma ihåg, visar intresse för den andra personen och bygger en koppling mellan de inblandade delarna.
Ge feedback
I nästan alla arbetsmiljöer är feedback en viktig del av arbetsflödet. Att känna till andras åsikter, höra deras förslag och erbjuda sina egna i gengäld är det som leder till framsteg och utveckling. Men både att ge och ta emot feedback kan vara en mycket bräcklig kommunikationsprocess.
Det är alltid viktigt att vara ärlig, men sättet du framför din åsikt kan göra hela skillnaden mellan en positiv och en negativ upplevelse. De flesta människor är känsliga för kritik och en brutalt ärlig åsikt kan uppfattas som illvillig. Därför är det alltid viktigt att formulera din feedback på ett positivt sätt, även om det är kritik. Ställ ytterligare frågor för att försäkra dig om att du förstod allting rätt, och ge sedan råd om förbättringar i stället för att riva ner andras arbete.
Visa empati
Arbetsmiljön kan vara mycket stressig och överväldigande, och det är just därför vi måste visa empati för varandra. Empatisk kommunikation skapar förtroende bland medarbetare samtidigt som den uppmuntrar människor att fortsätta göra sitt bästa, även när det inte verkar vara tillräckligt bra.
Människor är mer benägna att anstränga sig mer när de känner att deras kamp uppskattas i stället för att ignoreras. Ingen gillar att bli behandlad som en robot som alltid förväntas vara produktiv.
Utöva empati på jobbet och dela dina känslor med dina lagkamrater. Oftast kommer du att inse att de flesta människor delar liknande känslor och strider som du.
Var entusiastisk
Hålla en positiv attityd är alltid viktigt för effektiv affärskommunikation. Framgångsrika interaktioner med chefer, lagkamrater eller kunder kräver att man uttrycker en hög grad av entusiasm.
Anledningen till att säljare alltid ler mot kunder är att människor är mer mottagliga och mer benägna att reagera på positiva stimuli.
Visa ditt kroppsspråk
Ingen vill prata med någon som ständigt rullar med ögonen, suckar, vilar hakan i knytnäven eller ständigt kollar sin smartphone. Allt detta är tecken på att du inte kan vara mindre intresserad av vad den andra personen har att säga. Man behöver inte vara en Lie to Me-detektiv för att märka det. Positionera dig i stället så att du verkar uppmärksam, ta ögonkontakt, nicka instämmande eller skaka på huvudet som stöd.
Kroppsspråket är en stor del av den icke-verbala kommunikationen som visar hur du faktiskt känner dig under samtalet. Dessutom gör det också skillnaden mellan någon som är i en maktposition (ordvitsar oavsiktliga) och kunnig, och någon som har liten förståelse för den fråga som diskuteras.
Bygg förbindelser
Om du vill att folk faktiskt ska lyssna och förstå vad du säger måste du göra mer än att bara tala. Du måste bygga upp kontakter. Visa intresse för din samtalspartner så kommer de att återgälda tjänsten. Om du vet vem du pratar med, vilken bakgrund de har och vilka intressen de har får du en klar uppfattning om hur du ska närma dig ett ämne för att faktiskt nå fram till dem. En bra kommunikatör känner till sin publik och utformar sitt budskap därefter.
Det är lika viktigt att detta är en utmärkt nätverksstrategi. Att bygga upp kontakter med andra yrkesverksamma bör vara en del av allas karriärplaner.
Använd rätt verktyg för en effektiv affärskommunikation
I vår tid ersätts ofta personliga kontakter med digital kommunikation. Den kanal vi väljer för detta ändamål är avgörande för hur effektiv kommunikationen blir. Medan äldre generationer fortfarande föredrar det goda gamla e-postmeddelandet är millennials och Y-are mer benägna att använda livechatt.
Därför förlitar sig många företag på appar för teamkommunikation som Hubgets för att hantera sina dagliga kommunikationsbehov. Förutom att spara tid har appar för teamkommunikation andra stora fördelar, t.ex. lika tillgång till information i realtid och för framtida referenser, utan att påverkas av teammedlemmarnas geografiska placering. Affärskommunikation har aldrig varit effektivare.
Makten ligger i dina händer
För att förbättra kvaliteten på din kommunikation krävs i slutändan en förändring på personlig nivå. Effektiv affärskommunikation är en följd av alla inblandade parters gemensamma personliga ansträngningar.
Start i liten skala genom att arbeta med att förbättra din egen kommunikationsförmåga, låt ditt företag erbjuda kommunikationsutbildningar till alla anställda och uppmuntra en kultur av ärlighet, förtroende och samarbete.