Oavsett om du precis har börjat eller har varit verksam i branschen ett tag, kan skapandet och upprätthållandet av ett organisationsschema för företag vara ett mycket användbart sätt att illustrera hur ditt företag fungerar och kan också användas för att visa hur du kommer att växa och förändras i framtiden.
Vad är ett organisationsschema för småföretag? Ett organisationsschema för företag, ibland även kallat ”organisationsschema för företag”, är en visuell representation av strukturen i ditt företag – det beskriver varje anställds roll och klargör vem som rapporterar till vem inom ditt företag. I många fall faller utvecklingen och uppdateringen av detta schema under ditt småföretags HR-avdelning, men om du för närvarande inte har en separat personalavdelning (eller till och med om du har det) är det värt att förstå hur dessa tabeller fungerar och hur du skapar en.
I den här guiden kommer vi därför att förklara exakt hur man skapar ett företagsorganigram i fyra enkla steg – vi diskuterar de olika typerna av diagram som du kan välja mellan, samt de olika mål som du bör tänka på när du gör ett organigram för ditt företag.
Hur man skapar ett företagsorganigram
Och även om det kan vara överväldigande att titta på exempel på företagsorganigram kan det vara överväldigande, så kan skapandet av ett av dessa diagram för ditt företag delas in i fyra enkla steg. Genom att ta processen ett steg i taget kan du bestämma vilken typ av diagram som är bäst för ditt företag och i slutändan utveckla en tabell (liksom många andra operativa dokument du har) som kan användas under hela företagets livscykel. Med detta i åtanke kan vi börja:
Steg 1: Bestäm hur ditt företags organisationsschema ska struktureras.
Det första steget i att skapa ett organisationsschema för ditt företag är att bestämma vilken typ av schema du vill använda. I allmänhet finns det fyra populära utformningar att ta hänsyn till och du vill välja den som bäst passar ditt företags behov.
Hierarkiskt organisationsschema för företag
Till att börja med börjar ett hierarkiskt diagram i toppen av företaget och arbetar sig neråt i befälskedjan (som du kan se nedan). En vertikal linje mellan individer visar att den anställde ovanför direkt övervakar den anställde nedanför. Hierarkier visar också laterala relationer, där två personer är jämbördiga inom företagets ram, men ändå kan samarbeta eller dela ansvar – i dessa diagram används horisontella linjer för att koppla samman de laterala medarbetarna. Företagsorganigrammet här visar hur företaget är strukturerat, med början hos VD:n och vidare genom resten av företaget.
Du kan se ett annat exempel nedan, med liknande struktur, men i ett grafikbaserat format med bilder:
Sammanfattningsvis använder de flesta små företag ett hierarkiskt organigram eftersom det är det enklaste alternativet. Med detta sagt kan du använda den här typen av företagsorganigram även om du bara har några få namn att fylla i – eftersom ditt företag växer är det lätt att lägga till nya anställda.
Funktionellt företagsorganigram
Nästan kan du överväga ett funktionellt företagsorganigram om ditt företag är tillräckligt stort för att dela in de anställda i avdelningar. Den här typen av diagram visar chefen för varje avdelning och alla personer som rapporterar till dem. Ett funktionellt diagram skiljer sig inte helt från ett hierarkiskt diagram, men det har en något annorlunda betoning utifrån de olika avdelningarna.
I exemplet nedan har varje ruta dummytext, men här är vad vi rekommenderar att du listar för varje individ. Du kan använda samma information i alla organisationsdiagram för småföretag:
- Namn på den anställde (lämna tomt om tjänsten är ledig)
- Avdelning (försäljning, marknadsföring, redovisning, verksamhet osv.)
- Tjänst eller befattning (säljare, arbetsledare, kundansvarig)
- Beskrivning av arbetsuppgifter (det räcker med en kort mening eller två)
- Obliggningsort (om ni har mer än ett kontor)
- Kontaktinformation (fysisk adress, telefonnummer eller förlängning, mobiltelefonnummer till företaget,
- Foto (för att lätt kunna känna igen varandra)
Som du kan se, även om det funktionella organisationsdiagrammet för småföretag är ganska likt det hierarkiska alternativet, kan detta diagram vara användbart för att särskilja avdelningar, vilket ger en större inblick i hur ditt företag fungerar på detta specifika sätt.
Matrix Business Organizational Chart
Det tredje alternativet, som kallas för ett matris- eller tvärfunktionellt företagsorganigram, är användbart om arbetstagarna rapporterar till flera handledare. I likhet med hierarkiska diagram illustrerar matrisorganigram de omedelbara tillsynsförhållandena mellan anställda, men de visar också den projektledare, det team eller den avdelning som en anställd rapporterar till. Som du kan se i exemplet nedan visar de heldragna linjerna återigen att en person är den primära chefen för personen under honom eller henne. Streckade linjer visar ett mindre direkt, men ändå viktigt, rapporteringsförhållande.
Circle Business Organizational Chart
Det sista alternativet att överväga är slutligen cirkelns företagsorganigram. Cirkeldiagrammet har blivit alltmer populärt, särskilt bland nystartade småföretag som vill kasta bort traditionella affärshierarkier. Tanken bakom dessa diagram (som visas nedan) är att alla team – och de anställda som ingår i dem – spelar en lika viktig roll i företaget.
Ännu en gång, även om det här exemplet visar dummytext, kan du se hur du skulle fylla i diagrammet baserat på ditt företags information. Varje avdelning utgör en ek i hjulet och de anställda inom denna avdelning listas i varje avsnitt. Som vi diskuterade ovan skulle du fylla i viktig information för varje anställd – namn, befattning, kort beskrivning, kontaktinformation etc.
Det här första steget kan ta tid – du vill fundera på hur ditt företag ser ut nu och hur du vill att det ska växa – på så sätt kan du avgöra vilket av de fyra alternativen för organdiagrammet som kommer att fungera bäst för att illustrera din företagsstruktur.
Steg 2: Samla in information om de anställda och kategorisera uppgifterna.
När du väl har bestämt dig för vilken typ av företagsorganigram du ska använda är resten av diagramutvecklingen ganska okomplicerad.
För ditt nästa steg vill du därför skriva en lista över alla anställda på ditt företag och inkludera den relevanta informationen om dem som vi nämnde ovan.
Om du har valt ett hierarkiskt diagram placerar du varje individ i rätt ordning på listan. Affärsägaren intar den första nivån, alla som rapporterar direkt till honom eller henne hör hemma på den andra nivån och diagrammet fortsätter därifrån. Om du har valt ett funktionellt diagram eller ett cirkeldiagram organiserar du listan efter varje avdelning, enligt exemplen ovan. Slutligen, om du valde ett matrisorganigram för småföretag vill du vara säker på att notera alla tillsynsförhållanden.
Steg 3: Bestäm hur du ska slutföra ditt företagsorganigram.
När du har samlat all information som du behöver om dina anställda och kategoriserat den baserat på den typ av organigram som du har valt vill du bestämma hur du ska slutföra ditt organigram. Som du såg i våra exempel ovan finns det bilder och mallar för organisationsschema för småföretag som du kan ladda ner och redigera med hjälp av ett program som Adobe Photoshop.
Å andra sidan kan du välja att skapa ditt företagsorganisationsschema i ett enkelt, pålitligt program som du kanske redan äger, som Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint eller Word) eller Google Sheets. Du har också möjlighet att köpa en mall från en leverantör som SmartDraw eller Lucidchart. För att få ut det mesta av din investering kan du dock överväga att köpa ett HR- eller löneprogram som innehåller den här funktionen (bland andra funktioner). Till exempel kan du med Gustos allomfattande plattform skapa ett organisationsschema i deras system, samt hantera dina viktiga löne- och HR-uppgifter.
Tyvärr kan du tekniskt sett skapa ditt organisationsschema för småföretag för hand, men om du använder en online-mall eller programvara kan du enkelt ändra diagrammet i takt med att verksamheten expanderar och personalen förändras.
När du väl har valt hur du ska fylla i ditt organisationsschema är du redo att fylla i det.
Med hjälp av de uppgifter du har samlat in fyller du i varje ruta eller gren i det diagram som du har valt. Återigen, om ditt diagram är hierarkiskt, börjar du med företagets ägare eller VD högst upp. Sedan skapar du en ruta under ägaren för varje person som är direkt underställd och ritar en lodrät linje ner från ägaren till var och en av dessa chefer. Du fortsätter denna process för varje skikt i företagets befälsordning och går nedåt i företagets stege tills du har placerat varje anställd på diagrammet.
Om ditt diagram är en funktionell design fyller du de primära rutorna med information om chefen för varje avdelning och resten med information om varje person som de direkt leder. Du följer samma procedur med ett matrisdiagram – med det här diagrammet får du dock inte glömma att inkludera sekundära chefer vid sidan av varje avdelning och göra streckade linjer (eller någon annan distinktion) mellan rutorna för att representera dessa ytterligare tillsynsförhållanden.
Sist, med ett cirkeldiagram, lägger du till informationen anställda och uppgifter för varje avdelning till motsvarande pajskiva, och ditt diagram är komplett.
När du har slutfört ditt lilla företagsorganigram vill du vara säker på att du sparar det på en säker plats – om du inte använder en HR-programvara eller ett annat program som gör det möjligt för dig att spara det i det systemet. Du vill ha ditt organisationsschema till hands för att uppdatera det allteftersom ditt företag växer och förändras.
I enlighet med detta är det också bra att lagra en kopia av ditt organisationsschema på en delad företagsserver, enhet eller personalportal så att alla i företaget kan se det (men inte ändra det) – på så sätt kan alla i organisationen förstå hur företaget är uppbyggt och hänvisa tillbaka till diagrammet när det behövs.
Mallar för organisationsdiagram för småföretag
Om du inte är redo att investera i en mjukvaruplattform för att bygga ditt diagram kan du vara intresserad av att utforska olika mallar för organisationsdiagram för småföretag. Som vi nämnde finns det välkända lösningar, som Microsoft Office, som erbjuder mallar för organisationsdiagram som du kan ladda ner och använda för ditt företag. Låt oss titta på några exempel:
- Microsoft Office: I mallsektionen på Office-webbplatsen hittar du olika, kostnadsfria mallar för företagsorganigram som du kan ladda ner gratis och anpassa i PowerPoint, Word eller Excel. Om du vill ha ett enkelt hierarkiskt diagram kan du börja med det här ”Minimala organisationsdiagrammet”
- 24Slides: Bland andra alternativ för företagsmallar erbjuder 24Slides gratis mallar för organisationsschema för småföretag som du kan kopiera och redigera i Google Slides. De erbjuder också dessa mallar i olika typer, inklusive det klassiska hierarkiska diagrammet samt cirkeldiagrammet.
- Canva: Du kan utforma och anpassa ditt eget organisationsschema (gratis, du behöver bara registrera dig för ett konto) med hjälp av deras system.
- Vizzlo: Du kan använda deras gratisversion för att få tillgång till över 100 olika diagramtyper, inklusive organisationsmallar för småföretag. Dessutom har du möjlighet att redigera din mall i Vizzlo eller skapa ditt diagram direkt i PowerPoint eller Google Slides med hjälp av en Vizzlo-integration.
Självklart är detta bara några få alternativ – det finns många ytterligare mallar och exempel som du kan hitta genom att söka och bläddra på nätet.
Fördelarna med ett företagsorganigram
Som vi har visat med hjälp av vår guide i fyra steg, kan det vara en ganska okomplicerad och enkel process att skapa ett företagsorganigram. Men om du precis har börjat, eller om du inte har en dedikerad anställd eller avdelning som arbetar med att utveckla det här diagrammet, kanske du undrar om du verkligen behöver ett organisationsschema. I slutändan är beslutet upp till dig – men i detta syfte är det värt att belysa några av fördelarna med ett av dessa diagram och varför de kan vara så användbara för ditt lilla företag.
Vidare ledningsstruktur
Om du precis har startat ditt företag tvingar den process som krävs för att konstruera ett företagsorganigram dig att officiellt fördela arbetsuppgifter och konkretisera rollerna för varje enskild person och syftet med varje avdelning i ditt företag. På så sätt undviker du förvirring senare, när ditt företag växer. Naturligtvis kan du alltid omstrukturera ditt företagsorganigram längre fram – men om du tidigt beskriver förväntningarna på varje position ligger du redan ett steg före i den entreprenöriella processen.
Om ditt företag å andra sidan är mer etablerat hjälper ett företagsorganigram både nya och befintliga anställda att förstå var de passar in i företagets ramverk, vilket klargör eventuella frågor om befälskedjan. Denna öppenhet sparar tid och ökar effektiviteten, eftersom arbetstagarna kan konsultera ditt organisationsschema och avgöra exakt vem de ska tala med när de ställs inför en viss fråga. Dessutom, om ditt företags organisationsschema är välstrukturerat kommer dina anställda redan att veta inte bara namnet på den rätta personen att konsultera, utan också vilken position de innehar och vilka ansvarsområden de övervakar.
Öka den operativa effektiviteten
En annan fördel med att skapa och underhålla ett organisationsschema för småföretag är att du genom att göra det kan undersöka ditt företags nuvarande struktur och upptäcka potentiella sätt att förbättra den. Är vissa anställda ansvariga för för många uppgifter och andra för få? Finns det onödiga överlappningar mellan enskilda arbetstagare? Finns det uppgifter som faller mellan stolarna? Bör ni omorganisera för att tillgodose dessa behov, anställa ytterligare arbetstagare eller kanske till och med lägga ut dessa uppgifter på entreprenad? Du kanske upptäcker att du kan utnyttja de anställda du redan har bättre och därmed öka produktiviteten.
Ett organisationsschema kan också förbättra den tvärfunktionella kommunikationen i hela företaget, vilket leder till effektivare projektledning. Det är lättare att utföra uppgifter som involverar flera arbetstagare eller team när rapporteringsstrukturen är tydlig och alla vet vem de ska prata med om vad.
Demonstrera nuvarande framgång
Även om du tror att ditt företag inte skulle gynnas av ett organisationsschema kan du upptäcka att potentiella långivare vill se ett sådant när du ansöker om finansiering. I likhet med en affärsplan vill banker, institutioner som SBA och potentiella investerare ha en försäkran om att du noggrant har övervägt strukturen för ditt företag, eftersom sådana förberedelser ofta är en indikator på framtida framgång.
Som finansiella proffs vill de också försäkra sig om att den företagsorganisationsmetod du har valt är en metod som de tror kommer att blomstra – så att du kan betala tillbaka ditt potentiella företagslån i tid.
Facilitera framtida planering
Finally, a small business organizational chart can help you prepare for the evolution and expansion of your business. I denna anda rekommenderar vi att du skapar två versioner av ditt organisationsschema: en som speglar din nuvarande företagsstruktur och en som visar dina tillväxtmål. Du kan till och med överväga ytterligare diagram som visar hur du kan omorganisera dig om oväntade förändringar skulle inträffa, t.ex. minskad finansiering eller plötslig avgång av en nyckelanställd.
Ditt andra organisationsschema kommer naturligtvis att ha många tomma utrymmen – utrymme för alla de positioner som du vill fylla i framtiden när du implementerar dina strategier för affärstillväxt. På så sätt kan du använda ditt diagram för att hitta eventuella hål som finns i din nuvarande bemanning, och du kommer att ha en inbyggd färdplan för framtida anställningar.
The Bottom Line
I slutändan kan det vara mycket fördelaktigt för ditt lilla företag att ta sig tid att planera och skapa ett företagsorganigram – nu och i framtiden. Oavsett om du utvecklar detta diagram själv eller om du samarbetar med ditt team kan du följa våra fyra enkla steg för att slutföra processen relativt snabbt och enkelt.
Och om du redan använder en löne- eller HR-programvara kan du kontrollera om din plattform redan innehåller en organdiagrambyggare. Om den inte gör det kan du välja att använda en av de mallar som vi har diskuterat här. Å andra sidan, om du inte har en HR- eller löneprogramvara kan du överväga att utforska några av de bästa alternativen där ute – Gusto, Zenefits, etc. – eftersom någon av dessa lösningar inte bara gör det möjligt för dig att skapa ett organisationsschema för småföretag, utan också hjälper dig att på ett effektivt och ändamålsenligt sätt skapa en viktig del av din dagliga verksamhet.