Kontrollera vilka anställda du kan ta ut semester för att använda Coronavirus Job Retention Scheme

För att använda systemet måste du ta följande steg:

1. Kontrollera om du kan göra anspråk.

2. Kontrollera vilka anställda du kan sätta på permission.

3. Steg som du måste ta innan du beräknar ditt anspråk.

4. Beräkna hur mycket du ska kräva.

5. Förklara dina anställdas löner online.

6. Rapportera en betalning i PAYE Real Time Information.

För perioder som slutar den 30 april 2021 eller tidigare kan du ansöka om ersättning för anställda som var anställda den 30 oktober 2020, så länge du har lämnat in PAYE Real Time Information (RTI) till HMRC mellan den 20 mars 2020 och den 30 oktober 2020 och anmält en löneutbetalning för den anställde. Du behöver inte tidigare ha ansökt om ersättning för en anställd före den 30 oktober 2020 för att ansöka om ersättning för perioder från och med den 1 november 2020.

För perioder som börjar den 1 maj 2021 eller senare kan du ansöka om ersättning för anställda som var anställda den 2 mars 2021, så länge du har lämnat in PAYE Real Time Information (RTI) till HMRC mellan den 20 mars 2020 och den 2 mars 2021, och anmält en löneutbetalning för den anställde. Du behöver inte tidigare ha ansökt om ersättning för en anställd före den 2 mars 2021 för att ansöka om ersättning för perioder från och med den 1 maj 2021 eller senare.

Du kan ansöka om ersättning för anställda med alla typer av anställningsavtal, inklusive heltids-, deltids-, vikarie-, flexibla eller nolltimmarskontrakt. Utländska medborgare är berättigade till permittering. Bidrag inom ramen för systemet räknas inte som ”tillgång till offentliga medel”, och du kan permittera anställda med alla kategorier av visum.

Det finns regler om vad dina anställda får göra under permitteringen.

Kontrollera hur olika anställningsförhållanden påverkar rätten till stöd

Det finns olika grupper av anställda som är berättigade till stöd inom ramen för systemet.

Om din anställde har ett tidsbegränsat kontrakt

Om den anställdes tidsbegränsade kontrakt inte redan har löpt ut kan det förlängas eller förnyas.

För perioder som löper ut den 30 april 2021 eller tidigare kan du sätta den anställde på permission så länge han eller hon var anställd hos dig den 30 oktober 2020 eller tidigare. Du måste ha gjort ett PAYE Real Time Information (RTI) meddelande till HMRC mellan den 20 mars 2020 och den 30 oktober 2020, där du meddelar en löneutbetalning för den anställde.

Om din anställdes tidsbegränsade kontrakt löpte ut den 23 september 2020 eller senare, kan den anställde återanställas och få ersättning för detta. Detta gäller så länge din anställde var anställd av dig den 23 september 2020 och du har lämnat in PAYE Real Time Information (RTI) till HMRC mellan den 20 mars 2020 och den 30 oktober 2020 och anmält en löneutbetalning för den anställde.

För perioder som börjar den 1 maj 2021 eller senare kan du sätta den anställde på permittering så länge den anställde var anställd av dig den 2 mars 2021, så länge du har lämnat in PAYE Real Time Information (RTI) till HMRC mellan den 20 mars 2020 och den 2 mars 2021.

Om du anställer lärlingar

Lärlingar kan permitteras på samma sätt som andra anställda och de kan fortsätta att utbilda sig under permitteringen.

Du måste dock betala dina lärlingar minst lärlingsminimumslön/nationell levnadslön/nationell minimilön (AMW/NLW/NMW) i enlighet med vad som är lämpligt för all den tid som de ägnar åt utbildning. Detta innebär att du för den tid som de tillbringar med utbildning måste täcka varje underskott mellan det belopp som du kan kräva för deras löner genom detta system och deras lämpliga minimilön.

Rådgivning finns tillgänglig för ändringar i lärlingsutbildningsarrangemang på grund av coronavirus i:

• England
• Skottland
• Wales
• Nordirland

Om din anställde är en vikarie

Vakyrkeslärare är berättigade till systemet på samma sätt som andra anställda och kan fortsätta att få ersättning för under skolledighetsperioderna, förutsatt att de vanliga kriterierna för berättigande är uppfyllda.

Om du har konsoliderat din lönelista och har nya anställda på den

Om en grupp företag har flera PAYE-system och det sker en överföring av alla anställda från dessa system till ett nytt konsoliderat PAYE-system, kommer det nya systemet att vara berättigat att fortsätta att permittera och kräva ersättning för anställda.

Förflyttning av anställda enligt TUPE och vid ägarbyte

Om du begär ersättning för en period mellan den 1 november 2020 och den 30 april 2021 och du anställer en person som förflyttats från ett annat företag kan du begära ersättning enligt de normala reglerna om de ingick i en inlämning av PAYE Real Time Information (RTI) till HMRC den 30 oktober 2020 eller tidigare.

I annat fall kan du fortfarande vara berättigad till ersättning för de anställda om TUPE- eller PAYE-reglerna för företagsöverlåtelse tillämpas på ägarbytet.

Den nya arbetsgivaren kan göra anspråk på ersättning för anställda som överförts mellan den 1 september 2020 och den 30 april 2021. De överförda arbetstagarna måste ha varit:

• anställda av den gamla arbetsgivaren den eller före den 30 oktober 2020
• överförda från sin gamla arbetsgivare till sin nya arbetsgivare den eller efter den 1 september 2020
• inkluderade av sin gamla arbetsgivare i ett PAYE Real Time Information (RTI) meddelande till HMRC, mellan den 20 mars 2020 och den 30 oktober 2020

Om du ansöker om ersättning för en period som börjar den 1 maj 2021 eller senare och du anställer en person som överförts från ett annat företag, kan du ansöka om ersättning enligt de normala reglerna om de ingick i ett PAYE-underlag för realtidsinformation (RTI) som skickats in till HMRC den 2 mars 2021 eller tidigare.

I annat fall kan du fortfarande vara berättigad till ersättning för de anställda om TUPE- eller PAYE-reglerna för företagsöverlåtelse tillämpas på ägarbytet.

Den nya arbetsgivaren kan begära ersättning för anställda som överförts den 1 januari 2021 eller senare. De överförda arbetstagarna måste ha varit:

• anställda av den gamla arbetsgivaren senast den 2 mars 2021
• överförda från sin gamla arbetsgivare till sin nya arbetsgivare senast den 1 januari 2021
• inkluderade i en PAYE Real Time Information (RTI)-inlämning till HMRC, av sin gamla arbetsgivare, mellan den 20 mars 2020 och den 2 mars 2021

Läs mer vägledning om TUPE-regler.

Läs mer vägledning om företagsöverlåtelse.

Om din anställde har mer än ett jobb eller andra arbetsuppgifter

Om din anställde har mer än ett jobb

Om din anställde har mer än en arbetsgivare kan han eller hon få permittering för varje jobb.

Anställda kan få permittering för ett jobb och få permitteringsersättning, men fortsätta att arbeta för en annan arbetsgivare och få sin normala lön.

Om din anställde har haft flera arbetsgivare under det senaste året

Om en anställd har haft flera arbetsgivare under det senaste året, endast har arbetat för en av dem vid något tillfälle och permitteras av sin nuvarande arbetsgivare, får den tidigare arbetsgivaren inte återanställa honom eller henne, permittera honom eller henne och kräva lön genom systemet.

Om din anställde utför frivilligt arbete

En permitterad anställd kan delta i frivilligt arbete under de timmar som du registrerar din anställde som permitterad, så länge det är för en annan arbetsgivare eller organisation.

Om din anställde deltar i utbildning

En permitterad anställd kan delta i utbildning under de timmar som du registrerar din anställde som permitterad, så länge som den anställde i samband med utbildningen inte tillhandahåller tjänster till, eller genererar intäkter för, eller på uppdrag av sin organisation eller en anknuten eller associerad organisation. Om anställda med permitterad anställning deltar i utbildning under de timmar som du registrerar din anställde som permitterad, på begäran av arbetsgivaren, har de rätt att få minst den tillämpliga nationella minimilönen för denna tid. I de flesta fall räcker det med 80 % av den anställdes ordinarie lön, upp till ett värde av 2 500 pund, för att täcka dessa utbildningstimmar. Om utbildningstiden ger rätt till en minimilön som överstiger permitteringsersättningen måste arbetsgivaren dock betala den extra lönen (se avsnittet om nationell minimilön för mer information).

Permitterade arbetstagare som arbetar som fackliga eller icke-fackliga representanter eller som pensionsförvaltare

Under de timmar som du registrerar din arbetstagare som permitterad får arbetstagare som är fackliga eller icke-fackliga representanter åta sig uppgifter och aktiviteter i syfte att individuellt eller kollektivt företräda arbetstagare eller andra arbetstagare. När de gör detta får de dock inte tillhandahålla tjänster till eller generera intäkter för eller på uppdrag av din organisation eller en anknuten eller associerad organisation.

Under de timmar då du registrerar din anställde som permitterad får anställda som är förvaltare av ett pensionssystem eller förvaltare för en företagsförvaltare utföra förvaltaruppgifter i samband med pensionssystemet. En professionell, oberoende förvaltare av pensionssystemet som har permitterats av det oberoende förvaltarföretaget får dock inte utföra förvaltararbete som skulle tillhandahålla tjänster till eller generera intäkter för, eller på uppdrag av, det oberoende förvaltarföretaget eller någon organisation som är kopplad eller associerad med det oberoende förvaltarföretaget under de timmar som du registrerar dem som permitterade.

Om du har permitterat dina anställda

Om du måste permittera anställda ska du göra det i enlighet med de normala reglerna. Det innebär bland annat att du ska ge en uppsägningstid och samråda med personalen innan du fattar ett slutgiltigt beslut. För anspråksperioder som avser november kan du fortsätta att begära ersättning för en permitterad anställd som har en lagstadgad uppsägningstid, men bidrag kan inte användas för att ersätta avgångsvederlag.

För anspråksperioder som börjar den 1 december 2020 eller senare kan du inte begära ersättning för dagar som infaller den 1 december 2020 eller senare och under vilka den permitterade anställde har haft en avtalsenlig eller lagstadgad uppsägningstid för arbetsgivaren (detta inbegriper personer som har en uppsägningstid för pensionering eller avgång). Om en anställd senare börjar en avtalsenlig eller lagstadgad uppsägningstid på en dag som omfattas av en tidigare inlämnad fordran måste du göra en justering.

Om du avskedar en anställd ska du basera den lagstadgade uppsägningslönen och den lagstadgade uppsägningslönen på den anställdes normala lön i stället för den reducerade permitteringslönen.

För ersättningsperioder mellan den 1 november 2020 och den 30 april 2021

Om du har sagt upp anställda, eller om de slutat arbeta för dig den 23 september 2020 eller senare, kan du återanställa dem och sätta dem på permittering. Detta gäller så länge den anställde var anställd av dig den 23 september 2020 och du gjorde en PAYE Real Time Information (RTI) inlämning till HMRC mellan den 20 mars 2020 och den 30 oktober 2020, där du anmälde en löneutbetalning för den anställde.

Om din anställdes hälsa har påverkats av coronavirus eller andra tillstånd

Din anställde är berättigad till bidraget och kan få permittering om han eller hon inte kan arbeta, inklusive hemifrån eller på reducerad arbetstid, på grund av att han eller hon:

• är kliniskt extremt sårbara eller löper störst risk att drabbas av allvarlig sjukdom till följd av coronavirus och enligt riktlinjer för folkhälsa
• har omsorgsansvar till följd av coronavirus, t.ex. att ta hand om barn som är hemma till följd av att skolor och barnomsorgsinrättningar har stängt, eller tar hand om en sårbar person i sitt hushåll

Om din anställde är självisolerad eller sjukskriven

Om din anställde är sjukskriven eller självisolerad till följd av coronavirus kan han eller hon eventuellt få lagstadgad sjuklön (Statutory Sick Pay, SSP). Coronavirus Job Retention Scheme är inte avsett för kortvarig frånvaro från arbetet på grund av sjukdom.

Kortvarig sjukdom eller självisolering bör inte vara ett övervägande när man beslutar om man ska permittera en anställd. Om arbetsgivaren emellertid vill permittera anställda av affärsmässiga skäl och de för närvarande är sjukskrivna är de berättigade att göra det, precis som andra anställda. I dessa fall bör den anställde inte längre få sjuklön och skulle klassificeras som en permitterad anställd.

Arbetsgivare kan permittera anställda som kliniskt sett är extremt sårbara eller löper störst risk att drabbas av allvarlig sjukdom till följd av coronavirus. Det är upp till arbetsgivarna att besluta om de ska permittera dessa anställda. En arbetsgivare behöver inte stå inför en bredare minskning av efterfrågan eller vara stängd för att vara berättigad till ersättning för dessa anställda.

Du kan begära ersättning från både Coronavirus Job Retention Scheme och SSP Rabate Scheme för samma anställd, men inte för samma tidsperiod. När en anställd är permitterad kan du endast återkräva utgifter genom Coronavirus Job Retention Scheme och inte genom SSP-rabatten. Om en anställd som inte är permitterad blir sjuk på grund av coronavirus, måste isolera sig själv eller skydda sig, kan du vara berättigad till SSP-rabattordningen, där du kan begära upp till två veckors SSP per anställd.

Om din anställde blir sjuk medan han eller hon är permitterad

Medarbetare som är permitterade behåller sina lagstadgade rättigheter, inklusive rätten till SSP. Detta innebär att permitterade anställda som blir sjuka, på grund av coronavirus eller någon annan orsak, måste få minst SSP betalt. Om de är berättigade omfattar detta även personer som isolerar sig själva eller är kliniskt extremt sårbara på grund av coronavirus. Det är upp till arbetsgivarna att avgöra om de ska flytta dessa anställda till SSP eller om de ska behålla dem på permittering, med deras permitterade lön.

Om en permitterad anställd som blir sjuk flyttas över till SSP kan arbetsgivarna inte längre begära ersättning för den permitterade lönen. Arbetsgivarna måste själva betala SSP, men kan vara berättigade till en rabatt för upp till två veckors SSP om sjukdomen är relaterad till coronavirus.

Om arbetsgivarna behåller den sjuka permitterade arbetstagaren på permitterad lön under den period som han eller hon är sjuk, är de fortfarande berättigade att begära ersättning för dessa kostnader genom permitteringssystemet.

Om din arbetstagare är eller nyligen har återvänt från ledighet

Om din arbetstagare är eller nyligen har återvänt från lagstadgad föräldraledighet

De normala reglerna för ledighet och lön för moderskap, delad föräldraledighet, adoption, faderskap eller föräldraledighet vid dödsfall gäller.

Du kan behöva beräkna din arbetstagares genomsnittliga veckolön på ett annat sätt om din arbetstagare fick permittering och sedan började begära lagstadgad föräldrapenning den 25 april 2020 eller senare för:

• mödralön
• adoptionslön
• faderskapslön
• delad föräldralön
• lön vid föräldraskap

Du kan genom systemet ansöka om förstärkt (inkomstrelaterad) avtalsenlig lön för anställda som är berättigade till antingen:

• mödralön
• adoptionslön
• faderskapslön
• delad föräldralön
• lön för föräldraskap

Det finns också information om vad du kan begära om din anställde fortfarande är på mammaledighet, adoptionsledighet, pappaledighet, delad föräldraledighet eller föräldraledighet.

Avsluta mammaledighet i förtid för att bli permitterad

Om din anställde bestämmer sig för att avsluta sin mammaledighet i förtid för att kunna bli permitterad (med ditt samtycke) måste den anställde ge dig minst åtta veckors uppsägningstid för att återgå till arbetet, men du kan gå med på kortare uppsägningstid under vissa omständigheter. Du kommer inte att kunna permittera dem förrän i slutet av de 8 veckorna, eller det datum som ni har kommit överens om att de kan återgå till arbetet.

Om din anställde får moderskapsersättning

Om din anställde får moderskapsersättning medan de är föräldralediga ska de inte få permitteringslön samtidigt.

Om din anställde har gått med på att få permittering ska du tala om för dem att kontakta Jobcentre Plus för att stoppa utbetalningen av moderskapsunderstödet.

Andra typer av anställda som du kan ansöka om bidrag för

Du kan ansöka om bidrag för andra typer av anställda så länge de betalas via PAYE.

Du kan ansöka om bidrag för:

• kontorsinnehavare (inklusive företagsledare)
• salaried member of Limited Liability Partnerships (LLPs)
• agentarbetare (inklusive de som är anställda av paraplyföretag)
• ledamotsarbetare
• kontingentarbetare inom den offentliga sektorn
• kontingentarbetare inom den offentliga sektorn
• kontraktörer med uppdrag inom den offentliga sektorn som omfattas av IR35-av-gränsen.regler för lönearbete (IR35)
• individer med en årlig löneperiod

När du har kontrollerat vilka anställda du kan ansöka om ersättning för

När du vet om du kan sätta dina anställda på permission och ansöka om ersättning genom systemet, bör du komma överens med dem om detta innan du påbörjar din ansökan.