Kostnadshantering förklarad i 4 steg

Kostnadshantering handlar om processen att hitta rätt projekt och genomföra projektet på rätt sätt. Det inkluderar aktiviteter som planering, uppskattning, budgetering, finansiering, finansiering, hantering, kontroll och benchmarking av kostnader så att projektet kan slutföras inom tid och den godkända budgeten och projektets prestanda kan förbättras i tid.

Cost management täcker hela livscykeln för ett projekt från den inledande planeringsfasen till mätning av den faktiska kostnadsutvecklingen och projektets slutförande. Denna artikel kommer att förklara de olika stegen och processerna i projektkostnadshantering, i linje med metoder som Total Cost Management Framework från AACE International .

Steg 1: Resursplanering

Resursplanering är processen för att fastställa framtida resurskrav för en organisation eller ett arbetsområde. Detta inbegriper utvärdering och planering av användningen av de fysiska, mänskliga, ekonomiska och informationsmässiga resurser som krävs för att slutföra arbetsverksamheten och dess uppgifter. De flesta verksamheter innebär att människor används för att utföra arbete. Vissa verksamheter omfattar material och förbrukningsvaror. Andra uppgifter innebär att man skapar en tillgång med hjälp av främst informationsinsatser (t.ex. ingenjörsarbete eller programvarudesign). Vanligtvis använder människor verktyg, t.ex. utrustning, för att hjälpa dem. I vissa fall kan automatiserade verktyg utföra arbetet med liten eller ingen mänsklig insats.

Resursplanering börjar i utvecklingsprocessen för omfattning och genomförandeplan under vilken arbetsfördelningsstrukturen, organisationsfördelningsstrukturen (OBS), arbetspaketen och genomförandestrategin utvecklas. OBS fastställer kategorier av arbetsresurser eller ansvarsområden; denna kategorisering underlättar resursplaneringen eftersom alla resurser är någons ansvar enligt OBS.

Resursuppskattning (vanligen en del av kostnadsuppskattningen) bestämmer aktivitetens resurskvantiteter som behövs (timmar, verktyg, material etc.) medan schemaläggning och utveckling bestämmer de arbetsaktiviteter som ska utföras. Resursplanering tar sedan de uppskattade resurskvantiteterna, utvärderar resursernas tillgänglighet och begränsningar med hänsyn till projektets omständigheter och optimerar sedan hur de tillgängliga resurserna (som ofta är begränsade) kommer att användas i aktiviteterna över tiden. Optimeringen utförs på ett iterativt sätt med hjälp av stegen för uppskattning av varaktighet och resursallokering i tidsplanerings- och utvecklingsprocessen.

Steg 2: Kostnadsberäkning

Kostnadsberäkning är den prediktiva process som används för att kvantifiera, kostnadsberäkna och prissätta de resurser som krävs för omfattningen av ett investeringsalternativ, en aktivitet eller ett projekt. Det innebär tillämpning av tekniker som omvandlar kvantifierad teknisk och programmatisk information om en tillgång eller ett projekt till finansiering och resursinformation. Resultaten av kalkylering används främst som indata för affärsplanering, kostnadsanalyser och beslut eller för projektkostnads- och tidsplanekontrollprocesser.

Kostnadskalkyleringsprocessen tillämpas i allmänhet under varje fas av anläggningens eller projektets livscykel när anläggningens eller projektets omfattning definieras, modifieras och förfinas. I takt med att definitionen av omfattningen ökar blir de använda uppskattningsmetoderna mer definitiva och ger uppskattningar med allt snävare probabilistiska kostnadsfördelningar.

Kostnadsberäkningen kan utföras av dedikerade programvarusystem som Cleopatra Enterprise cost estimating och projektkostnadsdatabaser som CESK, som skapas och underhålls för att stödja de olika typerna av uppskattningar som måste utarbetas under tillgångens eller projektets livscykel.

Skattningen av tidsåtgången för aktiviteterna måste beaktas samtidigt med kostnaderna eftersom kostnaderna ofta är beroende av tidsåtgången och de resurskrav som identifieras i kostnadsuppskattningen kan påverka tidsplanen. Iterativa tillvägagångssätt används eftersom resultaten av en kostnadsberäkning ofta leder till ändringar i omfattning eller planer. Faktum är att uppskattningsprocessen kan ses som en del av definitionen av omfattningen eftersom den iterativa avvägningen mellan kostnad och omfattning sammanflätar processerna.

Med Cleopatra Cost Estimating kan du uppnå

• Skapande av alla typer av kostnadsberäkningar, från faktor- till detaljberäkning.
• Succéfyllda upphandlingar eftersom du kan uppskatta kostnader, begära in anbud, analysera dessa anbud och hålla koll på dess kostnader.
• Kopplad kostnadsberäkning och kostnadskontroll. Med modulen för kostnadskontroll kan du spåra projektkostnader under genomförandefasen. Genom att koppla ditt projektkontrolldokument direkt till din uppskattning minimerar Cleopatra Enterprise datahanteringen, ökar effektiviteten och minskar antalet fel.
• Traditionellt sett ber ledningen att få leverera en uppskattning baserad på den tid som återstår till TA-utförandet. Fler organisationer kräver nu att uppskattare ska följa ett stegvis tillvägagångssätt för uppskattning och leverera tre olika typer av uppskattningar under förberedelsefasen.

Steg 3: Kostnadsbudgetering

Budgetering är en delprocess inom uppskattning som används för att allokera den uppskattade kostnaden för resurser till kostnadskonton mot vilka kostnadsprestationen kommer att mätas och bedömas. Detta utgör grunden för kostnadskontrollen. Kostnadskonton som används från kontoplanen måste också stödja kostnadsredovisningsprocessen. Budgeterna är ofta tidsinställda i enlighet med tidsplanen eller för att hantera budget- och kassaflödesbegränsningar.

Steg 4: Kostnadskontroll

Kostnadskontroll handlar om att mäta avvikelser från kostnadsbaslinjen och vidta effektiva korrigerande åtgärder för att uppnå minimikostnader. Förfaranden tillämpas för att övervaka utgifter och prestationer i förhållande till projektets framskridande. Alla förändringar i kostnadsbasen måste registreras och de förväntade totala slutkostnaderna prognostiseras kontinuerligt. När information om faktiska kostnader blir tillgänglig är en viktig del av kostnadskontrollen att förklara vad som orsakar avvikelsen från kostnadsbasen. På grundval av denna analys kan korrigerande åtgärder krävas för att undvika kostnadsöverskridanden.

Understående figur är en processkarta för mätning av projektresultat . Denna process bör köras i en kontinuerlig förbättringscykel tills projektet är avslutat:

Processkarta för mätning av projektets prestanda

Processen för bedömning av prestanda börjar med planering och att ha rätt verktyg på plats. Dedikerade programvaruverktyg för kostnadskontroll kan vara värdefulla för att definiera förfaranden för kostnadskontroll, spåra och godkänna ändringar och tillämpa analyser. Dessutom kan rapporteringen förbättras och förenklas, vilket gör det lättare att informera alla intressenter som är involverade i projektet.

Cleopatra Cost Control hjälper dig att uppnå

• Projektkostnadskontroll och alltid spåra tillbaka kostnadskomponenter till dess ursprungliga budget.
• Hantering av ändringar i omfattning. Uppskatta kostnader och lägg till dem i dokumentet för projektstyrning.
• Projektet slutfört? Återkopplingsprocessen kommer att vara på plats. Skicka de faktiska siffrorna till dina kostnadsmodeller för att öka deras noggrannhet och kvalitet för framtida uppskattningar. Där de flesta verktyg är begränsade till att antingen vara en programvara för kostnadsberäkning eller ett verktyg för kostnadskontroll är Cleopatra Enterprise båda.

Bonussteg: Benchmarking

Som ett bonussteg är det klokt att lägga till Benchmarking i projektkostnadshanteringsprocessen.

Benchmarking hjälper till att sluta kretsen mellan projekt A och projekt B. Kunskapen från projekt A (som avser pågående och genomförda projekt) analyseras och återkopplingen reflekteras i projekt B (de kommande projekten). På så sätt skapas en förbättringscykel för att öka projektets prestanda. Benchmarking används i stor utsträckning av tekniska branscher för att förbättra projektens prestanda. Programvarusystem som Cleopatra Project Benchmarking hjälper uppskattare och projektkontrollanter att besvara den komplexa frågan: Hur man använder stora projektdata för att genomföra projekt inom tid och budget?

Målet med benchmarking av projekt är att lagra data från genomförda och pågående projekt för att extrahera värdefulla projektmått och för att jämföra aktuella uppskattningar. Genom att utföra statistiska analyser på historiska data kan man få värdefull information om sambanden mellan variabler, som kan användas för att upprätta en tillförlitlig kunskapsdatabas för kostnader eller kalibrera befintliga databaser.

Project Benchmarking som ett bonussteg

Det är viktigt att notera att projektbenchmarking inte bara innefattar jämförelser mellan projekt, eftersom det också är intressant att jämföra revideringar inom ett projekt.

Vad du kan åstadkomma med Cleopatra Benchmarking

• Samla in historiska projektdata som kan ge värdefulla analyser och projektjämförelser för att kunna fatta viktiga affärsbeslut.
• Benchmarkera dina beräkningar mot dina tidigare projekt och förbättra din kostnadsberäkning avsevärt.
• Extrahera mätvärden över projekt för att förbättra framtida kostnadsberäkningsnoggrannhet.
• Utarbeta meningsfulla och interaktiva rapporter.
• Export & Importera data enkelt från Excel.

Kostnadshantering är viktigt: 5 orsaker till kostnadsöverskridanden i projektkontroller

Infografisk bild: Hur man åtgärdar de 10 största misstagen inom projektkostnadshantering

Hur gör man en kostnadshanteringsplan? 4 tips

Kostnadshantering VS kostnadskontroll

Vägen till en digital framtid: Integrerade system för projektstyrning

Download Case Study

Bruce Power Case Study