Mäklarprotokoll – vad du kan ta med dig och hur du formaterar det för att lyckas

Mäklarprotokollet är ett känsligt ämne i dag. Är de med? Är de ute? Det finns en hel del bävan kring ämnet. När allt kommer omkring står det i själva protokollet att alla parter kan dra sig ur när som helst.

Som övergångskonsult är en av de vanligaste frågorna jag får om protokollet: ”Vilken information kan jag ta med mig?”.

Mitt första förslag är att läsa mäklarprotokollet. Du skulle bli förvånad över hur många rådgivare som inte har läst det. De flesta antar bara att de känner till kontentan och förlitar sig på att deras accepterande institution tillhandahåller detaljerna.

Jag har läst det många gånger och jag plockar fortfarande upp små saker här och där. Den är skriven av advokater, så den är ganska grundlig. Ändå hittar jag många passager som verkar vara öppna för tolkning. Jag antar att allting är det.

I den här artikeln vill jag fokusera på ”klientinformationen”. Följande information kan man ta med sig när man lämnar en protokollsfirma: klientens namn, adress, telefonnummer, e-postadress och kontotitel.

Det verkar enkelt, eller hur? I vissa avseenden är det det. Det finns dock regler för vad som anses vara din klientinformation. Dessutom finns det sätt att formatera kundinformationen för att ge större sannolikhet för att lyckas med din övergång.

1. Kundnamn. Även om detta kan tyckas vara enkelt, är det absolut inte så. Öppnande av konton och överföringar misslyckas hela tiden på grund av namnskillnader. Det räcker inte att bara ange namnet på kontot. Du vill ange kundens fullständiga juridiska namn. Prefix, suffix, mellannamn (om det inte är ett fullständigt mellannamn) och eventuella alias. Använd den korrekta juridiska informationen och oroa dig sedan för hur kunden vill att det ska se ut. Vissa förvaltare kräver ytterligare internt pappersarbete eller extern stöddokumentation. Se till att du vet vad det är så att du kan be kunden om det i förväg och undvika att behöva återvända till samma kund för ytterligare saker.
2. Adress. Det är självklart att se till att den adress du registrerar är korrekt. Om det finns mer än en adress angiven för kunden ska du ange alla. Jag har inte läst något i mäklarprotokollet som säger att man bara kan ha en post per kategori. Om din klient har en postadress, ta med den. Glöm inte deras lagliga gatuadress. Det är den du behöver för att kunna öppna ett konto.
3. Telefonnummer. Ta med dem alla. Mobiltelefon, hemtelefon, arbetstelefon. I denna högteknologiska värld är mobiltelefonen det viktigaste numret att ha, eftersom det är kopplat till kontona för allt som kräver en elektronisk signatur. Två kunder i hushållet? Se till att du har båda mobiltelefonnumren och att de är korrekta.
4. E-postadress. På bekostnad av att vara repetitiv, följ samma riktlinjer som ovan. Se till att e-postadressen är korrekt. Alla dokument som du vill skicka för elektronisk signering måste gå till en klients e-postadress. Ta dig tid att ta bort adresser som inte längre används och se till att varje listad klient har en sådan.
5. Kontonamn. Detta är en viktig fråga. Beroende på antalet rader och det antal tecken som tillåts per rad kan kontotitlarna på kontoutdragen komma att se väldigt annorlunda ut än vad den faktiska registreringen av kontot är. Du vill fokusera på registreringen av kontot, eftersom det är där som mest information finns tillgänglig för dig. Exempel: Du kan ta fram en lista över kontonamn och se att du har ett konto som heter ”The Smith Family Trust”. Det kan vara det namn du gav kontot, men det är inte den fullständiga registreringen. Den fullständiga registreringen skulle vara mer likt ”Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith”. Kontonamnet visar att jag har en trust. Kontoregistreringen visar att jag har en oåterkallelig trust med två förvaltare, en förmånstagare och ett datum. Det är en stor skillnad.

De flesta accepterande depåhållare har ett eget kalkylblad som de tillhandahåller dig. Även om den sannolikt är mycket noggrann kommer den också att innehålla många kolumner som inte kommer att gälla för din situation. Jag föreslår att du först skapar ditt eget kalkylblad. Behåll en kopia för dig själv och skriv ut en annan kopia som du kan ge till filialchefen på ditt nuvarande företag när du säger upp dig. Den kopian kommer att innehålla kontonummer. Din kommer inte att göra det. Använd ditt kalkylblad för att komplettera det kalkylblad som tillhandahålls av din förvaltare. Följ deras instruktioner så noga som möjligt. De kommer inte att kunna godkänna informationen från dig förrän du säger upp dig från ditt nuvarande företag, så de kan inte påpeka misstag innan du slutar. Efter uppsägningen är det en kapplöpning mot klockan för dem att skrubba listan, generera rätt pappersarbete och skicka det till dig.

Använd ditt kalkylblad som en livlina. Lägg till ytterligare kolumner. Håll koll på samtal och status för överföringar. Detta kalkylblad kommer att vara det viktigaste verktyget du har.