Att skicka gruppmejl kan ibland vara mer krångligt än det är värt, särskilt om du är nybörjare.
Skapa ett gruppmejl – 4 enkla steg
Om du har valt ut kontakter manuellt varje gång du skickar ett mejl till flera kollegor kan du sluta nu.
GroupMail gör det enkelt att skicka gruppmejl i Outlook och tar bort mycket av besväret.
Det finns flera olika sätt att skicka gruppmejl i Outlook med GroupMail beroende på vilken utgåva du använder.
Det första steget för alla utgåvor innebär att hantera din adressbok och skapa kontaktgrupper. I Personal Edition kan du göra detta i Outlook och sedan exportera dina kontakter från en csv-fil och importera dem till GroupMail. Eller så kan du skapa grupper från grunden i GroupMail och lägga till dina kontakter manuellt.
Med GroupMail Business Edition kan det inte göras enklare. Denna utgåva innebär mindre underhåll av listor och mer sofistikerade funktioner som t.ex. möjligheten att skicka personliga individuella e-postmeddelanden till en grupp.
För att hjälpa dig att komma igång med att skicka gruppmeddelanden har vi sammanställt fyra enkla steg för att skicka ett gruppmeddelande med GroupMail Business Edition.
1.Skapa din grupp i Outlook
Skapa kontaktgrupper kan vara tidskrävande, men det är tid som är värd att investera, eftersom det i längden kommer att frigöra fler minuter när du behöver skicka ett gruppmeddelande. Alla måste börja någonstans och när du väl har organiserat din adressbok och skapat dina grupper kommer processen att skicka gruppmejl att bli mycket smidigare från och med nu. Du kan läsa mer på Microsofts egen webbplats: Skapa och redigera en kontaktgrupp.
2.Länka GroupMail till din Outlook Adressbok
När du har installerat eller uppgraderat GroupMail Business Edition kan du nu länka GroupMail till din Outlook Adressbok. Fördelen med att göra detta är att du inte behöver exportera dina kontakter från en csv-fil och importera till GroupMail; du behöver bara upprätthålla en sändlista. Därför kommer alla ändringar du gör i din Outlook adressbok automatiskt att synkroniseras med GroupMail.
3.Installera GroupMail Outlook Toolbar
GroupMail’s Outlook Toolbar är exklusivt för GroupMail Business Edition. Med Outlook Toolbar kan du starta GroupMail, skapa ett nytt GroupMail meddelande eller vidarebefordra ett meddelande till din GroupMail Group. För att installera verktygsfältet stänger du alla program och kör sedan installationen av GroupMail. Välj ”Outlook Toolbar” som den komponent du vill installera. Klicka på nästa för att fortsätta med installationen. Öppna Outlook när installationen är klar och du kommer att märka att de nya GroupMail ikonerna för verktygsfältet visas under ”Add-Ins”. Du kan läsa mer om hur du använder GroupMail Outlook Toolbar här.
4.Skapa ett nytt gruppmeddelande
Nu när du har installerat GroupMail Outlook Toolbar kan du börja skapa snabba och enkla gruppmeddelanden under Add-Ins i Outlook. En annan bra funktion i GroupMail Business Edition är att Outlook Toolbar gör att du kan lägga till och ta bort mottagare inom dina GroupMail grupper från Outlook.
Som alltid, om du har några frågor eller behöver hjälp på vägen med att skicka gruppmeddelanden, tveka inte att kontakta vår tekniska support. Eller så kan du kolla in våra videohandledningar och varje onsdag klockan 15.30 våra live webinars.
Du kan ladda ner och prova vår gratisversion av GroupMail här: download.