Det kan vara svårt att fatta rätt beslut, särskilt sådana som har en direkt inverkan på resultatet. Det är aldrig så enkelt som att skriva ner en lista med för- och nackdelar. Många aspekter måste beaktas. Deras varierande betydelse måste beaktas. När intressenter deltar i beslutsprocessen finns det förmodligen en hel del fördomar och känslor inblandade.
Det bästa sättet att göra viktiga och komplexa beslut är utan tvekan att använda sig av tekniken med beslutsmatriser.
Det är exceptionellt kraftfullt när man måste välja det bästa alternativet och måste ta hänsyn till många kriterier eller när man måste fördela begränsade resurser på flera valmöjligheter.
Då du utförligt utvärderar dina val och kvantifierar processen kan du helt ta bort känslor och gissningar från beslutsprocessen. Detta möjliggör rationella och objektiva beslut varje gång.
För övrigt möjliggör beslutsmatrisen en tydlig struktur som du kan hänvisa till i diskussioner, möten, presentationer eller när du behöver motivera dina beslut.
Vad är en viktad beslutsmatris?
Den viktade beslutsmatrisen är en kraftfull kvantitativ teknik. Den utvärderar en uppsättning val (t.ex. idéer eller projekt) mot en uppsättning kriterier som du måste ta hänsyn till.
Den är också känd som ”prioriteringsmatris” eller ”viktad poängmodell”. Det finns ingen anledning att bli förvirrad.
Det finns flera typer men två huvudkategorier: Den viktade och den oviktade. Den oviktade beslutsmatrisen antar att alla kriterier har samma betydelse medan den viktade tillämpar olika vikter.
När ska man använda en beslutsmatris?
Beslutningsmatrisen är extremt användbar, särskilt när du har:
-
Många valmöjligheter (t.ex. olika funktioner, projekt och kampanjer)
-
Många beslutskriterier att ta hänsyn till (t.ex. kostnader, risker och kundvärde) med
-
lika eller varierande nivåer av betydelse
Steg för steg: Här finns en steg-för-steg-guide för att upprätta både en ovägd och en vägd beslutsmatris. För att göra det ännu enklare använder vi ett exempel:
Du försöker ta reda på vilken produktfunktion ditt team ska utveckla härnäst, men det finns många kriterier som måste beaktas. Börja med att skapa en viktad beslutsmatris.
Hur man skapar en viktad beslutsmatris
1. Lista olika alternativ
Börja med att lista alla beslutsalternativ som rader. Glöm inte bort relevanta val, eftersom dessa rader kommer att utgöra grunden för din beslutsmatris.
I vårt exempel är de:
-
Anpassa produkten till den franska marknaden
-
Utveckla en mobilapp
-
Användarintroduktion 2.0
2. Bestäm påverkanskriterier
Brainstorming om vilka kriterier som kommer att påverka dessa beslut (till exempel kundvärde, kostnad, ansträngning och effektivitet). Lista dessa kriterier som kolumner.
3. Betygsätt dina kriterier
Bedöm vart och ett av dessa kriterier i kolumnerna med hjälp av en siffra (vikt) för att bedöma deras betydelse och inverkan på ditt beslut. Skapa en tydlig (och konsekvent) betygsskala för varje kriterium (t.ex. 1, 2, 3, 4, 5 som leder från obetydlig till större inverkan). Detta hjälper till att beräkna den relativa betydelsen av varje kriterium.
4. Betygsätt varje val för varje kriterium
Bedöm dina olika val mot kriterierna. Betygsätt varje kriterium individuellt, samtidigt som du använder samma betygssystem (i vårt fall från 1 till 5). Om du till exempel anser att din mobilapp har ett enormt affärsvärde ger du den 5. (Tänk på: Värdena för varje val behöver inte vara olika. Lika viktning är helt acceptabelt).
För vart och ett av dessa värden måste du se till att högre värden representerar mer föredragna alternativ. Till exempel bör en hög avkastning på investerat kapital leda till en hög poäng för affärsvärde eftersom en stor avkastning på investerat kapital är fördelaktig för ditt företag. Å andra sidan bör till exempel höga utvecklingskostnader leda till ett lågt kostnadsvärde eftersom höga kostnader är negativa.
5. Beräkna de viktade poängen
Multiplicera varje valbetyg med motsvarande vikt.
6. Beräkna de totala poängen
Summera för varje val och jämför de totala poängen.
7. Ta ditt beslut
Valet med den högsta poängen är oftast det du ska prioritera.
Hur man skapar en ovägd beslutsmatris
Följ samma steg som för den viktade beslutsmatrisen, men hoppa över det tredje steget (”3. Betygsätt dina kriterier”), dvs:
1 – 3. Lista dina val, bestäm påverkanskriterier och betygsätt varje val för varje kriterium.
I den ovägda beslutsmatrisen behöver du inte definiera vikter för varje kriterium, så hoppa över steg 3.
4. Beräkna de totala poängen
I stället har varje kriterium samma betydelse. När du har betygsatt dina valmöjligheter är det därför bara att addera dessa poäng för varje kriterium.
5. Ta ditt beslut
Också valet med den högsta poängen kommer troligen att vara det bästa alternativet.
Nyckelfaktorer ”Hur man upprättar en beslutsmatris”
För det första listar du dina olika valmöjligheter som rader och använder dina kriterier som kolumner. Bestäm sedan om du vill bygga upp en viktad eller oviktad beslutsmatris.
Om du ska skapa en viktad beslutsmatris lägger du till en viktad poäng till vart och ett av dina kriterier, beroende på hur viktigt det är, och beräknar en totalpoäng (baserad på den viktade poängsättningen) för vart och ett av dina val.
Om du vill skapa en ovägd beslutsmatris följer du samma tillvägagångssätt med den enda skillnaden att alla kriterier har samma vikt (alla är lika viktiga).
3 Tips på hur du optimerar beslutsmatrisen
Du kommer att kunna komma igång med en vägd beslutsmatris nu. Innan du går vidare bör du ta del av dessa tre viktiga tips som hjälper dig att undvika vanliga fallgropar:
1. Ta bort alla onödiga val
Innan du börjar skapa din viktade beslutsmatris ska du identifiera vilken typ av attribut du tror att ett vinnande val kräver. Måste det vara en viss mängd? Ska det vara snabbt eller enkelt? Måste det vara i linje med ett visst mål? På så sätt kommer du snabbt att eliminera onödiga alternativ.
2. Betygsätt varje kriterium separat
När du ska överväga det första kriteriet ska du ignorera resten. Detta kommer att hjälpa dig att fatta ett objektivt beslut och sätta dessa enkla kriterier i perspektiv. Du kommer också att kunna fatta ett mer opartiskt beslut när det gäller poängen genom att behandla varje kriterium separat från de andra.
3. Håll beslutsmatrisen uppdaterad
Externa realiteter (som en ny konkurrent), liksom interna mål och villkor i en organisation (budgetnedskärningar), kan förändras snabbt. Så håll utkik efter förändringar och uppdatera din beslutsmatris regelbundet för att hålla dina prioriteringar aktuella.
Dags att komma igång
Den viktade beslutsmatrisen hjälper dig att planera och kommunicera dina beslut. Den ger en helt ny vinkel på din strategiska planeringsprocess. Se också till att alla relevanta kriterier beaktas innan du fattar ett beslut.
Om du inte vill skapa en beslutsmatris från grunden är du välkommen att prova airfocus Scoring Board. Med airfocus Scoring Board kan du kombinera olika typer av värden (t.ex. valutor eller projekttimmar). Dessutom kan du visuellt kartlägga dina prioriteringar på ett diagram och omvandla dina prioriteringar till en åtgärdbar färdplan med ett klick på en knapp.