Avtalsförhandlingar har inte förändrats sedan e-postens tillkomst, men ny teknik gör avtalsförhandlingar snabbare, smartare och mindre riskfyllda. I den här artikeln förklarar vi vad kontraktsförhandling är, varför traditionella metoder för kontraktsförhandlingar innebär affärsansvar och hur ny teknik hjälper juridiska team att förhandla komplexa avtal i stor skala.
Vad är avtalsförhandling?
Avtalsförhandling är processen att komma överens om en uppsättning juridiskt bindande villkor (här fokuserar vi på förhandlingar mellan två företag). När två företag förhandlar försöker båda parter få gynnsamma villkor och minimera ekonomiska, juridiska och operativa risker.
När du förhandlar om avtal med leverantörer kan ditt företag till exempel kräva att du ska kunna betala månadsvis i stället för årligen (eller vice versa). När det gäller betalningar, liksom i många andra frågor, finns det inte nödvändigtvis ett ”rätt” alternativ, utan snarare ett alternativ som är mest meningsfullt för ditt företag. Anledningen till att vi förhandlar avtal i näringslivet är för att se till att våra avtal ger våra företag förutsättningar för långsiktig framgång.
De långsiktiga utmaningarna med avtalsförhandlingar
Avtalsförhandlingar är ofta den viktigaste delen av avtalets livscykel. Förseningar i avtalsgenerering eller avtalsgenomförande kan t.ex. sakta ner ett företag, men det är osannolikt att de har en väsentlig inverkan på det företagets resultat. En dåligt genomförd förhandling kan å andra sidan belasta ett företag med besvärliga rättsliga förpliktelser i flera år.
I rutinförhandlingar – till exempel en förhandling om en programvarulicens – fokuserar diskussionerna på sådant som gällande lagstiftning, hantering av kunduppgifter, informationssäkerhet och pris. Företag A kan säga till företag B: ”Vi är villiga att köpa till det här priset om ni inkluderar vårt företags standardförpliktelser när det gäller systemets drifttid, men ni måste sänka priset om ni vill använda ert företags språk.”
Denna fram- och återkoppling kan ske i realtid (i ett telefonsamtal eller vid ett personligt möte) eller via e-post, men e-post tenderar att vara vanligare, och dynamiken är densamma i båda fallen. Båda sidor erbjuder eftergifter och i processen införs, avlägsnas eller ändras avtalsklausuler – avtalens byggstenar – tills de två sidorna kan nå en överenskommelse.
Det finns säkert bästa metoder för hur man förhandlar ett kontrakt, men själva mängden samordning som krävs vid kontraktsförhandlingar gör processen till en logistisk utmaning för alla team. Föreställ dig att du måste sammanjämka avtalsfeedback från ett antal interna intressenter (tänk ekonomi eller drift) och motparter i flera e-posttrådar. Dessutom kan du tänka dig att göra detta för många olika kontrakt samtidigt.
Nycklarna till avtalsförhandlingar är kunskapshantering och processhantering: om du inte känner till historiken och statusen för var och en av dina avtalsförhandlingar kan du inte vara säker på att du uppnår det bästa resultatet för ditt företag.
Juridiska team som saknar ett centralt system för avtalsspårning och avtalsförhandlingar tillbringar ofta större delen av sin tid med att pussla ihop avtalsredigeringar från olika affärsteam och att leta upp de senaste versionerna av avtal. För företag som arbetar med kvartalsvisa försäljningscykler är situationen ännu värre – vi har hört några chefsjurister säga att de sista veckorna i ett kvartal står för 50 procent av kontraktsvolymen.
Den viktiga affärsverksamheten, verksamhetens komplexitet och den ojämna avtalsvolymen gör avtalsförhandlingar till en svår utmaning för juristgrupper och avtalstekniker.
Ouppfylld potential: teknikens historia för avtalsförhandlingar
Avtalsförhandlingar har nästan inte varit föremål för någon innovation på flera decennier. Den senaste stora förändringen inom avtalsförhandlingar var det utbredda införandet av e-post på 1990-talet.
Det är inte bara trögheten som ligger bakom. Förutom att e-post och Microsoft Word är tillförlitliga och allmänt accepterade är de på vissa sätt unikt lämpade för avtalsförhandlingar. Genom att använda e-post och Microsoft Word kan juridiska team begränsa kommunikationen till specifika parter, bevara en tidsstämpel för varje kommunikation och dela dokument i ett nästan universellt format. Detta är de grundläggande kraven för alla förhandlingsverktyg.
Tänk på alternativen. Du skulle till exempel inte vilja förhandla om ett avtal via Google Docs, där din motpart kan se varenda tangenttryckning du gör. Du skulle inte heller vilja ge din motpart tillgång till företagets delade molnlagring (t.ex. Dropbox), eftersom det kan utgöra en säkerhetsrisk.
Det enda sättet att förbättra avtalsförhandlingarna är att införa verktyg som är särskilt utformade för både avtalsförhandlingar med motparter och avtalssamarbete med interna intressenter. Det är först nyligen som tekniken har kommit ikapp problemet med avtalsförhandlingar.
The game-changer: tekniken kommer ikapp kontraktsförhandlingar
De tre tekniska hindren för att förbättra kontraktsförhandlingar har varit centralisering, användarvänlighet och säkerhet i företagsklass. Tidigare var juridiska team tvungna att välja mellan bekvämlighet och säkerhet. Men med ankomsten av ny teknik behöver juridiska team inte längre göra allvarliga avvägningar när de implementerar verktyg för avtalsförhandlingar.
Centralisering. Juridiska team hade historiskt sett kontrakt utspridda överallt – i arkivskåp, på lokala hårddiskar och på andra ställen. Denna decentralisering utsatte företagen för betydande risker. Det är därför som kontraktshanteringen i början fokuserade på att få alla kontrakt på ett ställe. I och med att det nu finns lösningar för hantering av kontraktslivscykler är centralisering inte längre ett betydande tekniskt hinder.
Anpassningsbarhet och användarvänlighet. En gång i tiden byggdes programvara för antingen icke-tekniska konsumenter eller specialister. Internet webbläsare passar in i den första kategorin; de kräver lite utbildning men är inte särskilt konfigurerbara. I den andra kategorin finns branschspecifika verktyg som videoredigeringsprogram – dessa verktyg är kraftfulla och mycket anpassningsbara, men det är svårt att använda dem utan utbildning.
Ny juridisk teknik kombinerar de bästa egenskaperna från båda tillvägagångssätten. De möjliggör en hög grad av konfigurerbarhet och kontroll (viktigt för juridiska team) samtidigt som de kräver minimal användarutbildning. Nya verktyg för avtalsförhandlingar gör det till exempel möjligt för användarna att snabbt kommentera onlinedokument och att slingra in flera kollegor via online- eller e-postmeddelanden, i stället för att behöva skicka ut enskilda e-postmeddelanden med bilagor.
Säkerhet och universell kompatibilitet. Avtalsförhandlingar är effektivast när båda parter kan använda de verktyg som de är bekanta med. Tidigare har verktygen antingen haft en ”murad trädgård”-strategi (där båda parter var tvungna att dela samma onlineportal) eller lämnat båda parter i e-post och Microsoft Word. Dagens verktyg är flexibla och ger båda parter i en förhandling flera olika alternativ för att redigera, skriva om och kommentera avtal på ett säkert sätt.
Att vidta åtgärder: vad du ska leta efter i ditt nästa verktyg för kontraktsförhandlingar
Så hur kan du välja en lösning för kontraktshantering som stöder förhandlingar, den mest betydelsefulla delen av kontraktsprocessen? Här är de tre saker du ska leta efter:
Möjligheten att spåra avtalsförhandlingar i hela verksamheten. Leta efter ett verktyg som gör att du kan spåra alla statusar för kontraktsförhandlingar samt ägarna till varje uppgift för kontraktsförhandlingar. Ditt verktyg ska kunna tala om för dig var varje kontrakt befinner sig och om det blockeras i ditt team eller hos en motpart.
Ett intuitivt användargränssnitt i konsumentklass. Leta efter ett verktyg som har ett modernt, webbläsarbaserat användargränssnitt. Att prioritera användarvänlighet gör det mer sannolikt att ditt juridiska team antar din avtalsplattform och hjälper dig att begränsa dina leverantörsalternativ avsevärt, eftersom många förhandlingsverktyg är så svåra att använda att slutanvändarna tar sin tillflykt till att mejla till sitt juridiska team i stället för att arbeta i programvaran.
Sömlös integrering i en plattform för hantering av avtalscykler. Leta efter ett verktyg för avtalsförhandlingar som är en del av ett bredare avtalshanteringspaket, helst ett som är utformat för att hantera dokumentgenerering, godkännanderuttning, e-signatur, dokumentlagring och rapportering. Ditt mål bör vara att konsolidera så många kontraktsrelaterade uppgifter som möjligt i ett enda system. Det säkerställer datanoggrannhet, minskar kostnaderna och minimerar din juridiska grupps ändringshanteringsbörda.
Intresserad av att lära dig mer om avtalsförhandlingar och avtalshantering?
Utforska hur Ironclad Editor möjliggör avtalsförhandlingar och samarbete för företag som Fitbit, Mastercard och L’Oréal. Ladda sedan ner vår guide Utvärdering av kontraktshantering, som visar hur interna juridiska team kan utnyttja digital kontraktsteknik för att standardisera och effektivisera processer för att föra kontrakt genom godkännanden och system.